SEPA-Datei erstellen / löschen

SEPA ist ein europäischer Standard zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen, Buchungen und Überweisungen. Die für den betrieblichen Gebrauch gedachten Programme für Telebanking beherrschen alle den Import und die Weiterverarbeitung von SEPA - Dateien.

In StaffSupply gibt es ein Modul Telebanking, dass dem Anwender die Erstellung dieser Dateien ermöglicht. Dieses Modul ist eine Erweiterung des Moduls für die Lohnverrechnung. In diese Datei schreibt StaffSupply die Überweisungen der Löhne, Gehälter und der Pfändungen (Exekutionen). Löhne, Gehälter und Pfändungen können sowohl auf Inlandskonten (nur IBAN ausreichend) als auch ins Ausland (BIC und IBAN) überwiesen werden.

Vorbereitung

Bitte prüfen Sie vor dem ersten Erstellen einer SEPA - Datei, oder wenn zum ersten Mal auf einem anderen PC SEPA - Dateien erstellt werden sollen, folgende Voraussetzungen:

Ordner für SEPA - Dateien vorhanden?

Auf einem PC oder Server (üblicherweise das Gerät, auf dem SQL-Server bzw MSDE laufen) muss es einen Ordner für SEPA - Dateien geben. Dieser liegt typischerweise im Ordner StaffSupply, und heißt SEPA. Also zB D:\StaffSupply\SEPA.

Pfad im Fenster Computer eingetragen?

Im Fenster Computer muss auf dem Register Pfade der Pfadname zu diesem Ordner eingetragen sein.

Absender - Konto und Bankleitzahl in Fenster Standorteingetragen?

Im Fenster Kostenstelle müssen auf dem Register Allgemein die Felder Konto, BLZ und Bank mit der Bankverbindung des Absenders, also des Arbeitskräfteüberlassers gefüllt sein. Dieses Konto wird mit den Überweisungen belastet.

Bankverbindung der Mitarbeiter eingetragen?

Im Fenster Mitarbeiter müssen auf dem Register Sonst. die Felder BIC und IBAN gefüllt sein. Weiters muss ein Punkt im Optionsfeld Überweisung auf gesetzt sein.

Mitarbeiter-Abrechnungen erstellt und gedruckt?

Natürlich müssen die Mitarbeiter-Abrechnungen - und damit auch die Exekutionen - erstellt sein. Weiters müssen diese auch ausgedruckt werden, bevor sie richtig in eine SEPA - Datei übernommen werden können!

Erstellen der Dateien

  1. Klicken Sie im Menüband auf Register Export.
  2. Klicken Sie in der Gruppe Telebanking auf Bezüge und Pfändung.
  3. Im Fenster DAtenpaket Bank wählen Sie ein Monat aus. Das Jahr wird üblicherweise von StaffSupply richtig ausgewählt
  4. Wählen Sie einen Standort im Kombinationsfeld aus.
  5. Treffen Sie eine Auswahl im Rahmen Art der Überweisung.
  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche auf fehlende oder fehlerhafte Daten prüfen.
    Falls Datenmängel gezeigt werden beheben Sie diese.
  7. Prüfen Sie, ob in Pfad für Export-Datei der richtige Pfadname zu einem schon vorhandenen Ordner steht. Wenn nicht, korrigieren Sie den Inhalt. Damit beim nächsten Mal schon der richtige Pfad vorgeschlagen wird, tragen Sie ihn im Fenster Computer ein.
  8. Der Name der Datei wird von StaffSupply in Form einer fortlaufenden Nummer vergeben. Die Erweiterung lautet .XML.
  9. Klicken Sie auf die Schaltfläche Exportieren, um die Datei zu erstellen.

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