Export Rechnungen > Buchhaltung

Voraussetzungen

Alle Voraussetzungen sind nur einmal am Anfang zu erstellen.

Modul Schnittstelle Finanzbuchhaltung lizenziert

Das Modul Schnittstelle Finanzbuchhaltung muss lizenziert sein.
Das lässt sich im Fenster Lizenznehmer prüfen (Hackerl gesetzt?).

Einstellungen in Fenster Optionen

Programm Finanzbuchhaltung gewählt

Welches Programm sie als Finanzbuchhaltung verwenden wird im Fenster Optionen auf dem Register Rechnung ausgewählt.

Ein Konto je Kunde oder Mehrere (je Standort Eines)

Im Fenster Optionen auf dem Register Einstellungen für die Eigenschaft Kunde Konto Finanzbuchhaltung in die Spalte Ganzzahl 1 oder 2 eintragen.

Manuelle oder automatische Vergabe von Buchungs-Kontonummern

Im Fenster Optionen auf dem Register Einstellungen für die Eigenschaft Konto Buchung automatisch befüllen in die Spalte Ganzzahl 1 oder 2 eintragen.

Sollkonten bei Kunden eingetragen

Im Fenster Kunde auf dem Register Sonst ist im Datenblatt Kostenstelle - Konto das Konto für die Soll-Buchung einzutragen.
Falls mehrere Standorte an diesen Kunden fakturieren eine Zeile für jede dieser Standorte (selbst wenn die Konto-Nummer für alle gleich ist).

Habenkonten in Steuercode eingetragen

Im Fenster Steuercode ist das Konto für die Haben-Buchung einzutragen.
Falls Mesonic Winline die Buchhaltung ist auch der Steuercode.
Dies für jeden in Rechnungen verwendeten Prozentsatz der Umsatzsteuer in einer Zeile.
Meist sind das zwei Zeilen: eine für 0,00 % und eine für 20,00 %.

Ordner angelegt

Legen sie einmalig im Windows Explorer einen Ordner an, auf den sie von StaffSupply und Ihrem Buchhaltungsprogramm zugreifen können.
Der Ordner ist üblicherweise im Ordner StaffSupply auf dem Hauptcomputer oder Server. So wie die Ordner DM, EDIFACT, SSP, usw. Der übliche Name für diesen Ordner ist Buchhaltung

Pfad eingetragen

Tragen Sie den Pfadnamen für jeden Computer, von aus Sie Rechnungen exportieren möchten, ein:

  1. Klicken Sie auf Menü Hilfsdaten
  2. Stellen Sie den Mauszeiger auf Konfiguration
  3. Klicken Sie auf Computer
    Das Fenster Computer wird geöffnet.
  4. Wählen Sie den Computer aus
  5. Wechseln Sie zu Register Pfade
  6. Tragen Sie einen Pfad in das Feld Buchhaltung ein (ohne Backslash „\“ am Ende)
    Beispiele für Pfadnamen: C:\StaffSupply\Buchhaltung oder S:\Buchhaltung

Rechnungen exportieren

  1. Klicken sie im Menü Datenaustausch > Rechnungen exportieren -> Buchhaltung .
    Das Fenster Rechnungen für Finanzbuchhaltung exportieren wird geöffnet.

  2. Wählen sie im Kopfbereich des Fensters eine Kostenstelle oder {Alle Standorte} aus, dann ein Monat und das Jahr.
    Vorgeschlagen wird jeweils das Vormonat.

Datengrundlagen prüfen

Dann führen sie Schritt 1 aus: das Prüfen, ob alle erforderlichen Konten eingetragen sind. Dazu klicken sie auf die Schaltfläche auf fehlende Konten prüfen .

Gibt es fehlende Konten, erscheint ein Bericht im Modus Vorschau. Der Bericht listet alle Kombinationen von Kunde und Kostenstelle auf, für die keine Kontonummer für Soll oder Haben hinterlegt ist. Durch Klicken auf Das Symbol Drucker (oder im Menü Datei > Drucken) können sie den Bericht zu Papier bringen.

Fehlende Kontonummern eintragen

Tragen sie auf dem gedruckten Bericht in jede Zeile die Kontonummer ein. Dann öffnen die das Formular Kunde, wählen den ersten Kunden der Liste, Klicken auf Register Sonst.

Im rechten Teil finden sie eine Liste mit den Überschriften Kostenstelle und Konto. Klicken sie in der Spalte Kostenstelle mit der Maus und klappen sie die Auswahlliste aus. Wählen sie auf dem Bericht angegebene Kostenstelle und tragen sie daneben die Kontonummer ein.

Nach dem sie alle fehlenden Kontonummer eingetragen haben, schließen sie das Fenster Kunde.

Alle Kontonummer sind eingetragen

Klicken sie nochmals im Menü Datenaustausch > Rechnungen exportieren -> Buchhaltung .

Klicken sie nochmals auf die Schaltfläche auf fehlende Konten prüfen .

Wenn eine Fenster mit der Meldung: Es sind alle benötigten Konten für den Export der Rechnungen eingetragen kommt, klicken sie auf die Schaltfläche OK.

Daten exportieren

Den Dateinamen stellt StaffSupply automatisch aus einer fortlaufenden Nummer (zB 00000017) und der Dateiendung CSV (Comma Separated Values) zusammen.

Stellen sie unbedingt wie oben beschrieben sicher, dass alle erforderlichen Kontonummern vorhanden sind!

Zum eigentlichen Exportieren klicken sie auf die Schaltfläche Exportieren. Innerhalb weniger Sekunden wird die Datei erstellt. Gleichzeitig werden die exportierten Rechnungen gekennzeichnet.

Formular Rechnung

Im Formular Rechnung gibt es eine neues „Hackerl“ mit der Bezeichnung exportiert. Sie können diese Eigenschaft nicht verändern. Vielmehr setzt StaffSupply beim Vorgang exportieren dieses Hackerl.

Sie müssen aber dieses Hackerl ansehen, bevor sie eine Rechnung stornieren. Denn das Stornieren der Rechnung oder das neu erstellen von stornierten Rechnungen mit geänderten Daten wird nicht durch die Schnittstelle an die Buchhaltung übertragen. Dies muss weiterhin manuell geschehen.

Inhalt der Datei

Der Inhalt hängt davon ab, welches Buchhaltungsprogramm sie gewählt haben. Mehr dazu erfahren Sie durch Anklicken der folgenden Links:

BMD NTCS

BMD 5.5

Mesonic Winline

RZL

Sage

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