Gruppe

Eine Gruppe besteht aus Ansprechpartnern, die sich für die gleichen Themen interessieren und deshalb zusammen in einem Serienbrief oder Serien-Email oder Serien-SMS Kommunikationiert werden können.

Eine Gruppe beschreibt nicht, welche Funktion jemand ausübt. Sondern steuert nur, welche Art von Nachrichten dieser Ansprechpartner erhält. Führungskräfte möchten manchmal auch die für ihre Untergeben bestimmten Nachrichten lesen.

Zu jeder Gruppe können beliebig viele Ansprechpartner gehören. Jeder Ansprechpartner kann zu keiner, einer oder mehreren Gruppen gehören.

Zum Beispiel könnten Sie folgende 3 Gruppen anlegen:

• Firmeninhaber/Geschäftsführer
• Disponenten
• Buchhaltung

Wenn Sie zB bekanntgeben möchten, dass ab nächstem Monatsersten alle Zahlungen auf ein neues Konto überwiesen werden sollen, dann senden Sie diese Botschaft an die Ansprechpartner, die den Eintrag Buchhaltung haben.

In einer kleinen Firma gehört der Firmeninhaber möglicherweise zu allen 3 Gruppen:

Ansprechpartner	Funktion	gehört zu Gruppe(n)	Anmerkung
Herr Karl Kleinschmied (Inhaber einer Schlosserei)	Firmeninhaber	Firmeninhaber/Geschäftsführer	weil Herr Kleinschmied die Firma leitet
		Disponenten	weil Herr Kleinschmied Leiharbeiter bestellt
		Buchhaltung	weil Herr Kleinschmied für die Bezahlung der Rechnungen sorgt

In einem größeren Betrieb gibt es vielleicht 2 Geschäftsführer, 4 Disponenten und 1 Buchhalterin, also 7 Ansprechpartner, die jeweils nur zu einer Gruppe gehören. Möglicherweise möchten aber Geschäftsführer auch die Nachrichten für ihre Untergebenen erhalten; dann tragen Sie bei Diesen (im Fenster Kunde, Register Ansprechpartner) auch die Gruppen Disponent und/oder Buchhaltung ein:

Ansprechpartner	Funktion	gehört zur Gruppe(n)	Anmerkung
Herr Siegfried Selling	Geschäftsführer (Verkauf, Finanzen)	Firmeninhaber/Geschäftsführer Buchhaltung	als Leiter der Finanzen gibt Herr Selling Rechnungen frei zur Zahlung, deshalb auch Gruppe Buchhaltung
Herr Paul Producer	Geschäftsführer (Entwicklung, Produktion)	Firmeninhaber/Geschäftsführer Disponenten	als Vorgesetzter der Disponenten möchte Herr Producer auch deren Informationen erhalten.
Werkmeister Müller	Disponent	Disponenten
Werkmeister Meier	Disponent	Disponenten
Werkmeister Huber	Disponent	Disponenten
Werkmeister Schneider	Disponent	Disponenten
Frau Gertrud Genau	Lohnverrechnung und Buchhaltung	Buchhaltung

Öffnen

Klicken Sie mit dem Mauszeiger auf das Menü Hilfsdaten.
Stellen Sie den Mauszeiger auf Auswahl Kunde.
Klicken Sie auf das Menüelement Gruppe und das Fenster Gruppe wird geöffnet.

Das Fenster Gruppe

Das Fenster ist eines der Standardfenster von StaffSupply. Falls Sie mit Aufbau und Funktionsweise von Standardfenstern nicht vertraut sind sollten Sie zuerst hier nachlesen!

Das Fenster ist nach dem Öffnen im Modus bearbeiten bestehender Gruppen.

Als Suchschlüssel wird von StaffSupply das erste Feld im Kopfbereich mit der Bezeichnung Gruppe verwendet.

Eine neue Gruppe eingeben

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche .
   Das Bezeichnungsfeld Gruppe im Kopfteil ändert seine Farbe auf schwarz, in der Titelzeile steht Gruppe - Neu.
2. Geben Sie die Bezeichnung in das Textfeld Gruppe ein.
   zB Geschäftsführer/Inhaber, Buchhaltung, Disponent, Einkäufer
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche .
   Die Bezeichnung des Feldes Gruppe ändert sich nun wieder auf grün, d. h. die bisher erfassten Daten dieser Gruppe sind nun gespeichert.

Aufrufen vorhandener Gruppen

Wählen sie die Gruppe im Kombinationsfeld Gruppe im Kopfteil des Fensters.

Tipp: Um die Suche nach Gruppen zu beschleunigen, tippen Sie in das Feld Gruppe die ersten Buchstaben. Der Cursor springt nun auf die erste Gruppe in der Auswahlliste bei der die eingegebenen Buchstaben übereinstimmen, und unterlegt diese schwarz. Ist diese Gruppe schon die Gesuchte, bestätigen Sie mit der Taste ¿ (Eingabe, Enter) .

Steht im Schlüsselfeld Gruppe noch nicht der gesuchte Eintrag, öffnen Sie mit Mausklick (oder der Taste F4) das Kombinationsfeld. Sie können nun die gewünschte Gruppe mit dem Mauszeiger anklicken, und in das Feld Gruppe holen. Bestätigen Sie mit ¿. .

Register Ansprechpartner

Hier sehen Sie, welche Ansprechpartner im Fenster Kunde dieser Gruppe zugeordnet wurden

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