Zeitart Zahlungstyp - Buchungskonten
Zweck
In diesem Fenster wird die Verbuchung der Bruttolöhne im SOLL definiert. Dafür werden üblicherweise mehrere Konten verwendet (zB 6000 für Löhne, 6200 für Gehälter usw).
Grundsätzlich funktioniert das Auswerten dieser Regeln so:
Ausgewertet werden laufende Bezüge, die in der Zeiterfassung eingegeben wurden (zB Normalarbeit, Überstunden, Feiertag, Krank, Urlaubsentgelt, Taggelder usw.) und Sonderzahlungen (Urlaubszuschuss, Weihnachtsremuneration, Einmalprämie usw). Auch von StaffSupply berechnete Zahlungen beim Austritt wie Abgeltung Zeitguthaben, Urlaubsersatzleistung und Abfertigungen zählen dazu.
Für jede dieser Zeilen wird dann in den Kriterien ein Datensatz mit möglichst vielen Übereinstimmungen gesucht.
Dies geschieht (etwas vereinfacht dargestellt) in 4 Stufen:
- Übereinstimmung von Zahlungstyp und Zeitart
- Übereinstimmung von Zeitart
- Übereinstimmung von Zahlungstyp
- Wenn keine passende Regel gefunden wurde wird im SOLL und im HABEN auf das Konto 9999 gebucht.
Dieses fiktive Konto soll zeigen, dass keine Buchungsregel vorhanden war.
Durch die zusätzliche Angabe von Buchungskreis, Kostenstelle, Arb.-Ang. (=Arbeiter-Angestellte) und In-Ausland lassen sich Varianten von Regeln erstellen. Zum Beispiel können interne Angestellte (im Fenster Mitarbeiter, Register DV, Eintritt) einem Buchungskreis "Intern" zugeordnet werden. Dann kann ein Kriterium mit leerem Feld Buchungskreis zB die Buchung auf Konto 6200 Gehälter auslösen, ein zweites Kriterium mit gefülltem Feld Buchungskreis dagegen das Konto 6205 "Gehälter intern" ansprechen.
Aufbau des Fensters
Im oberen Teil des Fensters wird unter der Überschrift Kriterien festgelegt, für welche Art von Datensätzen eine Buchungsregel gilt.
In der unteren Hälfte des Fensters wählen Sie ein oder mehrere Konten aus.
Zwei Strategien
Grundsätzlich lassen sich die Buchungsregeln in diesem Fenster auf 2 Arten erstellen. Jede dieser Strategien hat spezifische Vor- und Nachteile.
Kriterium für jede Zeitart
Diese Strategie ist geeignet, wenn auf sehr viele verschiedene Konten (wie zB Leistungslöhne, Zulagen, Überstunden, Nichtleistungslöhne wie Feiertag, Krankenstand, Urlaub usw) vorgenommen wird.
Hier werden die Kriterien für jede einzelne Zeitart angelegt.
Vorteil: wenn eine Zeitart vom Anwender angelegt wird wird diese automatisch auf 9999 gebucht. Die Buchungsliste macht ihn also durch Buchen auf 9999 aufmerksam dass für diese Zeitart erst eine Buchungsregel zu erstellen ist.
Nachteil: mehr Regeln, daher mehr Eingabe-Aufwand und unübersichtlicher.
Kriterium für Zahlungstyp und Zeitarten als Ausnahmenbehandlung
Diese Strategie ist geeignet, wenn im wesentlichen nur Löhne und Gehälter unterschieden werden, aber keine weitere Differenzierung (wie zB in Nichtleistungslöhne wie Feiertag, Krankenstand, Urlaub usw) vorgenommen wird.
Hier werden die üblichen Zeitarten auf Grund des Zahlungstyps abgehandelt. Einzelne Zeitarten können über eigenen Kriterien anders gebucht werden.
Vorteil: weniger Regeln, daher weniger Eingabe-Aufwand und übersichtlicher.
Nachteil: wenn eine Zeitart vom Anwender angelegt wird wird diese automatisch auf Löhne oder Gehälter gebucht. Falls ein anderes Konto verwendet werden soll (zB Nichtleistungslöhne) muss der Anwender selbst daran denken. Die Buchungsliste macht ihn nicht durch Buchen auf 9999 aufmerksam.
Tipp: dieses Fenster kann maximiert werden!
Monatsbezüge
Wenn Mitarbeiter einen Monatsbezug erhalten, werden die Eingaben der Arbeitszeiten nicht gelöscht , sondern durch Umstellen des Zahlungstyp
ausgeblendet.
Damit diese Datensätze nicht auf das Konto 9999 gebucht werden, ist ein Kriterium mit Zahlungstyp Stunden ersetzt d. Monatsbezug
notwendig. Als Konto wählen Sie 0000.
Zeitarten, die Teil eines Monatsbezuges sind, auf anderes Konto buchen (zB Feiertag)
Als Kriterium die Zeitart (zB Feiertag) und als Zahlungstyp Stunden ersetzt d. Monatsbezug.
Als Konto wählen Sie jenes, auf dem der Monatsbezug gebucht wird, als Faktor -1,0000000 (minus Eins).
Als zweites Konto wählen sie Jenes, auf das Sie buchen möchten (zB 6100 Nichtleistungslöhne).
Wenn Sie sowohl Arbeiter als auch Angestellte mit Monatsbezügen haben müssen Sie obiges zwei mal anlegen und im Feld Arb.-Ang. jeweils Arbeiter oder Angestellte auswählen