Rückstellung

Zweck der Rückstellung

Jeder Mitarbeiter erwirbt während seines Dienstverhältnisses neben dem laufenden Bezug (der in der Buchungsliste aufscheint) auch Ansprüche für

  • Urlaubsentgelt
  • Urlaubszuschuss (Ausnahme: BUAK)
  • Weihnachtremuneration
  • Jubiläumsgelder für 10, 15 und 20 jährige Firmenzugehörigkeit (die allerdings oft durch Austritt vor Fälligkeit des Jubiläumsgelds nicht schlagend werden)

Weiters können Überstunden(grundlöhne) und Flexible Normalarbeitszeit auf Zeitausgleichskonten gebucht werden.

Es ist daher sinnvoll, für diese später anfallenden Zahlungen eine Rückstellung zu bilden. Auf ein Konto wird dafür einerseits der monatliche Anspruch hinzugezählt, andererseits die tatsächliche Auszahlung abgezogen. Der Saldo des/der Rückstellungskontos ist dann die aktuelle Rückstellung.

Streng genommen gibt es eine Rückstellung nur in der Bilanz. Innerhalb eines Wirtschaftjahres wäre "Abgrenzung" der korrekte Terminus. Im Sinne leichterer Lesbarkeit und Verständlichkeit wird in dieser Beschreibung auf diese Unterscheidung verzichtet.

Bericht zeigen oder drucken

Klicken sie im Menü Drucken > Monatliche Berichte Personalverrechnung....

Es öffnet sich ein Fenster, in dessen Kopfbereich sie die Kostenstelle, Monat und Jahr auswählen.

Auf dem Register Zahlungen setzten sie per Mausklick ein Hackerl vor Rückstellung für Buchhaltung.

Wählen Sie in Modus, ob Sie:
Veränderungen im Monat:die Änderungen der Rückstellung je Mitarbeiter im Monat sehen möchten (wie Buchungsliste)
oder Saldo je Dienstverhältnis: den Saldo je Mitarbeiter mit aktivem Dienstverhältnis zum Monatsende (für Bilanz).

Wichtig! Voraussetzung für eine vollständige Liste der Rückstellungen ist, dass die Lohnverrechnung für das Monat schon abgeschlossen ist!

Berechnung der Rückstellung

Beim Erstellen der Mitarbeiter-Abrechnung wird auch die Rückstellung berechnet.
Der Rechenvorgang ist im Protokoll der Abrechnung zu sehen.

Urlaub

Der Anspruch wird in Stunden ermittelt. Für ein Monat Vollzeit (38,5 Std./Woche) sind das 16 Stunden.
Bei Ein-/Austritt im Monat oder Teilzeit entsprechende weniger.
Die Bezahlung pro Stunde ist Normalarbeit der letzten Überlassung plus 13-Wochen-Mittelwert pro Stunde der Abrechnung.
Die Zeitart Urlaubsentgelt (Verbrauch von Urlaub) reduziert die Stunden und Euro der Rückstellung.
Bei Abrechnungen mit BUAK (Bauarbeiterurlaubskasse) wird keine Rückstellung für Urlaub berechnet.

Zeitausgleich

Buchungen auf das Zeitausgleichskonto von Überstunden(grundlöhnen) und Flexibler Normalarbeit erhöhen die Rückstellung.
Die Bezahlung ist wie Normalarbeit mutipliziert mit 1,25 für Überstunden und 1,5 für Flexible Normalarbeit (die Zuschläge für Abgeltung ZA).
Verbrauch und Abgeltung Zeitausgleich reduzieren die Rückstellung.

Jubiläumgeld

Das theoretische Datum des Pensionsantritts wird als Geburtsdatum plus 65 Jahre ermittelt.
Die Dati für 10-, 15- und 20-jähriges Jubiläum werden als (Erst-)Eintritt plus 10, 15, 20 Jahre ermittelt.
Für Jubiläen nach dem Pensionsantritt wird keine Rückstellung gebildet.
Für alle anderen wird die Summe der sozialversicherungspflichtigen laufenden Bezüge genommen, davon 25 % sind der Betrag für 10 und 15-jähriges Jubiläum, davon 50 % für das 20-jährige Jubiläum.
Dieser Betrag wird auf die Monate zwischen (Erst-)Eintritt und Datum des Jubiläums aufgeteilt. Der Wert für ein Monat ist die Rückstellung.

Erfahrungsgemäß enden Dienstverhältnisse nicht selten vor 10 oder 15 oder gar 20 Jahren. Dieser Umstand wird mit einem Fluktuationsabschlag berücksichtigt. Nach den Erfahrungen der Anwender wurden 20 % vom Finanzamt bei Steuerprüfungen akzeptiert. Das ist daher der Standardwert.
Sie können im Fenster Mandant, auf Register Einstellungen in Zeile Jubiläumsgeld Rückstellung Fluktuaktionsabschlag in Spalte Dezimalzahl einen anderen Wert zwischen 0 und 100 Prozent bestimmen.
Dabei würde 0 % bedeuten, in ihrem Unternehem endet vorraussichtlich kein einziges Dienstverhältnis vor der Pensionierung.
100 % würde bedeuten, jedes Dienstverhältnis endet vor dem 10-jährigen Jubiläum.
Die Wahrheit wird wohl zwischen diesen Werten liegen.

Bitte bedenken Sie auch, dass geringerer Fluktuationsabschlag zu höheren Rückstellungen in der Bilanz und zu weniger Steuerbemessungsgrundlage führt. Steuertechnisch ist daher der geringste Wert, den das Finanzamt anerkennt, der Beste.

Dienstgeberabgaben für laufende Bezüge

Aus der Mitarbeiter-Abrechnung werden die Prozente ermittelt für:
Sozialversicherung Dienstgeber
Dienstgeberbeitrag zum Familienlastenausgleichsfonds (DB)
Dienstgeberzuschlag (DZ)
Kommunalsteuer
Betriebliche Vorsorge

Dieser Prozentsatz wird multipliziert mit Summe aus Urlaub und Zeitausgleich.

Sonderzahlungen

Jeweils ein Zwölftel der laufenden Bezüge, die Anspruch Sonderzahlung bewirken, für Urlaubszuschuss und für Weihnachtsremuneration.
Auszahlung von Sonderzahlungen reduzieren die Rückstellung.
Bei Abrechnungen mit BUAK (Bauarbeiterurlaubskasse) wird keine Rückstellung für Urlaubszuschuss berechnet.
Im Dezember wird die Rückstellung für Sonderzahlungen aufgelöst: es wird die Summe der Rückstellung des Dienstverhältnisses (und allfälliger Fortsetzungen) innerhalb des Kalenderjahres für UZ und WR gebildet. Diese reduziert die Rückstellung.

Dienstgeberabgaben für Sonderzahlungen

Aus der Mitarbeiter-Abrechnung werden die Prozente ermittelt für:
Sozialversicherung Dienstgeber (weniger, weil keine Wohnbauförderung für SZ)
Dienstgeberbeitrag zum Familienlastenausgleichsfonds (DB)
Dienstgeberzuschlag (DZ)
Kommunalsteuer
Betriebliche Vorsorge

Dieser Prozentsatz wird multipliziert mit Summe aus Urlaubszuschuss und Weihnachtsremuneration.
Im Dezember reduziert die Summe der bisherigen Dienstgeberabgaben für Sonderzahlungen die Rückstellung.

Endabrechnung

Bei Austritt im Abrechnungsmonat wird die gesamte Rückstellung aufgelöst.
Dafür wird die Summe der Rückstellungen des Dienstverhältnisses (und allfälliger Fortsetzungen) für Urlaub, Zeitausgleich, Sonderzahlungen und Dienstgeberabgaben gebildet und mit -1 multipliziert.

Bericht Rückstellung

Schließlich wird ein Bericht gedruckt mit folgenden Spalten:

Mitarbeiter Key wie in Kopf Fenster Mitarbeiter
Urlaub Anspruch oder Auszahlung Urlaubsentgelt
ZA Flex.N. Zeitausgleich Flexible Normalarbeit
ZA Ü.Std. Zeitausgleich Überstunden
Jubiläum Jubiläumsgeld für 10, 15, 20 jährige Firmenzugehörigkeit.
DG lfd. Dienstgeberabgaben für laufende Bezüge
UZ Urlaubszuschuss
WR Weihnachtsremuneration
DG SZ Dienstgeberabgaben für Sonderzahlungen
Gesamt Summe: Urlaub + ZA Flex.N. + ZA Ü.Std. + Jubiläum + DG lfd. + UZ + WR + DG SZ

Buchung

Nach dem Buchungsregeln erstellt wurden, wird die Rückstellung automatisch in die Buchungsliste übernommen.

Der Saldo des Rückstellungskontos ist dann der aktuelle Betrag an erworbenen, aber noch nicht ausbezahlten Urlaubsansprüchen, Guthaben auf Zeitausgleich und Sonderzahlungen.

Bilanz

Wenn Sie für das letzte Monat ihres Wirtschaftjahres den Bericht im Modus Saldo je Dienstverhältnis drucken haben Sie die Zahlen für die Bilanz.

Kontrolle durch AnwenderIn

Sie sollten unbedingt durch Kontrolle von Stichproben die Rückstellung kontrollieren. Sowohl (theoretisch mögliche) Programmfehler als auch Anwenderfehler könnten zu unrichtigen Werten führen.

Rückstellung einer Abrechnung prüfen

Auf dem Auszahlungsnachweis DG sehen sie die Werte in Euro für die Rückstellung und deren Summe.

Auf der letzten Seite des Protokolls der Abrechnung wird die Berechnung der Rückstellung beschrieben.

Rückstellungen eines Mitarbeiters bzw Dienstverhältnisses prüfen

Im Fenster Mitarbeiter, auf Register Abrechnung Klicken Sie auf Schaltfläche Drucken ...
Im Fenster Drucke für Abrechnung ... setzten Sie ein Hackerl vor Rückstellungen bis Abrechnung.
Sie erhalten eine Auflistung der Abrechnungen mit den Werten für die Rückstellung und die Summe jeder Spalte.

Rückstellung eines Standorts prüfen

Im Fenster Monatliche Berichte Personalverrechnung setzten Sie ein Hackerl vor Rückstellung für Buchhaltung.
Wählen Sie im Kombinationsfeld Modus aus, ob Sie

  • Veränderungen im Monat
  • Saldo je Dienstverhältnis

sehen möchten.

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