Termine und Aufgaben
Allgemein
In StaffSupply sind Fenster zum Verwalten ihrer Termine und Aufgaben vorhanden. Diese Fenster unterstützen vor allem Jobmanager wesentlich besser als dies Standardsoftware wie Microsoft Outlook oder die mit PDAs (Personal Digital Assistents wie Palm, Psion usw) gelieferte Software kann.
Begriffsdefinitionen
Termin
Die wesentliche Eigenschaft eines Termins ist, dass er an einem bestimmten Tag und in vielen Fällen auch zu einer bestimmten Uhrzeit statt findet. Einige Beispiele für Termine:
· Ein persönliches Gespräch (bei ihnen im Büro, im Büro des Kunden usw)
· Ein versprochener Anruf zB „ich werde sie morgen anrufen“ oder „ich gebe ihnen noch heute vor 15:00 Bescheid“
· Ein Termin, den sie für sich selbst planen zB am ersten Arbeitstag morgens anrufen, ob ihre Mitarbeiter eingetroffen sind
Aufgabe
Eine Aufgabe ist eine Arbeit, die sie zwischen ihren Terminen erledigen. Es kann sein, dass sie spätestens an einem bestimmten Tag erledigt sein muss. Sie werden aber im Regelfall schon vor diesem Tag daran arbeiten. Beispiele:
· Eine Rede oder Präsentation vorbereiten
· Ein Angebot ausarbeiten
· Sich Wissen über ein Thema aneignen durch nachfragen, nachlesen, nachdenken usw.
Priorität
Ein Kennzeichen für die Wichtigkeit oder Bedeutung einer Aufgabe.
Priorität A sind Aufgaben, die unter allen Umständen ausgeführt werden müssen. Ihre erfolgreiche Ausführung verspricht großen Nutzen (zB neuen Kunden mit großem Potential gewinnen) oder bei Nichtausführung droht schwerwiegender wirtschaftlicher Schaden (zB Verlust eines umsatzstarken Stammkunden). Maximal 25 % ihrer Aufgaben sollten sie mit A klassifizieren. Erfahrungsgemäß gibt es ca. 20 % von Tätigkeiten, die über 80 % des Erfolges bestimmen (Paretoprinzip). Priorität A sind diese Aufgaben.
Priorität B sind Aufgaben, die wohl wichtig sind, deren Nutzen oder Schaden deutlich geringer ausfällt. Etwa 40 bis 50 % ihrer Aufgaben sind Priorität B.
Priorität C sind Aufgaben, deren Nutzen oder Schaden gering ist. Dennoch gehören sie ausgeführt. Denn nutzlose Aufgaben (Priorität D) werden von vornherein nicht als Aufgabe eingetragen. Etwa 25 bis 35 % ihrer Aufgaben sollten sie als C klassifizieren.
Termine und Aufgaben
Klicken sie im Menü auf Verkauf > Termine und Aufgaben. Das Formular Termine und Aufgaben erscheint.
Beim Öffnen des Fensters wird von StaffSupply folgender Filter automatisch eingestellt:
· Nur Termine vom heutigen Tag
· Nur Termine des angemeldeten Anwenders (also nur ihre Termine)
· Nur Termine die noch nicht erledigt sind
Gezeigt wird das Register Termine als Datenblatt. Das ist eine Übersicht ihrer Termine.
Termine
Sehen wir uns den ersten Termin genauer an. Klicken sie auf die Schaltfläche Formular.
Im Feld Termin geben sie Text (max. 250 Zeichen) als Beschreibung des Termins ein. Häufig verwendetet Texte können sie aus der Liste auswählen. Dieses Feld muss vor dem Speichern ausgefüllt werden.
Im Feld Wer steht der Mitarbeiter. Das sind meist sie selbst, sie können aber auch Termine für Kollegen eintragen. Dieses Feld muss vor dem Speichern ausgefüllt werden.
Im Feld Datum steht der Tag des Termins. Dieses Feld muss vor dem Speichern ausgefüllt werden.
Die quadratische Schaltfläche rechts neben dem Feld Datum öffnet einen Kalender. Ist das Feld Datum noch leer zeigt er das heutige Datum. Sonst zeigt er das Datum aus dem Feld Datum. Sie können mit der Maus oder mit den Pfeiltasten (¬,,¯,®) zu einem anderen Datum wechseln. Zum Beispiel ist vom heutigen Datum ausgehend 3 mal die Taste ¯ das Datum von heute in drei Wochen. Mit der Taste Enter tragen sie das Datum ein und schließen den Kalender. Wenn sie nur den Kalender schließen möchten ohne das Datum zu verändern drücken sie die Taste Esc.
Ein Hackerl im Feld Erledigt (im Datenblatt Ok) bedeutet dieser Termin ist vollständig abgeschlossen.
Im Feld Anfangszeit geben sie wenn sinnvoll eine Uhrzeit ein (zB 07:45).
Im Feld Endzeit geben sie wenn sinnvoll eine Uhrzeit ein (zB 15:00).
Die Felder im Rahmen Betrifft werden je nach Zutreffen gefüllt oder bleiben leer.
Einen Ansprechpartner können sie erst nach Auswahl des Kunden wählen (davor ist die Liste leer).
Wenn sie die Felder Kunde, Ansprechpartner, Mitarbeiter füllen erscheint rechts jeweils ein Register mit den wichtigsten Daten (Adresse, Telefon usw).
Mit Klick auf die Schaltflächen Kunde öffnen sie das Fenster Kunde, und es wird jener Kunde darin gezeigt, den sie im Feld Kunde ausgewählt haben.
Mit Klick auf die Schaltfläche Ansprechpartner wird das Fenster Kunde geöffnet, zum Register Ansprechpartner geblättert und jener Ansprechpartner gezeigt, der im Feld in Termine und Aufgaben ausgewählt war.
Mit Klick auf die Schaltfläche Angebot wird das Fenster Angebot geöffnet.
Mit Klick auf die Schaltfläche Mitarbeiter wird das Fenster Mitarbeiter geöffnet.
Weiter...
Um das Ergebnis eines Termins festzuhalten klicken sie auf die Schaltfläche Weiter... (im Fußbereich des Fensters am unteren Rand). Das Fenster Ergebnis des Termins wird geöffnet.
Ergebnis
Klicken sie im Rahmen Ergebnis eines der Optionsfelder an:
· Nicht erreicht für Telefonate bei denen sie den Gesprächspartner (Kunde – Ansprechpartner, Mitarbeiter) nicht erreicht haben. Es wird nur im Protokoll mit Datum und Uhrzeit ihr Anruf vermerkt. Der Termin bleibt unverändert.
· Angebot wenn der Ansprechpartner ein Angebot wünscht. Wählen sie aus dem Kombinationsfeld eine der Einträge. Je nach Konfiguration wird üblicherweise ein Folgetermin für das telefonische Nachfassen und eine Aufgabe (das Erstellen des Angebotes) im rechten Teil des Fensters erscheinen.
· Auftrag hier wählen sie aus wie es mit dem Auftrag aussieht. In der Liste können Gründe warum es zu keinem Auftrag kommt sein. Weiters kann es Einträge wie Auftrag erhalten und / oder Auftrag läuft geben. In jedem Fall kommt im rechten Teil wieder die weitere Vorgangsweise.
· Sonstiges hier gibt es eine Liste von häufigen sonstigen Ergebnissen (zB kein weiterer Kommunikation erwünscht usw)
Im Feld Anmerkung können sie Text eingeben, der beim Memo des Termins am Ende hinzugefügt wird.
Folgetermin
Im Rahmen Folgetermin haben sie folgende Möglichkeiten:
Ein Punkt im Optionsfeld aktuellen Termin ändern bedeutet, dass als Folgetermin nicht ein neuer Datensatz angelegt wird, sondern der aktuelle Termin aktualisiert wird. Die Veränderungen werden im Protokoll festgehalten.
Ein Punkt im Optionsfeld neuen Termin anlegen bedeutet dass der Folgetermin als neuer Datensatz erstellt wird.
Im Feld Termin geben sie die Beschreibung des Termins ein. Die Felder Datum und der Kalender sind wie in Termin beschrieben zu gebrauchen. Das Feld Von entspricht Anfangszeit, das Feld Bis entspricht Endzeit.
Stellt sich beim Gespräch heraus, dass ein anderer Ansprechpartner zuständig ist oder in Zukunft sein wird, wählen sie ihn in anderer Ansprechpartner aus.
Folgeaufgabe
Im Rahmen Folgeaufgabe haben sie folgende Möglichkeiten:
Im Feld Aufgabe geben sie die Beschreibung des ein (zB Angebot erstellen, Auftragsschreiben faxen).
Im Feld Wer wählen sie aus wer die Aufgabe ausführen soll. Das kann bei einfachen Standardaufgaben (zB Firmenpräsentation zusenden) auch eine MitarbeiterIn aus dem Sekretariat sein.
Priorität sagt wie wichtig diese Aufgabe ist.
Falls die Aufgabe bis zu einem bestimmten Datum erledigt sein muss, geben sie in Fertig bis ein Datum ein. Sie können dazu auch den Kalender verwenden.
In genaue Beschreibung und Anmerkung halten sie fest wie die Aufgabe zu bearbeiten ist. Für ein Angebot zB halten sie die Qualifikationen und sonstige Wünsche fest.
Fußbereich
Zuletzt klicken sie auf OK. Folgetermin und / oder Folgeaufgabe werden eingetragen und das Fenster Ergebnis des Termins geschlossen.
Klick auf Abbrechen schließt nur das Fenster Ergebnis des Termins ohne dass im Termin etwas verändert wird.
Filter
Durch Klick auf die Schaltfläche Filter (links oben) öffnen sie ein Fenster für die Einstellung des Filters.
Filtern bedeutet es werden nur jene Termine bzw Aufgaben gezeigt, die allen Filterkriterien entsprechen. Die anderen werden nur vorläufig ausgeblendet.
Filter Termin
Filtern
Im oberen Teil sind 6 Rahmen Filter ... . 5 Rahmen haben Optionsfelder (mehrere kreisförmige Vertiefungen). Die gewünschte Option wird durch klicken bestimmt und durch einen Punkt dargestellt. Alle heißt immer, nach diesem Kriterium wird nicht gefiltert.
Sortieren
Im unteren Teil ist ein Rahmen Sortierung nach.
Wählen sie im Feld 1 nach welchem Feldinhalt sie sortieren möchten (zB Datum). Im Feld darunter w��hlen sie ob aufsteigend (kleinere Werte sind oben) oder absteigend (größere Werte sind oben) sortiert wird.
Es kann nun mehrere Zeilen mit dem gleichen Datum geben. Wählen sie im Feld 2 nach welchem Feldinhalt bei gleichen Werten in 1 sortiert werden soll (zB Anfang). Damit kommen zunächst die Termine ohne Anfangszeit und danach jene mit Anfangszeit in aufsteigender Reihenfolge.
Vielleicht gibt es auch mehrere Termine ohne Anfangszeit (oder mit gleicher Anfangszeit). Im Feld 3 wählen sie wie dann sortiert wird. Wählen sie zB das Feld Termin (die Beschreibung des Termins).
Sie erhalten ihre Termine damit chronologisch (nach Datum und Zeit) und innerhalb gleicher Einträgen in Datum und Anfangszeit alphabetisch sortiert.
OK, Abbrechen, Keine Filterung
Mit Klick auf OK schließen sie das Fenster Filter Termin und das Ergebnis der eingestellten Filterung wird im Fenster Termine und Aufgaben gezeigt.
Mit Klick auf Abbrechen schließen sie das Fenster Filter Termin ohne einer Änderung welche Daten gezeigt werden.
Mit Klick auf Keine Filterung werden in den 5 Rahmen Filterung ... die Optionsfelder auf alle gestellt. Im Rahmen Filter Sonstige werden alle Hackerl aus den Kontrollkästchen entfernt. Die Felder im Rahmen Sortierung nach werden nicht verändert.
Sie können nun entweder:
· Durch Klick auf OK alle Termine zeigen (das können sehr viele sein!) oder
· Neue Filterkriterien zusammenstellen und dann mit OK übernehmen.
Filter Aufgabe
Filtern
Im oberen Teil sind 3 Rahmen Filter ... . Alle 3 Rahmen haben Optionsfelder (mehrere kreisförmige Vertiefungen). Die gewünschte Option wird durch klicken bestimmt und durch einen Punkt dargestellt. Alle heißt immer, nach diesem Kriterium wird nicht gefiltert.
Sortieren
Im unteren Teil ist ein Rahmen Sortierung nach.
Wählen sie im Feld 1 nach welchem Feldinhalt sie sortieren möchten (zB Priorität). Im Feld darunter wählen sie ob aufsteigend (kleinere Werte sind oben) oder absteigend (größere Werte sind oben) sortiert wird.
Es kann nun mehrere Zeilen mit der gleichen Priorität geben. Wählen sie im Feld 2 nach welchem Feldinhalt bei gleichen Werten in 1 sortiert werden soll (zB Fertig bis und absteigend). Damit kommen zunächst die Aufgaben, die einen Endtermin haben und danach jene ohne Endtermin.
Vielleicht gibt es auch mehrere Aufgaben ohne Endtermin (oder mit gleichem Endtermin). Im Feld 3 wählen sie wie dann sortiert wird. Wählen sie zB das Feld Aufgabe (die Beschreibung der Aufgabe).
Sie erhalten ihre Termine damit nach Priorität (Wichtigkeit) und innerhalb gleicher Einträgen nach Dringlichkeit und alphabetisch sortiert.
OK, Abbrechen, Keine Filterung
Mit Klick auf OK schließen sie das Fenster Filter Aufgabe und das Ergebnis der eingestellten Filterung wird im Fenster Termine und Aufgaben gezeigt.
Mit Klick auf Abbrechen schließen sie das Fenster Filter Aufgabe ohne einer Änderung welche Daten gezeigt werden.
Mit Klick auf Keine Filterung werden in den 3 Rahmen Filterung ... die Optionsfelder auf alle gestellt. Die Felder im Rahmen Sortierung nach werden nicht verändert.
Sie können nun entweder:
· Durch Klick auf OK alle Aufgaben zeigen (das können sehr viele sein!) oder
· Neue Filterkriterien zusammenstellen und dann mit OK übernehmen.