Freie Rechnung

Die typischen Einnahmen der Arbeitskräfteüberlassungen sind das nach Arbeitsstunden fakturierte Entgelt für überlassene MitarbeiterInnen.
Diese Ausgangsrechnungen zu erstellen, zu verändern, zu drucken ist Teil des Grundmoduls.
Vor dem Erstellen solcher typischer Rechnungen sind Daten in die Fenster Kunde, Auftrag, Mitarbeiter, Überlassung und Zeiterfassung einzugeben.

Daneben gibt es gelegentlich atypische Einnahmen. Zum Beispiel Verkauf gebrauchten Anlagevermögens wie Autos, Computer oder Büromöbel. Oder Weiterverrechnung von anteiligen Werbekosten, Ausgleichstaxe, EDV-Kosten usw an Vertriebspartner. Verrechnung von Pauschalen für in Projekten erbrachte Leistungen.

Für das Erstellen, Bearbeiten, Drucken von Rechnungen für atypische Einnahmen gibt es in StaffSupply das Modul Freie Rechnung.
Frei bedeutet, dass:

  • die Positionen der Rechnung frei formulierter Text sind (im Gegensatz zu Zeitarten, die in typischen Rechnungen verwendet werden)
  • die Preise direkt eingegeben werden (im Gegensatz zu den in Auftrag oder Überlassung hinterlegten Preisen typischer Rechnungen).
  • vorher keine Daten in andere Fenster wie Kunde, Auftrag, Mitarbeiter, Überlassung oder Zeiterfassung eingegeben werden müssen.

Das Fenster Freie Rechnung ist der Kern des gleichnamigen Moduls.

Anmerkung:
Wie Sie ein Rechnungsjournal (eine Liste aller Rechungen eines Monats) erstellen finden Sie hier.

Öffnen

Klicken Sie mit dem Mauszeiger auf das Menü Verrechnung.
Klicken Sie auf das Menüelement Freie Rechnung und das Fenster Freie Rechnung wird geöffnet.

Das Fenster Rechnung

Das Fenster ist eines der Standardfenster von StaffSupply. Falls Sie mit Aufbau und Funktionsweise von Standardfenstern nicht vertraut sind sollten Sie zuerst hier nachlesen!

Das Fenster ist nach dem Öffnen im Modus bearbeiten bestehender freier Rechnungen.

Als Suchschlüssel wird von StaffSupply das erste Feld im Kopfbereich mit der Bezeichnung Rechnung verwendet.

Durch Anklicken der Registerschaltflächen Kopf-Summe, Zeilen (freie Rechnung), Zahlungen, Mahnungen, Raten, Gutschrift wechseln Sie zu den Fensterbereichen des Fensters.

Fett bezeichnete Felder sind Muss-Felder und müssen unbedingt ausgefüllt werden, damit der Datensatz als freie Rechnung gespeichert werden kann. Alle anderen Felder können (zunächst einmal) leer gelassen werden.

Eine neue freie Rechnung erstellen

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche .
    Im Kopfteil erscheint das Feld Zweck, in der Titelzeile steht Freie Rechnung {ungefiltert} [xx] Neu.
  2. Geben Sie den Zweck der Rechnung ein, z. B. PKW Mercedes C BJ 2015
  3. In den Feldern Rechnungdatum und Abrechnung von - bis steht als Vorschlag das Tagesdatum. Ändern Sie dieses wenn notwendig.
  4. Füllen Sie alle Muss-Felder (fette Bezeichnung). Die übrigen Felder können Sie jetzt oder später füllen.
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche .
    Im Kopfteil erscheit statt des Textfeldes Zweck das Kombinationsfeld Rechnung Nr.

Die Rechnung ist zunächst nur ein Entwurf und statt einer fortlaufenden Rechnungsnummer wird eine kurze Beschreibung des Zwecks verwendet.
Wenn Sie die Rechnung im Stadium Entwurd ausdrucken, wird der Zweck in roter Farbe gedruckt. Dies dient als Hinweis, dass zur Fertigstellung als Rechnung noch die Rechnungsnummer zu vergeben ist. Das geschieht mit folgender Schaltfläche:

fortlaufende Rechnungsnummer statt Text

Wenn Sie sicher sind, dass ein Entwurd einer Rechnung definitiv zu einer Ausgangsrechnung werden soll, klicken Sie auf diese Schaltfläche.
StaffSupply ersetzt dann den TExt in Zweck durch die nächste fortlaufende Rechnungnummer des Standortes, der dafür natürlich schon gewählt sein muß.

Aufrufen vorhandener freier Rechnungen

Wählen sie die Rechnung im Kombinationsfeld Rechnung Nr im Kopfteil des Fensters.

Die Rechnungen sind absteigend sortiert, also die Rechnung mit der höchsten Rechnungsnummer steht ganz oben in der Auswahlliste.
Rechnungen im Stadium Entwurf haben statt einer Rechnungsnummer einen Text, der den Zweck beschreibt und stehen immer am Anfang der Liste.

Register Kopf, Summe

Rechnungsdatum

Selbsterklärend, oder?

Abrechnung von

Der Beginn des Leistungszeitraums.

bis

Das Ende des Leistungszeitraums

Regel für USt

Wählen Sie aus folgender Liste:

  • Ausland §13b UStG
    Auf der Rechnung erscheint folgender Text:
    Gemäß § 13b Abs. 1a UStG trifft die Umsatzsteuerschuld den Leistungsempfänger.
    Das sind innergemeinschaftliche Leistungen für Rechnungsempfänger im Ausland, das zur EU gehört oder wie EU-Länder zu behandeln ist (zB Schweiz).
  • Bau §19 Abs 1 UStG
    Auf der Rechnung erscheint folgender Text:
    Gemäß § 19 Abs. 1a UStG trifft die Umsatzsteuerschuld den Leistungsempfänger.
    Bauleistungen im Sinne dieser Bestimmung sind alle Leistungen, die mit der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken in Zusammenhang stehen.
    Bei solchen Bauleistungen kommt es zum Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger, wenn entweder ein Unternehmer die Bauleistung an einen Unternehmer, der selbst mit der Erbringung dieser Bauleistung beauftragt ist, erbringt
    oder ein Unternehmer eine Bauleistung an einen Unternehmer erbringt, der selbst üblicherweise Bauleistungen erbringt. Weitere Informationen zu den Bauleistungen finden Sie in den Umsatzsteuerrichtlinien 2000, Rz 2602b sowie in der Liste der Unternehmer (Anhang 4 der Umsatzsteuerrichtlinien 2000), die üblicherweise Bauleistungen erbringen.
  • Inland
    Rechnungen mit Umsatzsteuer zB 20 %.

Netto

Die Summe aus (Menge * Einzelpreis) der Positionen auf Register Zeilen.

+ % Umsatzsteuer

Üblicherweise 20 %. Kann aber auch 0 % sein, etwa bei Bauleistungen oder innergemeinschftlicher Leistungen.

Brutto

Netto + Umsatzsteuer

Skonto

Falls Sie eine Bezahlung mit Abzug eines Skontos akzeptieren kommt in dieses Feld der Skontobetrag.

- Summe Gutschriften dieser Rechnung

Siehe Fenster Gutschrift.

Überweisungsbetrag

Brutto - Skonto - Gutschriften

bisher erhalten

Die Summe der Zahlungen, die auf dem Register Zahlungen eingegeben werden.

bez. ohne Skonto

Nack Anklicken dieser Schaltfläche führt StaffSupply für Sie folgende Vorgänge aus:

  • Auf Register Zahlungen wird der Überweisungsbetrag mit heutigem Datum als Zahlungseingang eingetragen.
    Wenn nötig, können Sie danach Datum oder Betrag ändern.
  • im Kombinationsfeld Erledigt wird der Eintrag von nein auf ja geändert.

bez. mit Skonto

Nach Anklicken dieser Schaltfläche führt StaffSupply für Sie folgende Vorgänge aus:

  • In Feld Skonto wird der Skontobetrag eingetragen.
  • Auf Register Zahlungen wird der skontierte Überweisungsbetrag mit heutigem Datum als Zahlungseingang eingetragen.
    Wenn nötig, können Sie danach Datum oder Betrag ändern.
  • im Kombinationsfeld Erledigt wird der Eintrag von nein auf ja geändert.

erledigt

Wählen Sie ja aus, wenn Sie diese Rechnung als bezahlt (oder uneinbringlich) betrachten.
Rechnungen mit erledigt ist ja werden beim Erstellen von Mahnungen nicht berücksichtigt.

Ratenzahlung aktiviert

Die Auswahl ja bewirkt dass diese Rechnung nicht beim Erstellen von Mahnungen berücksichtigt wird.

Zahlungskondition

Welche Zahlungkonditionen (Zahlungsziel, Skonto usw) auf der Rechnung gedruckt werden.
Wenn Sie die Berechtigung Hilfsdaten haben, können Sie im Fenster Zahlungskonditionen den Text ändern oder auch neue Zahlungskonditionen erstellen.

Währung

Als Währung wird EURO vorgeschlagen. Sie kann in Ausnahmefällen hier geändert werden.
Wenn Sie die Berechtigung Hilfsdaten haben können Sie im Fenster Währung weitere Fremdwährungen anlegen

Kunde (Schaltfläche)

Ein Klick auf diese Schaltfläche öffnet das Fenster Kunde und wählt darin den Kunden aus, der im Kombinationsfeld rechts neben der Schaltfläche zu sehen ist.

Kunde Kombinationsfeld)

Vorgeschlagen wird der fiktive Kunde {Freie Rechnungen}.
Falls der Rechnungsempfänger schon im Fenster kunde existiert kann und soll er hier ausgewählt werden.
Aus dem Fenster Kunde werden dann Name, Anschrift und UID übernommen.

Name 1

Rechnungsempfänger, 1 Zeile der Anschrift.
Wird vom Auftrag (als Kopie) übernommen, kann wenn nötig hier geändert werden.

Name 2

Rechnungsempfänger, 2 Zeile der Anschrift, kann auch leer bleiben.

zu Handen

Name einer Person, an die die Faktura gerichtet ist. Kann leer bleiben.

Straße

Straße/Gasse/Platz usw und Hausnummer

PLZ

Postleitzahl, nur Ziffern.

(Staat Ausl.)

Bleibt leer, wenn von einem östereichischen Standort an eine österreichische Adresse fakturiert wird.
Wird mit der Bezeichnung des Staates gefüllt, wenn die Rechnungsanschrift im Ausland ist.

Ort

Selbsterklärend, oder?

Konto Buchung

Kann (zunächst) leer bleiben. Für die Verwendung der Schnittstelle Finanzbuchhaltung muss hier das Debitorenkonto des Rechnungsempfängers stehen.

Standort

Hier müssen Sie eine Auswahl treffen, die dann Kopf- und Fußzeile steuert.

UID des Rechnungsempfängers

Tragen Sie hier die UID des Rechnungsempfängers ein, soferne es sich beim Rechnungeempfänger nicht um eine Privatperson handelt.

Rechnungstyp

Steuert welcher Standardtext verwendet wird.

Anmerkung (wird gedruckt) oben

Bei Bedarf geben Sie hier Text ein, der unterhalb des Blocks mit Datum, UID usw und vor den Beträgen für Netto, USt, Brutto usw eingefügt wird.
Zum Beispiel Bestellnummern, Kostenstelle des Kunden etc.

Anmerkung (wird gedruckt) bzw vor Storno Begründung

Text, der zwischen Zahlungskonditionen und Stadardtext auf Grund des Rechnungstyps gedruckt wird.
Falls die Rechnung schon eine Rechnungsnummer hat tragen Sie hier vor einem Storno der Rechnung den Grund ein.

Modus Export

Rechn. exportieren f. Buchhaltung ist der Normalfall und vorgewählt.
Falls Besonderheiten der Rechnung eine manueele Eingabe in die Finanzbuchhaltung erfordern kann Rechn. nicht export. f. Buchhaltung gewählt werden.

Exportiert Finanzbuchhaltung Rechnung, Storno

Ein ja in diesem Feld zeigt, dass die Rechnung (bzw das Storno der Rechnung) exportiert wurde für die Überleitung zur Finanzbuchhaltung.
Mehr dazu finden Sie hier.

Register Zeilen (freie Rechnung)

Hier beschreiben Sie in einer oder mehreren Zeilen, was Sie in welcher Menge zu welchem Preis verkaufen.

Position

Sie können in dieses Feld Positionsnummern eintragen oder das Feld leer lassen.

Bezeichnung

Hier müssen Sie eine Beschreibung eingeben, WAS in dieser Zeile fakturiert wird.
Häufig verwendete Texte können Sie als Artikel hinterlegen.
Sie finden das Fenster dafür im Menüband Register Hilfsdaten, in der Gruppe Auswahl, wenn Sie Rechnung aufklappen als Menüpunkt Artikelset.

Menge

Hier müssen Sie die Menge als Zahl eingeben.

Einzelpreis

Hier müssen Sie den Preis je Mengeneinheit eingeben.

Netto

Hier trägt StaffSupply das Ergebnis der Multiplkation von Menge und Einzelpreis ein.

Register Zahlungen

Hier können Sie Zahlungseingänge für die Rechnung eintragen.

Register Mahnungen

Bei Verwerwendung des Moduls Mahnwesen sehen Sie hier, wann welche Mahnstufe verwendet wurde.

Register Raten

Im Fall einer Ratenvereinbarung beschreiben Sie die vereinbarten Modalitäten. Eine Ratenzahlungsvereinbar verhindert, dass der aushaftende Betrag gemahnt wird.

Register Gutschrift

Falls es zu dieser Rechnungen Gutschriften gibt werden diese hier aufgelistet.
Erstellt werden Gutschriften nicht hier, sondern in einem eigenen Fenster Gutschrift.

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