Überlassung

In diesem Fenster werden die Überlassungen der Mitarbeiter angelegt und verwaltet.
Es geht also um den Vertrag zwischen Mitarbeiter und Überlasser, der die Modalitäten einer Überlassung regelt. Dazu zählt vor allem die Bezahlung.

Ein Mitarbeiter bleibt solange in einer Überlassung, bis die Nächste beginnt oder er abgemeldet wird.
Auch wenn die Überlassung in Wirklichkeit unterbrochen wird, weil der Mitarbeiter auf Urlaub geht oder krank wird, muss er in dieser Überlassung weitergeführt werden, um die Entlohnung feststellen zu können.

Voraussetzungen

Um einen Überlassung anlegen zu können, muss zuvor:

ein Kunde
ein Auftrag (der nicht den Status Archiv hat)
ein oder mehrere Mitarbeiter, die ein Dienstverhältnis und die passende Qualifikation haben

angelegt sein.

Öffnen

Klicken Sie mit dem Mauszeiger auf das Menü Verkauf.
Klicken Sie auf das Menüelement Überlassung.
Das Fenster Überlassung wird geöffnet.

Das Fenster Überlassung

Das Fenster ist eines der Standardfenster von StaffSupply. Falls Sie mit Aufbau und Funktionsweise von Standardfenstern nicht vertraut sind sollten Sie zuerst hier nachlesen!

Das Fenster ist nach dem Öffnen im Modus bearbeiten bestehender Überlassungen.

Als Suchschlüssel werden von StaffSupply die Felder im Kopfbereich mit der Bezeichnung Mitarbeiter, Kunde, Auftrag und Qualifikation verwendet.

Durch Anklicken der Registerschaltflächen Bezahlung Zeitraum Verrechnung, Überlassung, Fahrt Auslöse und Arbeitszeit Bewertung wechseln Sie zu den Fensterbereichen des Fensters Überlassung.

Fett bezeichnete Felder sind Muss-Felder und müssen unbedingt ausgefüllt werden, damit der Datensatz der Überlassung gespeichert werden kann. Alle anderen Felder können nachträglich werden.

Eine neue Überlassung erstellen

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.
In der Titelleiste steht nun Überlassung - Neu, das Register Überlassung ist aktiv.
Die Reihenfolge der Felder im Kopfbereich wurde geändert und beginnt nun mit Kunde (vorher war Mitarbeiter das oberste Feld).
Wählen Sie aus dem Kombinationsfeld Kunde jenen Kunden aus, bei dem Ihr Mitarbeiter eingesetzt werden soll.
Zur Auswahl stehen grundsätzlich nur Kunden, für die es mindestens einen Auftrag gibt.
Weiters hängt es von den Berechtigungen des Anwenders ab, welche Kunden gezeigt oder ausgefiltert werden.
Diese Berechtigungen werden im Fenster Anwender vergeben. Entscheidend sind die Berechtigungen im Kombinationsfeld Kunden, Aufträge und Überlassungen bearbeiten sowie die Berechtigung Interne Mitarbeiter.
Wählen Sie aus dem Kombinationsfeld Auftrag jenen Auftrag aus, bei dem Ihr Mitarbeiter eingesetzt werden soll.
Welche Aufträge gezeigt oder ausgefiltert wird hängt wie bei Kunde von den Berechtigungen des Anwenders ab. Außerdem werden alle Aufträge mit Status = Archiv ausgefiltert.
Wählen Sie aus dem Kombinationsfeld Qualifikation jene Qualifikation aus, mit der Ihr Mitarbeiter bei diesem Kunden und diesem Auftrag eingesetzt werden soll.
Zur Auswahl stehen nur Qualifikationen, die im gewählten Auftrag auf dem Register Qualifik./Verrechnungssatz angelegt wurden.
Wählen Sie aus dem Kombinationsfeld Mitarbeiter den Mitarbeiter aus.
Es werden nur jene Mitarbeiter gezeigt bei denen:
die passende Qualifikation eingetragen ist,
und die ein laufendes Dienstverhältnis haben.
Außerdem werden interne Mitarbeiter nur mit der diesbezüglichen Berechtigung gezeigt.
Sollte der von Ihnen ausgewählte Mitarbeiter zur gleichen Zeit einen Überlassung bei einem anderen Auftrag haben, so werden Sie von StaffSupply im rechten oberen Fensterbereich darauf hingewiesen.
Sie können aber die Anlage des neuen Überlassunges trotzdem fortsetzen.
In das Kombinationsfeld Qual. Mitarb. Info wird von StaffSupply jene Qualifikation kopiert, die im Auftrag hinterlegt ist.
Da dieses Feld in der Mitarbeiterinformation gedruckt wird, kann es in seltenen Fällen vorkommen, dass Sie diese Qualifikation durch eine andere ersetzen möchten.
Sie können nur Qualifikationen auswählen, die beim Mitarbeiter angelegt wurden.
Wählen Sie in Lohngr. Kv Akü die Lohngruppe nach dem Kollektivvertrag für Arbeitskräfteüberlasser aus.
Diese Auswahl steuert auch die Auswahl aus den Optionsfeldern ungelernt, angelernt, Facharb.
Tipp: wenn Sie im Fenster Mitarbeiter auf Register Vertrag/Angeh. das Feld Lohngruppe (Arb) füllen wird bei neuen Überlassungenn dieses Feld automatisch gefüllt.
Wählen Sie in Lohngr. Kv Besch die Lohngruppe nach dem Kollektivvertrag des Beschäftigers aus.
Wenn Sie nicht sicher sind ob die ausgewählte Lohngruppe für diesen Überlassung die Richtige ist, klicken Sie auf das Schaltfläche mit der Brille.
Prüfen Sie nun in der angezeigten Lohngruppenbeschreibung ob Sie die richtige Lohngruppe ausgewählt haben.
Anmerkung: Die Festlegung des Beschäftiger-KVs erfolgte im Fenster Auftrag.
Wählen Sie eine von drei Überlassungsarten:
Werk
Montage oder Bau (das Kontrollkästchen Betriebsvereinbarung wird deaktiviert)
Gemischt (Werk / Montage)
Die Eigenschaft Flexible Arbeitszeit wird vom Auftrag übernommen und muss nur selten geändert werden.
Die Eigenschaft Betriebsvereinbarung wird vom Auftrag übernommen und muss nur selten geändert werden.
Diese Eigenschaft hat Einfluss auf die Höhe des Referenzzuschlags.
Wählen Sie aus dem Kombinationsfeld Nächtigung einen Eintrag aus.
Dieser Eintrag wird auf der Mitarbeiterinformation (Überlassungsvereinbarung) mitgedruckt.
Wählen Sie aus dem Kombinationsfeld Auslöse einen Eintrag aus.
Dieser Eintrag wird auf der Mitarbeiterinformation (Überlassungsvereinbarung) mitgedruckt.
Schreiben Sie in das Feld Überlassungbeginn jenes Datum an dem der Überlassung beginnt (erster Arbeitstag).
Sie können das Datum auch aus einem Kalender auswählen, den Sie mit der Schaltfläche neben dem Feld öffnen können.
In das Kontrollkästchen U-Bahn-Steuer gehört ein Hackerl wenn sich das Büro des Arbeitskräfteüberlassers in Wien befindet.
Dabei ist es gleichgültig, ob der Beschäftiger in Wien oder nicht in Wien ist.
(gemäß einer Auskunft, die Herr Amtsrat Manfred Novak am 12. Juni 2003 erteilte, mit Hinweis auf Auszüge des

Dienstgeberabgabegesetz LGBl für Wien 1970/17:

§ 1: Für das Bestehen eines Dienstverhältnisses in Wien hat der Dienstgeber eine Abgabe nach den Bestimmungen dieses

Gesetzes zu entrichten.

§ 2 Abs. 2: Beschäftigungsort ist der Ort, an dem die Beschäftigung ausgeübt wird. Wird eine Beschäftigung abwechselnd an

verschiedenen Orten ausgeübt, aber von einer festen Arbeitsstätte aus, so gilt diese als Beschäftigungsort.

§ 2 Abs 3: Als feste Arbeitsstätte sind insbesondere anzusehen:

- die Stätte, an der sich die Geschäftsleitung befindet.
Im Kontrollkästchen bei neuem Einsatz tats. Ende in bisherigen Einsatz eintragen (kein Hackerl bei mehreren parallelen Einsätzen!) ist als Standardwert ein Hackerl.
Das Hackerl bedeutet, wenn Sie später einmal für diesen Mitarbeiter eine neue Überlassung anlegen wird diese Überlassung am Vortag der neuen Überlassung automatisch beendet.
Das Feld Arbeitsort(Adresse) teilt dem Mitarbeiter mit, wo er am ersten Tag der Überlassung erscheinen soll.
Dafür braucht es mindestens Straße und Nummer sowie Postleitzahl und Ort (zB Langegasse 54a, 1070 Wien)
Bei Beschäftigern mit großem Firmenareal möglicherweise noch weitere Informationen (zB Tor 3, Halle 12)
Das Feld Meldung bei teilt dem Mitarbeiter mit, bei wem (welcher Person) er sich am ersten Tag der Überlassung melden soll (zB Werkmeister Müller)
Das Feld Uhrzeit gibt den Zeitpunkt des Arbeitsbeginnes am ersten Tag der Überlassung an (zB 07:30)

Tipp: wenn Sie im Fenster Auftrag, Register Text Druck, die Felder im Rahmen Standard für neue Überlassungen füllen, werden die Felder Arbeitsort(Adresse), Meldung bei sowie Uhrzeit mit diesen Werten bei jedem neuen Überlassung gefüllt.
Im Feld Anmerkung schreiben Sie, was der Mitarbeiter sonst noch wissen und beachten muss. Dazu zählen spezielle Regeln, Vorschriften beim Beschäftiger.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
In der Titelleiste steht nur Überlassung (ohne den Zusatz - Neu), das Register Bezahlung, Zeitraum, Verrechnung ist aktiv.
Die Reihenfolge der Felder im Kopfbereich wurde geändert und beginnt nun mit Mitarbeiter (im Modus Neu war Kunde das oberste Feld).

Bezahlung

Klicken Sie mit dem Mauszeiger auf das grüne Kreuz mit dem Rufzeichen neben dem Feld gültig ab:
Es wird nun die Liste der Standardzeitarten geladen.
Mit welchen Zeitarten diese Liste versehen ist, können Sie beim Einrichten von StaffSupply im Menü Hilfsdaten > Listen füllen> Überlassung Zeitarten festlegen.

Sofern im Kollektivvertrag ein Mehrstundenteiler und ein Überstundenteiler mit der Bezahlung hinterlegt ist, schreibt StaffSupply die richtigen Werte für diese Zeitarten in die betreffenden Zeilen.
Legen Sie nun die richtige Bezahlung für die anderen Zeitarten die Sie für diesen Überlassung benötigen fest.
Für Angestellte legen Sie für die Bezahlung der Normalstunde und Überstunde auch die Zeitart Gehalt ganzes Monat an.
Zeitarten die Sie nicht benötigen entfernen Sie durch markieren und betätigen der Taste ENTF.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
Sie können nun die Mitarbeiterinformation durch anklicken der Schaltfläche Vorschau am Bildschirm ansehen, oder durch Betätigen der Schaltfläche Drucken ausdrucken.

Überlassungzeitraum

Ein Überlassungzeitraum ist eine nicht unterbrochene Folge von Tagen, an denen ein Mitarbeiter für einen Überlassung tätig ist oder durch Krankheit, Urlaub etc daran gehindert ist.

Beginn

Das Datum des (geplanten) ersten Tages der Tätigkeit.

Genauigk. Ende

Nur zur Information, wie genau das Überlassungende bestimmt ist. Muss nicht gefüllt werden.

gepl. Ende

Nur zur Information, wann der Überlassungzeitraum voraussichtlich beendet wird. Muss nicht gefüllt werden.

tats. Ende

Das Feld bleibt so lange leer, bis der letzte Tag des Überlassunges definitiv feststeht. Ein Überlassungzeitraum mit leerem Feld tats. Ende wird als offener Überlassungzeitraum bezeichnet. Wenn das Feld tats. Ende gefüllt ist, spricht man von einem abgeschlossenen Überlassungzeitraum.

Wenn das Dienstverhältnis des Mitarbeiters beendet wird, trägt StaffSupply bei allen offenen Überlassungzeiträumen dieses Mitarbeiters das Datum des Austritts in tatsächliches Ende ein.

Überlassungzeiträume werden automatisch beendet (also StaffSupply trägt ein Datum in das Feld tats. Ende ein), wenn folgendes zutrifft:

für den selben Mitarbeiter wird bei einem anderen Überlassung ein Überlassungzeitraum begonnen
in diesem Überlassung ist ein Hackerl im Kontrollkästchen bei neuem Überlassung oder Austritt tats. Ende eintragen.

Das Datum in tats. Ende ist dann der Vortag des neuen Überlassungzeitraumes.

M.-Info zur.

Sie können hier ein Hackerl setzten wenn Sie die Mitarbeiter-Information unterschrieben zurückerhalten haben.
im Menü Drucken können Sie einen Bericht Offene Mitarbeiterinformation erstellen, der Ihnen alle Überlassungen auflistet, wo dieses Hackerl fehlt.

Grund Ende

Sie können hier aus einer Liste den Grund für das Ende des Überlassungzeitraums auswählen.
Die Auswahlliste ist von Anwendern mit der Berechtigung Hilfsdaten zu bearbeiten unter:
Menü Hilfsdaten > Auswahl Allgemein > Grund Ende Überlassung-Zeitraum

Verrechnung

Meist bleibt das Datenblatt Verrechnungssätze leer. Es werden die Verrechnungssätze des Fensters Auftrag verwendet.

Nur falls für diesen Überlassung abweichende Verrechnungssätze vereinbart wurden wird das Datenblatt gefüllt. Das geschieht zB wenn ein Mitarbeiter die geforderte Leistung nur knapp oder nicht ganz erbringt und der Beschäftiger sein Verbleiben von einer Reduktion des Verrrechnungssatzes abhängig macht.

Register Arbeitszeit, Bewertung

Das Arbeitszeitmodell wird für neue Überlassungen vom Auftrag in Form einer Kopie übernommen.

Arbeits-Zeitmodell

Wählen Sie jenes Arbeitszeitmodell, das für diesen Überlassung zur Anwendung kommt.
Die Felder Schicht, Kunde/Mitarbeiter ,Wochentage , werden geöffnet.
Nach dem Auswählen, wird von StaffSupply je eine Zeile für den Kunden und eine Zeile für den Mitarbeiter. Bei Schichtmodellen werden 2 Zeilen je Schicht angelegt.
Danach wird die Arbeitszeit für jeden Wochentag festgelegt.

Klicken Sie mit dem Mauszeiger in der ersten Zeile in das Feld Mo.
Geben Sie für diesen Tag die Normalarbeitszeit ( ohne Pausen ) ein.

Kopie nächster Tag

Wenn die tägl. Normalarbeitszeit an allen Tagen gleich ist, können Sie mit der Schaltfläche Kopie nächster Tag, den soeben gemachten Eintrag auf die restlichen Tage kopieren.

Kopie nächste Zeile

Wenn die bisher erfasste tägl. Normalarbeitszeit auch für den Mitarbeiter gilt, können Sie die Werte von der ersten Zeile mit der Schaltfläche Kopie nächste Zeile kopieren.
Im Feld Woche wird die Wochenarbeitszeit basierend auf Normalstunden angezeigt.

Arbeitszeit drucken

Dieses Kontrollkästchen bestimmt, ob die Arbeitszeiten auf dem Ausdruck des Überlassunges (Mitarbeiterinformation oder Überlassung) über Access zu sehen sind oder nicht.
Wird der Überlassung über Word gedruckt hat dieses Feld keinen Einfluss.

Schwerarbeit

In diesem Rahmen legen Sie fest, ob und in welcher Form Schwerarbeit bei diesem Überlassung vorliegt.

keine
schwere körperl. Arbeit
Hitze oder Kälte
berufsbedingte Pflege
Schicht- o. Wechseldienst
MA noch nicht 35/40
wenn zwar von der Arbeit her die Voraussetzungen für Schwerarbeit gegeben wären, aber weibliche Mitarbeiterinnen jünger als 35 Jahre bzw männliche Mitarbeiter jünger als 40 Jahre sind

Mögliche Fehler bei der Neuanlage einer Überlassung

Der gewünschte Mitarbeiter wird in der Auswahlliste Mitarbeiter nicht gezeigt.

Überprüfen im Fenster Mitarbeiter, Teilbereichsfenster Info, ob der Staus des Mitarbeiters auf aktiv ist.

Der Beginn des Dienstverhältnisses darf nicht nach dem Überlassungbeginn sein.

Die Qualifikation die Sie im Fenster Mitarbeiter hinterlegt haben, ist nicht die gleiche wie im Überlassung.

Die Qualifikation die Sie im Fenster Auftrag hinterlegt haben, ist nicht die gleiche wie im Überlassung

Prüfen Sie ob es den Überlassung schon gibt.

Sie geben ein falsches Beginn Datum ein und möchten es hinterher richtig stellen

Wenn dieser Überlassung nicht mehr der erste Überlassung für diesen Mitarbeiter ist den Sie anlegen, wird von StaffSupply automatisch der vorige Überlassung mit dem letzen Wochentag beendet.

Zum Beispiel:

1. Überlassung oder voriger Überlassung 01.01. bis laufend (Überlassungende ist leer)

Neuer Überlassung Überlassungbeginn (Ihre Eingabe) 10.01

Der vorige Überlassung wird zu diesem Zeitpunkt mit 9.1. beendet.

Würden Sie jetzt merken das Sie statt den 10.1. den 11.1. eingeben wollten, müssen Sie den vorigen Überlassung (Feld Überlassungende) händisch von 9.1. auf 10.1. stellen.

Und im neuen Überlassung das gültig ab Datum auf 11.1. stellen.

Wenn Sie diese Änderungen nicht durchführen, kommt es zu Problemen bei der Mitarbeiterabrechnung.

Bearbeiten von Überlassungenn

Wenn Sie einen bestehenden Überlassung bearbeiten, und Sie möchten in den Fenstern Mitarbeiter, Kunde, Auftrag Daten prüfen, können Sie mit den dafür vorgesehenen Schaltflächen bequem in die entsprechenden Fenster, genau zu diesen Mitarbeiter, Kunden oder Auftrag wechseln. Sie ersparen sich so den Weg über das Hauptmenü und die Auswahl des Datensatzes.

Überlassungende eintragen:

Klicken Sie mit dem Mauszeiger in das Feld tats. Ende.
Schreiben Sie in dieses Feld jenes Datum, an den dieser Überlassung bzw. Überlassungzeitraum beendet wurde.

Nachtragen von Überlassungzeiträumen

Wenn ein Mitarbeiter schon einmal bei diesem Kunden und bei diesem Auftrag gearbeitet hat, ist es nicht notwendig einen neuen Überlassung für diesen Mitarbeiter anzulegen.
Klicken Sie mit dem Mauszeiger in die nächste freie Zeile des Feldes Beginn.
Schreiben Sie in dieses Feld jenes Datum an dem der Mitarbeiter neuerlich an diesen Kunden überlassen wird.
Die Felder Meldung bei und Meldung am ändern Sie gegebenenfalls auf die neuen Werte, um in die Mitarbeiterinformation die aktuellen Daten drucken zu können.
Sollte sich bei diesem neuen Überlassungzeitraum auch die Bezahlung erhöhen oder verringern, müssen Sie auch das gültig ab ändern.

Gültig ab ändern

Diese Vorgangsweise eignet sich nur bei gleich bleibender Bezahlung eines bestimmten Überlassunges bzw. Überlassungzeitraumes.
Es wird zumeist verwendet wenn der ursprüngliche Termin, aus welchen Gründen auch immer, sich nach vor oder zurück verschoben hat, und bereits ein Überlassung mit einem Gültig ab angelegt wurde.
Überlassungen oder Überlassungzeiträume dürfen nie außerhalb eines Dienstverhältnisses liegen.
Klicken Sie mit dem Mauszeiger auf das Symbol BLEISTIFT.
Schreiben Sie nun in das Feld auf, jenes Datum, an dem dieser Überlassung beginnt.
Klicken sie danach auf die Schaltfläche ändern.
Es wird nun im Feld Gültig ab das neue Datum gezeigt.

Die Bezahlung ab einen Bestimmten Zeitpunkt ändern

Dieser Vorgang wird benötigt wenn der Mitarbeiter in einem bestimmten Überlassung ist, in dem sich der KV-Lohn erhöht.

Klicken Sie in das Feld Gültig ab, markieren Sie mit gedrückter linker Maustaste das Datum und überschreiben Sie es mit dem neuen Gültigkeitsdatum. Danach betätigen Sie mit ENTER. Die Liste Zeitart ist nun leer.
Klicken Sie mit dem Mauszeiger auf das Symbol grünes Kreuz .
Die Liste Zeitarten wird nun neu geladen.
Legen Sie die neue Bezahlung für diesen Überlassung bzw. Überlassungzeitraum fest.
StaffSupply verwendet nun für die Mitarbeiterabrechnung bis zum neuen „gültig ab Datum“ die alte Bezahlung, und ab dem neuen „gültig ab Datum“ die neue Bezahlung.

Hinzufügen einer Zeitart in der Liste

Klicken Sie mit dem Mauszeiger in die nächste freie Zeile der Liste Zeitart.
Wählen Sie danach die gewünschte Zeitart aus, und legen Sie im Feld Bezahlung die Bezahlung fest.
Können Sie die gewünschte Zeitart in der Liste nicht finden, so müssen sie zuerst in Hilfsdaten > Personalverrechnung > Zeitart die neue Zeitart anlegen. Vergessen Sie nicht, nach dem Anlegen der Zeitart, diese in die Konfiguration der Buchungsliste aufzunehmen.

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