Abgaben

SEPA ist ein europäischer Standard zur elektronischen Übermittlung von Überweisungen. Die für den betrieblichen Gebrauch gedachten Programme für Telebanking beherrschen alle den Import und die Weiterverarbeitung von SEPA - Dateien.

In StaffSupply gibt es ein Modul Telebanking, dass dem Anwender die Erstellung dieser Dateien ermöglicht. Dieses Modul ist eine Erweiterung des Moduls für die Lohnverrechnung. In diesem Fenster werden Überweisungen an

  • Finanzamt (Lohnsteuer, DB, DZ)
  • Sozialversicherung
  • Gemeinden (Kommunalsteuer)

vorbereitet und als SEPA-Datei exportiert.

Vorbereitung

Bitte prüfen Sie vor dem ersten Erstellen einer SEPA - Datei, oder wenn zum ersten Mal auf einem anderen PC SEPA - Dateien erstellt werden sollen, folgende Voraussetzungen:

Ordner für SEPA - Dateien vorhanden?

Auf einem PC oder Server (üblicherweise das Gerät, auf dem der SQL-Server läuft) muss es einen Ordner für SEPA - Dateien geben. Dieser liegt typischerweise im Ordner StaffSupply, und heißt SEPA. Also zB S:\StaffSupply\SEPA.

Pfad im Fenster Computer eingetragen?

Im Fenster Computer muss auf dem Register Pfade der Pfadname zu diesem Ordner eingetragen sein.

Absender - BIC und IBAN in Fenster Mandant eingetragen?

Im Fenster Mandant müssen auf dem Register Allgemein die Felder BIC und IBAN mit der Bankverbindung des Absenders, also des Arbeitskräfteüberlassers, gefüllt sein. Dieses Konto wird mit den Überweisungen belastet.

Die Bankverbindungen der Finanzämter sind StaffSupply bekannt und werden durch Auswahl eines Finanzamts im Fenster Mandant bestimmt.

Bankverbindungen der Dienstgeberkonten eingetragen?

Im Fenster Dienstgeberkonto müssen auf dem Register Daten die Felder Krankenkasse, BIC und IBAN gefüllt sein. Jede Krankenkasse hat mehrere Bankverbindungen, von denen sie eine wählen müssen.

Bankverbindungen der Gemeinden eingetragen?

Im Fenster Gemeinde müssen die Felder BIC und IBAN gefüllt sein. Nur wenn die Gemeinde die Überweisung der Kommunalsteuer an einen Abgabenverband wünscht ist dessen Bezeichung in das Feld Kontoinhaber einzutragen. Andernfalls bleibt das Feld Kontoinhaber leer.

Mitarbeiter-Abrechnungen und Beitragsnachweisungen erstellt?

Natürlich müssen die Mitarbeiter-Abrechnungen erstellt sein. Aus ihnen entnimmt das Fenster Abgaben die Werte für Lohnsteuer, DB, DZ und Kommunalsteuer.

Weiters müssen die Beitragsnachweisungen exportiert sein (nur vorbereitet reicht nicht!). Aus ihnen entnimmt das Fenster Abgaben die Werte für die Sozialversicherung.

Vorbereiten der Überweisungen

  1. Klicken Sie im Menüband auf RegisterExport.
  2. Klicken Sie auf Abgaben (Sv, Finanz, Gemeinde)
  3. Im Fenster Abgaben wählen Sie ein Monat aus.
    Falls sie Überweisungen für mehrere Monate vorbereiten möchten beginnen sie unbedingt mit dem Monat, das am weitesten in der Vergangenheit liegt und arbeiten sie dann die Monate in aufsteigender Reihenfolge ab (zB Juni, Juli, August).
  4. Das Jahr wird üblicherweise von StaffSupply richtig ausgewählt. Andernfalls können sie es überschreiben.
  5. Wählen Sie einen Mandant im Kombinationsfeld aus.
  6. Klicken Sie eines der Register Sozialversicherung, Finanz, Gemeinde an
    Die Reihenfolge des Vorbereitens ist beliebig.
    In der linken Hälfte des Fensters sehen Sie, welche Abgaben StaffSupply berechnet hat. In der rechten Hälfte sehen Sie welche Überweisungen sie bereits getätigt haben.
  7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorbereiten

Wie die Abgaben berechnet werden

Berechnung der Sozialversicherung

Die Daten werden den Beitragsnachweisungen entnommen.
In € dieses Monat steht die Summe der Beitragsnachweisungen des gewählten Monats.
In € Vormonate steht die Summe aller Beitragsnachweisungen im gewählten Jahr von Jänner bis zum Vormonat. Davon werden alle Überweisungen dieser Monate abgezogen.

Im Fenster Optionen gibt es auf dem Register Einstellungen die Eigenschaft Überweisung Beitragsnachweisung mit/ohne BUAK.

Wenn sie in die Spalte Ganzzahl 1 eintragen (oder nichts, weil das der Standardwert ist), dann werden auch zusätzlich zu den Sozialversicherungsabgaben des Arbeitskräfteüberlassers auch jene Sozialversicherungsabgaben überwiesen, die die BUAK für ihre Mitarbeiter an die GKK zu überweisen hat. Der Zweck ist, jederzeit eine Unbedenklichkeitsbescheinigung von der GKK zu bekommen. Dies könnte sonst daran scheitern, dass die BUAK ihren Teil der SV erst einige Tage bis Wochen später überweist. Sowie sie wissen, dass die BUAK die SV bezahlt hat, ziehen Sie diese bei der nächsten Überweisung durch Eingabe ins Feld € Verminderung wieder ab.

Wenn sie in die Spalte Ganzzahl 2 eintragen, werden nur die Sozialversicherungsabgaben des Arbeitskräfteüberlassers überwiesen.

Berechnung für das Finanzamt

Die Daten werden den Mitarbeiter-Abrechnungen entnommen.
In € dieses Monat stehen die Summen der Lohnsteuer, DB, DZ der Abrechnungen des gewählten Monats.
In € Vormonate stehen die Summen der Lohnsteuer, DB, DZ der Abrechnungen im gewählten Jahr von Jänner bis zum Vormonat. Davon werden alle Überweisungen dieser Monate abgezogen.

Abgaben, die die BUAK überweist, haben keinen Einfluss auf diese Berechnung.

Berechnung für Gemeinden

Die Daten werden den Mitarbeiter-Abrechnungen entnommen.
In € dieses Monat steht die Summe der Kommunalsteuer des gewählten Monats für jeweils eine Gemeinde.
In € Vormonate steht die Summe der Kommunalsteuer im gewählten Jahr von Jänner bis zum Vormonat für jeweils eine Gemeinde. Davon werden alle Überweisungen dieser Monate an diese Gemeinde abgezogen.

Abgaben, die die BUAK überweist, haben keinen Einfluss auf diese Berechnung.

Exportieren der Überweisungen

  1. Klicken Sie auf Register Export
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche auf fehlende oder fehlerhafte Daten prüfen
  3. Falls ein Bericht in der Vorschau gezeigt wird entnehmen sie diesem, in welchen Fenstern sie Daten eintragen oder korrigieren müssen.
    Wiederholen sie die Prüfung so lange, bis keine Mängel mehr gefunden wurden.
  4. Prüfen Sie, ob in Pfad für SEPA-Datei der richtige Pfadname zu einem schon vorhandenen Ordner steht. Wenn nicht, korrigieren Sie den Inhalt. Damit beim nächsten Mal schon der richtige Pfad vorgeschlagen wird, tragen Sie ihn im Fenster Computer ein.
  5. Der Name der Datei wird von StaffSupply in Form einer fortlaufenden Nummer vergeben. Die Erweiterung lautet Standardmäßig .DAT.
  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Exportieren, um die Datei zu erstellen.

Unterjähriger Beginn der Verwendung dieses Fensters

Wenn Sie mit der Verwendung des Fensters Abgaben nicht mit den Abgaben für Jänner, sondern für ein späteres Monat (Februar bis Dezember) beginnen, müssen sie VOR der ersten Verwendung eingeben, wie viel sie in diesem Jahr bereits an Abgaben überwiesen haben:

  1. Klicken Sie im Menüband auf RegisterExport.
  2. Klicken Sie auf Abgaben (Sv, Finanz, Gemeinde)
  3. Im Fenster Abgaben wählen Sie als Monat den Eintrag {Überw. bisher} aus.
  4. Das Jahr wird üblicherweise von StaffSupply richtig ausgewählt. Andernfalls können sie es überschreiben.
  5. Wählen Sie einen Mandant im Kombinationsfeld aus.
  6. Klicken Sie eines der Register Sozialversicherung, Finanz, Gemeinde an
    Die Reihenfolge des Vorbereitens ist beliebig.
    Die linke Hälfte des Fensters bleibt leer.
    In der rechten Hälfte sehen Sie welche Überweisungen bisher sie bereits eingetragen haben. Anfangs ist diese Liste leer.
  7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorbereiten
  8. Es werden ein oder mehrere Zeilen angelegt. Monat ist immer 13, Datenpaket ist immer -1.
  9. Wechseln Sie in die Formularansicht und geben Sie im Feld € Vormonate die Summe der bisherigen Überweisungen in diesem Jahr ein. Natürlich bezogen auf das Dienstgeberkonto oder die Gemeinde oder getrennt nach Lohnsteuer, DB, DZ.

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