Gutschrift

In diesem Fenster erstellen Sie Gutschriften, die einen Teil oder den gesamten Betrag einer Rechnung aufheben.

Öffnen

  1. Klicken Sie mit dem Mauszeiger auf das Menü Verrechnung.
  2. Klicken Sie auf das Menüelement Gutschrift und das Fenster Gutschrift wird geöffnet.

Das Fenster Gutschrift

Das Fenster ist eines der Standardfenster von StaffSupply. Falls Sie mit Aufbau und Funktionsweise von Standardfenstern nicht vertraut sind sollten Sie zuerst hier nachlesen!

Das Fenster ist nach dem Öffnen im Modus bearbeiten bestehender Gutschriften.

Als Suchschlüssel werden von StaffSupply die beiden Felder im Kopfbereich mit der Bezeichnung Rechnung Nr und Gutschrift verwendet.

Fett bezeichnete Felder sind Muss-Felder und müssen unbedingt ausgefüllt werden, damit der Datensatz gespeichert werden kann. Alle anderen Felder können (zunächst einmal) leer gelassen werden.

Eine neue Gutschrift eingeben

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche .
    Die Bezeichnungsfelder im Kopfteil ändert ihre Farbe auf schwarz, in der Titelzeile steht Gutschrift - Neu.
  2. Wählen Sie die Rechnung Nr. aus, für die Sie eine Gutschrift erstellen möchten.
  3. Schreiben Sie in das Feld Gutschrift den Grund, warum Sie diese Gutschrift erstellen (zB 4,5 Überstunden zu viel verr.)
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche .
    Die Bezeichnung der Felder Rechnung Nr und Gutschrift ändert sich nun wieder auf grün, die bisher erfassten Daten dieser Gutschrift sind nun gespeichert.

Das Ausfüllen der weiteren Felder ist unter der Überschrift Detailbereich beschrieben.

Aufrufen vorhandener Gutschriften

Wählen sie zuerst die Rechnung Nr. und danach die Gutschrift im Kopfteil des Fensters.

Kopfbereich

Datum Rechnung

Wird von der gewählten Rechnung übernommen, kann nicht verändert werden.

(Datum) Gutschrift

StaffSupply schlägt das aktuelle Tagesdatum vor. Kann geändert werden.

Abrechnung von

Wird von der gewählten Rechnung übernommen, kann nicht verändert werden.

(Abrechnung) bis

Wird von der gewählten Rechnung übernommen, kann nicht verändert werden.

Währung

Wird von der gewählten Rechnung übernommen, kann nicht verändert werden.

Nummer

Durch Klick auf diese Schaltfläche können sie der Gutschrift eine Nummer geben, die von StaffSupply je Standort als lückenlos aufsteigende Numerrierung generiert wird. Das sollten sie erst als Letztes vor dem endgültigen Ausrucken und Versenden tun!

Detailbereich

Kunde

Wird von der gewählten Rechnung übernommen, kann nicht verändert werden.

Auftrag

Wird von der gewählten Rechnung übernommen, kann nicht verändert werden.

Register Abzüge aus Zeiterfassung

Auf diesem Register erstellen Sie eine Gutschrift so wie eine Rechnung:

  1. Sie begeben sich in einem der 4 Fenster für die Zeiterfassung dort hin wo sie die Kundenstunden für die Rechnung eingegeben haben.
  2. In der neuen Zeile am unteren Ende des Datenblattes wählen Sie die Zeitart aus. Es ist normal und spielt keine Rolle, dass es diese Zeitart mit den Stunden für die Rechnung schon gibt. ZB Überstundenzuschlag, wenn Sie zu viel verrechnete Überstunden in der Gutschrift haben möchten.
  3. In der Spalte Kundenstunden bzw Menge geben Sie eine negative Zahl ein. ZB -4,5 um die Menge auf viereinhalb Stunden festzulegen.
  4. Wie bei der Rechnung ermittelt StaffSupply den Verrechnungssatz. Wenn es sein muß können Sie aber auch in die Formularansicht wechseln und den Verrechnungssatz selbst festzulegen.
  5. Wiederholen Sie die Schritte 2. und 3. so oft wie nötig für weitere Mitarbeiter oder Wochen (Tage, Monate).
  6. Erst nach der Zeiterfassung öffnen Sie das Fenster Gutschrift. Erstellen Sie - wie weiter oben beschrieben - eine neue Gutschrift. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche Zeiterfassung auswerten

Diese Methode hat einige Vorteile:

  • Die Korrektur erfolgt an der selben Stelle wie die (zu viel) verrechneten Stunden.
  • Diese Art von Gutschrift schmälert im Bericht Deckungsbeitrag korrekterweise den Ertrag.

Zeiterfassung auswerten

Mitarbeiter

Zeitart

Von

Bis

Menge

Verrechnungss

Betrag

Register Frei textierte Abzüge

Text

Beschreiben Sie um welche Leistung und welche Menge es geht (zB 4,5 Überstunden 50 %)

Betrag

Der Betrag als negative Zahl, also zB -123,50

Unter dem Register befinden sich:

Abschließende Bemerkung

Wird auf der Gutschrift gedruckt. zB Wir bedauern unseren Irrtum.

abgezogen bei

Manchmal wird ein Irrtum erst bemerkt, nach dem die Rechnung schon bezahlt ist. Dann zieht der Kunde meist den Betrag der Gutschrift bei der Bezahlung einer anderen (späteren) Rechnung ab. Diese Rechnung wählen Sie in diesem Feld aus. Das ist wichtig, damit Offene-Posten-Liste und Mahnwesen korrekt funktionieren

netto

Wird von StaffSupply als Summe Betrag berechnet.

+ %

Wieviel Prozent Umsatzsteuer

Umsatzsteuer

der Betrag der Umsatzsteuer, wird von StaffSupply berechnet.

Brutto

Netto plus Umsatzsteuer, von StaffSupply berechnet.

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