Dienstgeber-Meldungen an SV

In diesem Fenster werden folgende Meldungen vorbereitet:

und exportiert (= in eine Datei geschrieben).

Register VM ab 2019

Hier sehen sie die vorbereiteten Versichertenmeldungen, die sie auch ausdrucken können.

Wie sie Versichertenmeldungen vorbereiten, lesen sie bitte hier nach.

Wie sie die vorbereiteten Versichertenmeldungen in eine Datei schreiben, finden sie in Register Exportieren.

Falls Sie eine vorbereitete Meldung nicht exportieren, sondern löschen möchten, ist dies nur im Fenster Mitarbeiter auf Register DV ab 2019 möglich.

Register mBGM (Monatliche Beitragsgrundlagenmeldungen)

Hier bereiten sie mBGM (= monatliche Meldunge der Abgaben an ÖGK) vor.

Wie sie die vorbereiteten mBGM in eine Datei schreiben, finden sie in Register Exportieren.

Voraussetzungen

Die Mitarbeiter-Abrechnungen müssen erstellt sein. Zumindest für alle Mitarbeiter des ausgewählten Dienstgeberkontos.

Vorbereiten der mBGM

  • Wechseln sie durch anklicken zum Register mBGM.
  • Wählen sie ein Dienstgeberkonto aus.
  • Wählen sie den Monat aus für den sie mBGM erstellen möchten (Anmerkung: Vormonate innerhalb des Jahres bleiben unberücksichtigt! Siehe Aufrollungen)
  • Kontrollieren sie, ob das Jahr richtig ist.
  • Für die Monate Januar bis November darf das Häckchen Geringfügige nicht gesetzt werden.
  • Klicken sie auf die Schaltfläche Vorbereiten.
    Bitte nicht kurz hintereinander mehrfach klicken!

StaffSupply führt folgende Schritte aus:

  • Die Abrechnungen für das Dienstgeberkonto / Monat / Jahr werden ausgewertet.
  • Beim ersten Aufruf wird eine Meldung erstellt.
  • Danach wird für jeden Aufruf für aufgerollte Abrechnungen ein Storno und eine neue Meldung erstellt.

Eineinhalbfache Gerinfügigkeitsgrenze

Bei der mBGM für geringfügig Beschäftigte wird für jeden Beitragsmonat geprüft, ob die Summe der monatlichen allgemeinen Beitragsgrundlagen das eineinhalbfache der Geringfügigkeitsgrenze übersteigt.
Wenn JA wird zusätzlich zur Unfallversicherung eine pauschalierte Abgabe berechnet.
In der Summe Summe der monatlichen allgemeinen Beitragsgrundlagen sind alle Dienstverhältnisse enthalten, deren Standort zum selben Mandanten gehören.

Aufrollungen

Falls sie Abrechnungen von ausgetretenen Mitarbeitern in Vormonaten gelöscht und neu erstellt haben, wählen sie das entsprechende Monat aus und klicken sie auf Vorbereiten.

Ob eine Abrechnung neu erstellt wurde erkennt StaffSupply auf Grund des Datums- und Zeitstempels, den jede Abrechung beim Erstellen erhält. Es ist daher unbedingt erforderlich, dass sowohl ihr Server als auch ihr Client-PC Datum und Uhrzeit korrekt eingestellt hat (Anmerkung: rechts unten in der Taskleiste sehen sie die Uhrzeit. Ein Doppelklick darauf öffnet ein Fenster, in dem sie Datum und Uhrzeit einstellen können).

Sie ersparen sich viele Berichtigungen der mBGM wenn Sie nach folgender Strategie vorgehen:

  • Erstellen Sie die erste mBGM fristgerecht.
  • Führen Sie während des Jahres keine Berichtigungen der mBGM durch.
  • Erstellen Sie Anfang des nächsten Jahres (vor Abgabe der Jahreslohnzettel) Berichtigungen für alle Monate des Vorjahres.

Vorschau, Drucken

Wählen sie aus, ob sie :

  • Meldung einzeln (= die aktuell vorbereitete Meldung)
  • Summe aller Meldungen (inklusive der aktuell vorbereiteten Meldung)

drucken möchten.

Danach klicken sie auf Vorschau (um den Bericht am Bildschirm zu sehen) oder Drucken.

Register Lohnzettel Finanz

Hier bereiten sie die Lohnzettel Finanz vor.

Lohnzettel für das Vorjahr sind bis Ende Februar zu übermitteln.

Wie sie die vorbereiteten Lohnzettel in eine Datei schreiben, finden sie in Register Exportieren.

Voraussetzungen

Die Mitarbeiter-Abrechnungen müssen erstellt sein.

Vorbereiten der Lohnzettel Finanz

  • Wechseln sie durch anklicken zum Register Lohnzettel Finanz.
  • Wählen sie einen Standort aus.
  • Wählen sie den Monat aus bis zu dem sie Lohnzettel Finanz erstellen möchten (üblicherweise Dezember)
    (Anmerkung: Vormonate innerhalb des Jahres werden automatisch mitberücksichtigt!)
  • Kontrollieren sie, ob das Jahr richtig ist.
  • Stellen sie den Filter Status auf Alle.
  • Klicken sie auf die Schaltfläche Vorbereiten.

StaffSupply führt folgende Schritte aus:

  • Die Dienstverhältnisse und Abrechnungen jener Mitarbeiter, die bis zum ausgewählten Monat ausgetreten sind, werden geladen. Im Dezember zusätzlich die Dienstverhältnisse und Abrechnungen jener Mitarbeiter, die nicht ausgetreten sind.
  • Die Sozialversicherungsnummern werden geprüft.
  • Die Sozialversicherungsnummer des Partners werden geprüft, sofern diese zu melden ist.
  • Für jedes beendete Dienstverhältnis wird eine Zeile angelegt.
    Falls es in den Abrechnungen sowohl Zeiten mit Ausland begünstigt als auch ohne vorkommen, werden zwei Zeilen erstellt.
  • Die Zeilen erhalten den StatusSS berechnet.

Mehrfaches Klicken auf Vorbereiten bewirkt nichts, da nach dem ersten Ausführen alle in Frage kommenden Abrechungen ein Kennzeichen haben, dass sie zu einem Lohnzettel gehören und deshalb bei weiteren Vorbereitungen nicht mehr berücksichtigt werden.

Fehlermeldungen

Falls beim Vorbereiten Fehlermeldungen zB bezüglich falscher SV-Nummern gezeigt werden, notieren sie diese.

Die Datensätze dieser Mitarbeiter erhalten den StatusSS Achtung und werden nicht exportiert!

Klicken sie in diesem Fall auf Vorb. rückgängig.

Korrigieren sie die SV-Nummern im Fenster Mitarbeiter.

Kehren sie zum Fenster Dienstgeber-Meldungen an SV zurück und Klicken sie auf Vorbereiten.

Wenn noch Fehlermeldungen kommen, führen sie den in diesem Absatz beschrieben Vorgang ein weiteres Mal durch. So lange, bis keine Fehlermeldungen mehr kommen.

Aufrollungen

Falls sie Abrechnungen von ausgetretenen Mitarbeitern in Vormonaten (kann auch im Vorjahr sein) gelöscht und neu erstellt haben, werden. In StatusSS steht dann korrigiert. Das entsprechende Monat ist das Austrittsmonat oder falls der Mitarbeiter im Jahr der Aufrollung nicht ausgetreten ist, dann der Dezember dieses Jahres.

Vorb. rückgängig

Falls sie nach dem Vorbereiten, aber vor dem Exportieren noch einmal Abrechnungen löschen, die Teil von Lohnzettel sind, und diese wieder neu erstellt haben, so werden die Lohnzettel Finanz nicht automatisch aktualisiert.

Sie müssen deshalb mit Klick auf Vorb. rückgängig die Vorbereitung der Lohnzettel rückgängig machen und danach mit Vorbereiten wieder erstellen. Im Zweifelsfall sollten sie dies tun.

Lohnzettel, die schon exportiert wurden, die also den StatusSS versendet haben, bleiben bei Vorb. rückgängig unangetastet.

Storno

Um Lohnzettel Finanz zu stornieren führen Sie folgende Schritte aus:

  1. ändern Sie den Inhalt der Spalte StatusSS von gesendet auf Storno.
  2. Exportieren Sie Lohnzettel Finanz

Nach dem Exportieren ist StatusSS wieder versendet.

Vorschau, Drucken

Sie können einzelne Lohnzettel Finanz drucken, in dem sie den Cursor in die Zeile stellen und danach auf Vorschau oder Drucken klicken.

Wenn es um Arbeitskräfteüberlassung geht bleiben die Felder für Adresse der Arbeitsstätte stets leer - das ist kein Fehler.

Nach dem Exportieren

Die Lohnzettel Finanz bleiben auch nach dem Exportieren sichtbar. Beim Exportieren wird nur StatusSS von berechnet oder korrigiert auf versendet geändert

Register Schwerarbeit

Auf diesem Register werden spätestens Ende Februar Schwerarbeitsmeldungen für das Vorjahr vorbereitet.

Eingegeben werden die Daten über Schwerarbeit in den Fenstern Zeiterfassung auf Register Übersicht im Rahmen Schwerarbeit.

Allgemeines zum Thema Schwerarbeit finden Sie hier.

Register Exportieren

Beim Exportieren werden die vorbereiteten Meldungen in eine Datei geschrieben. Im Feld Pfad für DM-Datei legen sie fest, auf welchem Laufwerk und in welchem Ordner diese Datei erstellt wird. Achtung: diesen Ordner muss es schon geben, er wird nicht von StaffSupply angelegt.

Der Name wird von StaffSupply in Form einer fortlaufenden Nummer mit 8 Stellen automatisch vergeben.

Die Erweiterung ist beliebig, üblich ist .DM.

Wählen sie aus, ob sie die Meldungen für alle Standorte / Dienstgeberkonten oder nur für eine einzelne Exportieren möchten.

Wählen sie aus, ob sie

  • Versichertenmeldungen
  • mBGM
  • Lohnzettel
  • Schwerarbeitsmeldung

exportieren möchten.

Lohnzettel

Füllen sie das Feld Jahr (zB mit 2004) und drücken sie danach die Taste Enter.

StaffSupply ermittelt nun die Anzahl der vorbereiteten Lohnzettel, gegliedert in 4 Felder.

Plausibilität

Prüfen sie die Anzahl der vorbereiteten Lohnzettel auf Plausibilität, also ob sie der Anzahl der Mitarbeiter entspricht, die ausgetreten sind bzw für die sie Aufrollungen gemacht haben. Bedenken sie dabei, dass eine Aufrollung aus:

einem Storno und einer Meldung SV sowie einer Korrektur Finanz besteht.

Wenn die Anzahl nicht plausibel erscheint, sollten sie keinesfalls auf die Schaltfläche exportieren klicken. Schauen sie vielmehr in den Registern Lohnzettel Finanz und Lohnzettel SV noch einmal die vorbereiteten Meldungen an. Wenden sie sich im Zweifelsfall an den Support. Fehler sind wesentlich leichter vor dem Exportieren zu beheben als danach.

Exportieren

Mit Klick auf Exportieren werden die Vorbereiteten Daten in eine Datei geschrieben. Danach wird der Name um eins hochgezählt.

Lohnzettel

Wenn sie Lohnzettel exportieren, kommt eine Meldung, die ihnen mitteilt, wie viele Lohnzettel Finanz nun tatsächlich in die Datei geschrieben wurden. Sollten diese Zahlen nicht mit der Anzahl der vorbereiteten Lohnzettel zusammenpassen, versenden sie Datei bitte nicht über ELDA, sondern wenden sie sich an den Support.

Aufrollungen

Alle Lohnzettel in einer exportierten Datei müssen Lohnzahlungsräume des selben Jahres darstellen. Deshalb muss auch das Feld Jahr (rechts von Lohnzettel Finanz) gefüllt sein, bevor Sie Lohnzettel exportieren können. In der Exportdatei sind dann nur Lohnzettel dieses einen Jahres. Dies gilt auch für den Fall, dass vorbereitete Lohnzettel aus anderen Jahren vorhanden sind.

Das bedeutet also, dass Sie Aufrollungen aus Vorjahren in jeweils einer eigenen Datei (je Jahr) exportieren müssen.

ELDA

Nach dem sie eine oder mehrere Dateien durch Exportieren erstellt haben, versenden sie diese mit ELDA (= ELektronischer DAtenaustausch mit den Österreichischen Sozialversicherungsträgern).

Das wird nicht in diesem Handbuch beschrieben. Informationen zu ELDA finden sie hier.

Es gibt eine sehr empfehlenswerte ELDA Software, die sie hier gratis downloaden können.

Die ELDA Software ermöglicht es Dienstgebermeldungen VOR dem Versenden einer Prüfung zu unterziehen.

Hier Klicken um zum Seitenanfang zurückzukehren.