Abrechnung erstellen
Abrechnung erstellen und löschen - Register Erstellen
Nach dem Sie Kostenstelle, Monat und Jahr gewählt haben bestimmen sie durch das Setzten von Hackerl, was der Inhalt der Abrechnungen sein soll:
Lohn/Gehalt
Bleibt praktisch immer gesetzt und bewirkt die Berechnung des laufenden Bezuges.
Urlaubszuschuss
Bewirkt bei laufenden Dienstverhältnissen die Berechnung eines Urlaubszuschusses.
Der Urlaubszuschuss ist unabhängig vom Urlaubsentgelt.
Dieses Hackerl wird im Dezember vom Programm gesetzt.
Bei Endabrechnungen wird der noch offene, aliquote Urlaubszuschuss unabhängig von diesem Hackerl gerechnet.
ganzes Jahr (unter Urlaubszuschuss)
Dieses Hackerl hat nur eine Bedeutung, wenn das darüber liegende Hackerl Urlaubszuschuss gesetzt ist.
Ist dieses Hackerl gesetzt, wir der Urlaubszuschuss für das ganze Jahr berechnet. Bis zum aktuellen Monat ist die Berechnung exakt. Für zukünftige Monate wird extrapoliert: auf Grund der exakt berechneten Monate wird für den Rest des Jahres hochgerechnet.
Ist dieses Hackerl nicht gesetzt, wir nur der aliquote Urlaubszuschuss berechnet. Also nur in dem Ausmaß, als das Dienstverhältnis in diesem Jahr schon besteht. Zum Beispiel: Eintritt 1.April, UZ wird im Juni berechnet: 25 % des UZ für das ganze Jahr werden berechnet.
für:
hier können sie die Länge eines fiktiven Urlaubs bestimmen, für den UZ berechnet wird. Im linken Feld geben sie eine zahl ein, im Kombinationsfeld wählen sie aus, ob sie Wochen oder Arbeitstage meinen.
Weihnachtsrem.
Bewirkt bei laufenden Dienstverhältnissen die Berechnung einer Weihnachtsremuneration..
Dieses Hackerl wird im November und im Dezember vom Programm gesetzt.
Im November wird die WR bis November exakt und für den Dezember als Extrapolation berechnet.
Im Dezember erfolgt dann die exakte Abrechnung für das ganze Jahr, bisher bezahlter WR wird berücksichtigt, es ergibt sich meist eine kleine Restzahlung.
Bei Endabrechnungen wird die noch offene, aliquote Weihnachtsremuneration unabhängig von diesem Hackerl gerechnet.
ganzes Jahr (unter Weihnachtsrem.)
Dieses Hackerl hat nur eine Bedeutung, wenn das darüber liegende Hackerl Weihnachtsrem gesetzt ist.
Ist dieses Hackerl gesetzt, wir die Weihnachtsremuneration für das ganze Jahr berechnet. Bis zum aktuellen Monat ist die Berechnung exakt. Für zukünftige Monate wird extrapoliert: auf Grund der exakt berechneten Monate wird für den Rest des Jahres hochgerechnet.
Ist dieses Hackerl nicht gesetzt, wir nur die aliquote Weihnachtsremuneration berechnet. Also nur in dem Ausmaß, als das Dienstverhältnis in diesem Jahr schon besteht. Zum Beispiel: Eintritt 1.April, WR wird im Juni berechnet: 25 % der WR für das ganze Jahr werden berechnet.
Mitarbeiter (Listenfeld)
In dieser Liste sind alle Mitarbeiter, die zur gewählten Kostenstelle gehören und für die es im gewählten Monat Daten in der Zeiterfassung gibt, die noch nicht Teil einer Abrechnung sind.
Durch Markieren bestimmen sie, für welche Mitarbeiter Abrechnungen erstellt werden sollen.
Sie markieren durch anklicken von Zeilen. Markierte Zeilen haben schwarzen Hintergrund und weiße Schrift.
Shift + Klick
Durch Halten der Shift-Taste (das sind jene Tasten, mit denen sie einzelne Buchstaben großstellen, als Symbol ist ein breiter, hohler Pfeil nach oben darauf) beim Klicken können sie ganze Blöcke markieren.
Wenn sie zB alle Mitarbeiter markieren möchten, gehen sie folgendermaßen vor:
- Klicken sie auf die erste Zeile, die daraufhin markiert, also schwarz hinterlegt ist.
- Scrollen sie zum Ende der Liste.
- Halten sie die Taste Shift gedrückt, Klicken sie auf die letzte Zeile, lassen sie die Taste Shift wieder aus.
Nun sind alle Zeilen markiert.
Strg + Klick
Wenn sie eine der beiden Tasten Strg (=Steuerung) halten, während sie klicken, können sie einzelne Zeilen zu einer schon markierten Menge hinzufügen oder herausnehmen. Wenn sie ohne Strg in einen Block markierter Zeilen klicken, ist danach nur noch eine Zeile markiert!
bei Endabrechnung (Gruppenrahmen)
Die folgenden Einstellungen wirken sich NUR auf Endabrechnungen aus!
Diese Einstellungen kommen bei Endabrechnungen immer zum Tragen, da für Endabrechnungen die Hackerl im linken Teil für UZ und WR unberücksichtigt bleiben.
Sz Berechnung
Wählen sie hier, ob und wie Sonderzahlungen (UZ und WR) berechnet werden.
Dem Kollektivvertrag entsprich die Einstellung: 6 Monatsmittel.
Sz Minimum
Hier können sie einen Mindestbetrag für die Bezahlung der Sonderzahlung festlegen.
Achtung! Der Kollektivvertrag sieht keine Minima vor.
Sz Maximum
Hier können sie einen Höchstbetrag für die Bezahlung der Sonderzahlung festlegen.
Achtung! Der Kollektivvertrag sieht keine Maxima vor.
Sz wenn mindestens Arbeitstage im DV
Hier legen sie in Arbeitstagen fest, wie lange ein Dienstverhältnis bestehen muss, damit Sonderzahlungen berechnet werden.
Achtung! Der Kollektivvertrag gibt keinen Hinweis, dass Sonderzahlungen eine bestimmte Dauer des DVs erfordern.
UEL Berechnung
Wählen sie hier, ob und wie die Urlaubsersatzleistung berechnet wird.
Dem Kollektivvertrag entsprich die Einstellung: 13 Wochenmittel.
UEL Minimum
Hier können sie einen Mindestbetrag für die Bezahlung der Urlaubsersatzleistung festlegen.
Achtung! Der Kollektivvertrag sieht keine Minima vor.
UEL Maximum
Hier können sie einen Höchstbetrag für die Bezahlung der Urlaubsersatzleistung festlegen.
Achtung! Der Kollektivvertrag sieht keine Maxima vor.
UEL wenn mindestens Arbeitstage im DV
Hier legen sie in Arbeitstagen fest, wie lange ein Dienstverhältnis bestehen muss, damit eine Urlaubsersatzleistung berechnet wird.
Achtung! Der Kollektivvertrag gibt keinen Hinweis, dass die Urlaubsersatzleistung eine bestimmte Dauer des DVs erfordern.
Negative Urlaubsersatzleistung ist zulässig
Dieses Hackerl bewirkt eine negative Urlaubsersatzleistung, wenn der Mitarbeiter mehr Urlaub verbraucht hat als er Anspruch erworben hat.
Ohne Hackerl wird keine Urlaubsersatzleistung berechnet wenn der Mitarbeiter mehr Urlaub verbraucht hat als er Anspruch erworben hat.
ZA Berechnung
Wählen sie aus, ob Guthaben auf dem Zeitausgleichskonten abgefunden werden.
bei laufendem DV (Gruppenrahmen)
Die folgenden Einstellungen wirken sich auf Abrechnungen bei laufendem Dienstverhältnis aus (also nicht bei Endabrechnungen)!
Diese Einstellungen kommen nur zum Tragen, wenn die Hackerl im linken Teil für UZ und/oder WR gesetzt sind.
Sz Berechnung
Wählen sie hier, ob und wie Sonderzahlungen (UZ und WR) berechnet werden.
Dem Kollektivvertrag entsprich die Einstellung: 6 Monatsmittel.
Sz Minimum
Hier können sie einen Mindestbetrag für die Bezahlung der Sonderzahlung festlegen.
Achtung! Der Kollektivvertrag sieht keine Minima vor.
Sz Maximum
Hier können sie einen Höchstbetrag für die Bezahlung der Sonderzahlung festlegen.
Achtung! Der Kollektivvertrag sieht keine Maxima vor.
Anmerkung Mitarbeiter
Wenn Sie in dieses Feld einen Text eingeben wird dieser in den erstellten Abrechnungen gespeichert und auf dem Auszahlungsnachweis für den Mitarbeiter mitgedruckt.
Anmerkung Überlasser
Wenn Sie in dieses Feld einen Text eingeben wird dieser in den erstellten Abrechnungen gespeichert und auf dem Auszahlungsnachweis
für den Überlasser mitgedruckt.
Das eignet sich interne Anmerkungen wie zB warum eine Abrechnung aufgerollt wurde.
Fehlermeldungen
Wenn dieses Hackerl gesetzt ist, werden Umstände, die eine Abrechnung nicht möglich machen, sofort in einem Fenster gezeigt. Dieses Fenster müssen sie erst durch Klick auf OK schließen, bevor das Programm mit der Abrechnung weiterer Mitarbeiter fortsetzt.
Wenn dieses Hackerl nicht gesetzt ist, werden diese Meldungen unterdrückt. Dies dienst dazu, eine größere Anzahl von Mitarbeitern unbeaufsichtigt abzurechnen (zB in der Mittagspause oder über Nacht). Mitarbeiter, für die keine Abrechnung erstellt werden konnte, bleiben in der Liste Mitarbeiter stehen.
Sie setzten dann dieses Hackerl und sehen sich an, warum diese Abrechnungen nicht erstellt werden konnten.
Protokolldatei
Wenn dieses Hackerl gesetzt ist, wird eine Datei erstellt, in der viele Details der Abrechnung protokolliert werden. Diese Datei hat als Dateinamen die Abrechnungsnummer, als Dateierweiterung txt.
Sie können diese Datei mit einem gewöhnlichen Editor (zB Editor oder Notepad) ansehen.
Wenn sie die Datei ausdrucken möchten, sollten sie dies im Querformat tun.
Den Ordner für diese Dateien stellen sie im Fenster Computer ein.
Abrechnen
Nach dem sie alle obigen Einstellungen vorgenommen haben klicken sie auf die Schaltfläche Abrechnen.
Nun erstellt StaffSupply die Abrechnungen für die markierten Mitarbeiter.
Dafür führt das Programm folgende Schritte aus:
- Je Mitarbeiter und je Dienstverhältnis wird eine neue Abrechnung angelegt, die eine fortlaufende Nummer erhält.
- Die Datensätze der Zeiterfassung, die Teil der neuen Abrechnung werden, bekommen die Abrechnungsnummer eingetragen. Dies verhindert im Fenster Zeiterfassung das Ändern oder Löschen dieser Zeitarten.
- Die Bezahlung wird berechnet. Wie dies geschieht, hängt von den Einstellungen der Zeitart im Fenster Zeitart ab. Für viele Zeitarten geschieht dies durch Nachschlagen im Überlassung.
- Wenn nötig werden Grundstunden( Normalarbeit, Feiertag, Krank usw.) durch Monatsgehalt ersetzt. Dies geschieht, wenn das DV den ganzen Monat dauerte und im Fenster Mitarbeiter, Register DV, Kombinationsfeld Bezugsart Monatsbezug gewählt wurde.
- Die Abgeltung von Zeitguthaben wird behandelt.
- Bei Endabrechnungen wird der offene Urlaubsanspruch ermittelt. In Abhängigkeit des Austrittsgrundes kann sich daraus eine Urlaubsersatzleistung geben, die sich aus einem laufenden Teil und zugehörigen Sonderzahlungen (UZ und WR) zusammensetzt.
- Manuelle Eingaben bezüglich Sonderzahlungen und Urlaubsersatzleistung werden verarbeitet.
Wie Sie diese eingeben finden Sie hier. - Wenn die entsprechenden Hackerl gesetzt wurden oder bei Endabrechnungen werden Sonderzahlungen (automatisch) berechnet.
- Die Abgaben werden berechnet: SV (DG und DN), Lohnsteuer, Kommunalsteuer, U-Bahnsteuer.
- Eine allfällige Pfändung wird berechnet.
Schließen
Damit Schließen sie zu guter Letzt dieses Fenster.
Um die erstellten Abrechnungen (einzeln) anzusehen, öffnen sie das Fenster Mitarbeiter, Register Abrechnung.
Um die erstellten Abrechnungen (alle) zu drucken, öffnen sie das Fenster Monatliche Auswertungen Personalverrechnung.