Auftrag

In diesem Fenster verwalten sie Aufträge. Der Auftrag ist ein Vertrag zwischen Ihrer Firma als Überlasser und dem Kunden als Beschäftiger.

Der Auftrag ist Voraussetzung für das Erstellen von Überlassungen; diese sind Voraussetzung für die Zeiterfassung, und diese ist Voraussetzung für das Erstellen von Rechnungen und Mitarbeiter-Abrechnungen.

Öffnen

Klicken Sie mit dem Mauszeiger auf das Menü Verkauf.
Klicken Sie auf das Menüelement Auftrag und das Fenster Auftrag wird geöffnet.

Das Fenster Auftrag

Das Fenster ist eines der Standardfenster von StaffSupply. Falls Sie mit Aufbau und Funktionsweise von Standardfenstern nicht vertraut sind sollten Sie zuerst hier nachlesen!

Das Fenster ist nach dem Öffnen im Modus bearbeiten bestehender Aufträge.

Als Suchschlüssel wird von StaffSupply keine Auftragsnummer verwendet, sondern zuerst der Kunde gewählt und dann eine textuelle Bezeichnung.

Durch Anklicken der Registerschaltflächen Info, Qualifik./Verrechnungssatz, Arbeitszeit, Text Druck, Einsätze, Rechnungsmerkmal wechseln Sie zu den Fensterbereichen des Fensters Auftrag.

Fett bezeichnete Felder sind Muss-Felder und müssen unbedingt ausgefüllt werden, damit der Datensatz des Aufträge gespeichert werden kann. Alle anderen Felder können (zunächst einmal) leer gelassen werden.

Einen neuen Auftrag eingeben

Vorrausetzungen für einen neuen Auftrag

  • Der Beschäftiger muss im Fenster Kunde angelegt sein.
  • Im Fenster Kunde muss das Register KV gefüllt sein, da im Auftrag das Feld Kollektivvertrag ein Mussfeld ist und nur jene KVs ausgewählt werden können, die im Fenster Kunde auf dem Register KV eingetragen wurden.

Den neuen Auftrag anlegen

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche .
    Die Bezeichnungsfelder Kunde und Auftrag im Kopfteil ändert ihre Farbe auf schwarz, in der Titelzeile steht Auftrag {ungefiltert} - Neu.
  2. Wählen Sie im Kombinationsfeld Kunde den Beschäftiger aus der Liste.
  3. Geben Sie den Namen Ihres Auftrages in das Textfeld Auftrag ein, z. B. Baustelle Lindenweg 17
    Der Name dient dazu, mehrere Aufträge beim selben Kunden zu unterscheiden.
    Wenn es nur einen Auftrag geben wird (zB in Produktionsbetrieben für Arbeiter im Werk) dann können Sie einfach den Namen des Kunden auch als Name des Auftrags verwenden.
  4. Drücken Sie auf die Tabulatortaste
    StaffSupply schaut nach, wie viele Sektionen im Fenster Kunde eingetragen wurden; wenn nur eine Sektion zur Auswahl steht, wird diese vom Programm ins Feld Sektion eingetragen; falls mehrere Sektionen im Fenster Kunde hinterlegt wurden bleibt das Feld Sektion leer.
    Analog wie für Sektion wird auch für Fachgruppe und Kollektivvertrag gehandelt.
  5. Füllen Sie alle Muss-Felder (fette Bezeichnung). Die übrigen Felder können Sie jetzt oder später füllen.
  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche .
    Die Bezeichnungen der Felder Kunde und Auftrag im Kopfteil ändern sich nun wieder auf grün, d. h. die bisher erfassten Daten dieses Auftrags sind nun gespeichert.

Nun sind Ihnen über die Registerschaltflächen alle Fensterbereiche zugänglich.

Aufrufen vorhandener Aufträge

Wählen sie zuerst den Kunden und dann den Auftrag in den Kombinationsfeldern Kunde und Auftrag im Kopfteil des Fensters.

Tipp: Um die Suche in Kombinationsfeldern zu beschleunigen, tippen Sie in das Feld die ersten drei Buchstaben des gesuchten Begriffes. Der Cursor springt nun auf die erste Zeile in der Auswahlliste bei dem die ersten drei Buchstaben übereinstimmen, und unterlegt diesen schwarz. Ist dieser Eintrag schon der Gesuchte, bestätigen Sie mit der Taste ¿ (Eingabe, Enter) um die Felder mit seinen Daten zu füllen.

Steht im Schlüsselfeld noch nicht der gesuchte Eintrag, öffnen Sie mit Mausklick (oder der Taste F4) das Kombinationsfeld. Sie können nun den gewünschten Eintrag mit dem Mauszeiger anklicken.

Register Info

Sektion

Wenn im Fenster Kunde nur eine Sektion hinterlegt ist, wird diese automatisch ausgewählt.
Wenn im Fenster Kunde mehrere Sektionen eingetragen sind, müssen Sie für den Auftrag Eine davon auswählen.
Wenn die gewünschte Sektion fehlt wechseln Sie zum Fenster Kunde und tragen Sie auf dem Register KV die gewünschte Sektion ein.

Fachgruppe

Wenn im Fenster Kunde nur eine Fachgruppe hinterlegt ist, wird diese automatisch ausgewählt.
Wenn im Fenster Kunde mehrere Fachgruppen eingetragen sind, müssen Sie für den Auftrag Eine davon auswählen.
Wenn die gewünschte Fachgruppe fehlt wechseln Sie zum Fenster Kunde und tragen Sie auf dem Register KV die gewünschte Fachgruppe ein.

Kollektivvertrag

Wenn im Fenster Kunde nur ein Kollektivvertrag hinterlegt ist, wird dieser automatisch ausgewählt.
Wenn im Fenster Kunde mehrere Kollektivverträge eingetragen sind, müssen Sie für den Auftrag Einen davon auswählen.
Wenn der gewünschte Kollektivvertrag fehlt wechseln Sie zum Fenster Kunde und tragen Sie auf dem Register KV den gewünschten Kollektivvertrag ein.

Datum

Tragen Sie in das Feld Datum jenes Datum ein, an dem Sie den Auftrag erstellen. Dieses Datum ist wie das Datum auf einem Brief oder einer Rechnung.

Auftragsbeginn

Tragen Sie in das Feld Auftragsbeginn den ersten Arbeitstag dieses Auftrags ein.

Auftragsende

Wählen Sie aus, ob das Ende des Auftrag unbestimmt ist, oder ein ungefähres oder sogar genaues Datum im Feld am eingegeben wird.

am

Wenn Sie im Feld Auftragsende ungefähr oder genau gewählt haben, tragen Sie hier das Datum des Aufragsendes ein.
Bei Auswahl von unbestimmt bleibt dieses Feld leer.

Ausland

Bestimmt, ob eine steuerliche Begünstigung für Arbeiten im Ausland zur Anwendung kommen kann.
Zur Auswahl steht:

  • Inland | Ausland NICHT begünstigt
    Der Normalfall.
  • Ausland BIS 400 km begünstigt
    Diese Variante gibt es seit dem Jahr 2013 nicht mehr.
  • Ausland ÜBER 400 km begünstigt
    Dafür müssen folgende Vorrausetzungen zutreffen:
    • Entsendung von einer Betriebsstätte, die sich in der EU oder dem EWR oder der Schweiz befindet
    • der Einsatzort ist mehr als 400 Kilometer Luftlinie vom nächstgelegenen Punkt des österreichischen Staatsgebietes entfernt.
    • der Einsatzort ist KEINE Betriebsstätte des Arbeitskräfteüberlassers oder des Beschäftigers
    • Die Entsendung erfolgt ununterbrochen für einen Zeitraum von mindestens einem Monat.
    • Die Tätigkeit ist ihrer Natur nach nicht auf Dauer angelegt (zB Montage oder Baustelle, nicht aber Produktion oder Handel).
    • Die zu leistenden Arbeiten sind überwiegend unter erschwerenden Umständen zu leisten.
      Solche Umstände liegen vor, wenn die Arbeiten:
      • in erheblichem Maß zwangsläufig eine Verschmutzung des Arbeitnehmers oder seiner Kleidung bewirken,
      • oder im Vergleich zu den allgemein üblichen Arbeitsbedingungen eine außerordentliche Erschwernis darstellen,
      • oder infolge der schädlichen Einwirkung von gesundheitsgefährdenden Stoffen oder Strahlen, von Hitze, Kälte oder Nässe, von Gasen, Dämpfen, Säuren, Laugen, Staub, Erschütterungen oder infolge einer anderen Gefahr zwangsläufig eine Gefährdung von Leben, Gesundheit oder körperlicher Sicherheit des Arbeitnehmers mit sich bringen,
      • oder in einem Land erfolgen, in dem die Aufenthaltsbedingungen im Vergleich zum Inland eine außerordentliche Erschwernis darstellen,
      • oder in einer Region erfolgen, für die nachweislich zum Beginn der Tätigkeit oder während eines gesamten Kalendermonats der Tätigkeit eine erhöhte Sicherheitsgefährdung vorliegt (Kriegs- oder Terrorgefahr).

Regel für USt.

Zur Auswahl steht:

  • Inland
    Rechnung mit gesetzlicher uMsatzsteuer, derzeit 20 %.
  • Bau §19 Abs 1 UStG
    Bei bestimmten Bauleistungen fakturiert der Arbeitskräfteüberlasser mit 0 % Umsatzsteuer und überträgt die Pflicht zur Abfuhr der Umsatzsteuer an den Rechnungsempfänger.
  • Ausland §13b UStG
    Bei Rechnungsempfängern im Ausland wird ohne Umsatzsteuer fakturiert.

Währung

Fast immer können Sie den Standardwert "Euro" belassen.
Wenn nötig können Sie aber auch in einer Fremdwährung fakturieren.

USt %

Prozentsatz für Umsatzsteuer. Muß zur gewählten Regel für USt. passen.

Zahlungskondition

Wählen Sie im Kombinationsfeld eine Zahlungskondition aus.
Das Anlegen und Bearbeiten von Zahlungskonditionen wird hier beschrieben.

Standort

Wählen Sie den Standort aus, der diesen Auftrag (überwiegend) betreut.

Einsatzleiter

Welcher Einsatzleiter (Jobmanager, Kunden- und Mitarbeiterbetreuer) leitet diesen Auftrag. Änderungen in diesem Feld werden protokolliert, damit im Deckungsbeitrag auch frühere Einsatzleiter korrekt berücksichtigt werden.

Status

Wählen Sie auf folgenden Möglichkeiten:

  • Angebot
    Sehr selten verwendet. Es gibt die Möglichkeit, zunächst den Auftrag mit einem mehr werblich gehaltenen Text zu drucken. Erst in einem zweiten Schritt wird der Status auf Laufend geändert und mit einem Vertragstext gedruckt.
  • Laufend
    Während Mitarbeiter in Erfüllung dieses Auftrags beim Beschäftiger arbeiten.
  • Archiv
    Wenn der letzte noch offene Überlassungszeitraum durch Eingabe eines Datums ins Feld tatsächliches Ende im Fenster Überlassung geschlossen wird, dann ändert StaffSupply den Status auf Archiv.
    Für Aufträge mit Status Archiv kännen keine neuen Überlassungen erstellt werden.
    Aufträge mit Status Archiv werden zunächst nicht im Kopfteil von Auftrag zur Auswahl angeboten. Nur nach Aufheben des Standardfilters sind sie zu sehen.

Re.-Intervall

Wählen Sie aus, für welche Leistungszeiträume und wie häufig für diesen Auftrag eine Rechnung erstellt werden darf:

  • monatlich
    nur eine Rechnung pro Monat. Alle Fenster der Zeiterfassung sind dafür geeignet.
  • frei
    Datum von - bis, zB Revisionsarbeiten vom 28.3.2016 bis 8.4.2016. Meist in kombination mit täglicher Zeiterfassung.
  • wöchentlich/im Monat
    wöchentliche Rechnungen, aber zwei Rechnungen für Wochen, die durch den Monatswechsel geteilt werden. Dafür wöchentliche oder tägliche Zeiterfassung verwenden.
  • Monatshälften
    auch 14-tägig genannt. Das Monat wird zwischen Sonntag und Monatg in zwei möglichst gleich große Teile geteilt. Dafür wöchentliche oder tägliche Zeiterfassung verwenden.
  • laufend/im Monat
    Monatsrechnungen, aber auch Mehrere davon zulässig (zB wenn einzelne Stundenscheine verspätet abgegeben werden). Alle Fenster der Zeiterfassung sind dafür geeignet.

Diese Liste kann nicht nicht von Anwendern in den Hilfsdaten ergänzt werden.

Re.-Mitarbeiter

Zur Wahl stehen:

  • Alle Mitarbeiter in einer Rechnung
  • Gruppen von Mitarbeitern in einer Rech.
    ins Feld Anweisung Fakturierung eintragen, nachw elchen Kriterien die Mitarbeiter zu einer Rechnung zusammengefasst werden (zB Abteilung)
  • Je Mitarbeiter eine eigene Rechnung

Diese Liste kann nicht nicht von Anwendern in den Hilfsdaten ergänzt werden.

Re.-Merkmale

Rechnungs-Mermale sind vom Beschäftiger gewünschte Untergliederungen der Rechnung zB nach Kostenschlüssel, Projekten, Baustellen, Montageorten, Abteilungen, Maschinenschlüssel usw.
Zur Wahl stehen:

  • Keine Merkmale
  • Alle Merkmale in einer Rechnung
    Es wird nur eine Rechnung erstellt, in deren Aufgliederung die Zuordnung zu Merkmalen ersichtlich ist.
  • Gruppen von Merkmalen in einer Rech.
    ins Feld Anweisung Fakturierung eintragen, nach welchen Kriterien die Merkmale zu einer Rechnung zusammengefasst werden.
  • Je Merkmal eine eigene Rechnung

Diese Liste kann nicht nicht von Anwendern in den Hilfsdaten ergänzt werden.

Exemplare Rechnung

Wenn der Beschäftiger die Rechnung in mehrfacher Ausfertigung haben möchte geben Sie hier die Anzahl ein.

Exemplare Aufgliederung

Wenn der Beschäftiger die Aufgliederung der Rechnung in mehrfacher Ausfertigung haben möchte geben Sie hier die Anzahl ein.

Rechnungstyp

Ein Rechnungstyp ist ein immer gleich bleibender Text am Ende jeder Rechnung. Er kann auch die Bankverbindung enthalten. Wenn nötig lassen sich mehrere Rechnungstypen in den Hilfsdaten anlegen.

Export

Bei Verwendung des Moduls Schnittstelle Finanzbuchhaltung wird hier geregelt, ob die Rechnungen dieses Auftrags über die Schnittstelle exportiert werden sollen.

Überlassungsart

zu Handen

Um die Auftragsbestätigung an eine bestimmte Person zu richten, wählen Sie aus dem Kombinationsfeld einen Ansprechpartner aus der Liste, oder schreiben Sie einen neuen Ansprechpartner in das Feld.
Wir empfehlen den neuen Ansprechpartner ehest im Fenster Kunde auf Register Ansprechpartner nachzutragen.

Bestell-Nr

Im Feld Bestell-Nr können Sie eine Bestellnummer (wird auch Kostenstelle, Kostenschlüssel usw genannt) eintragen die bei Auftragsbestätigung und auf jeder Rechnung gedruckt werden.

Auftragstyp

Wenn Sie verschiedene Texte in Ihren Auftragsbestätigungen benötigen, weil Sie zum Beispiel Bau - und kaufmännisches Personal verleihen, wird in Abhängigkeit vom Auftragstyp der Standardtext der Auftragsbestätigung ausgewechselt.
Nähere Information zu Auftragstyp finden Sie im Menü Hilfsdaten.

Auftragsschreiben Einleitung (wird gedruckt)

Hier können Sie einen Einleitungstext für diese Auftragsbestätigung hinterlegen. Zum Beispiel: "wie telefonisch besprochen bieten wir ...."

Auftragsschreiben nach Verrechnungssätzen (w. gedruckt)

Hier können Sie beschreiben, was in den Verrechnungssätzen enthalten ist oder noch hinzukommt. Zum Beispiel: Fahrtkosten, Wegzeiten, Zulagen.

UID (nur wenn abweichend von UID Kunde)

Für den seltenen Fall, dass auf der Rechnung als Beschäftiger-UID eine andere UID gedruckt werden soll als jene, die im Fenster Kunde hinterlegt wurd, befüllen Sie dieses Feld

Betriebsratsumlage extern Modus für

Bei manchen Beschäftigern bekommt deren Betriebsrat auch von den Leiharbeitern Beiträge. Diese sind vom Arbeitskräfteüberlasser zu berechnen und vom Lohn einzubehalten. Dieser Vorgang wurde für einige Beschäftigerbetriebe durch Programmierung automatisiert. Als bezahlte Dienstleistung kann diese Liste um weitre Beschäftiger ergänzt werden.

Vertrag unterschrieben erhalten

Optional können Sie dieses Häckchen setzten, sowie der Beschäftiger den Auftrag unterschrieben hat.
Der Nutzen ist, dass im Menüband Drucken, Gruppe Offen, AÜV eine Liste der Aufträge mit fehlendem Hackerl (= noch nicht unterschreiben) gedruckt werden kann.

Register Qualifik./Verrechnungssatz

Die Anzahl bleibt meist auf 0. Am Ausdruck wird die 0 durch ein Leerzeichen erstzt.
Nur wenn vertraglich eine Mindestanzahl von Zeitartbeitern festgelegt werden soll, geben Sie eine Zahl größer 0 ein in das Feld Anzahl ein.
Im Feld Qualifikation wählen Sie aus der Auswahlliste eine bestimmte Qualifikation aus, z. B. Elektriker.
Für jede (weitere) Qualifikation verwenden Sie eine neue Zeile.

Im Feld Anmerkung können Sie zum Beispiel die Namen der Mitarbeiters oder erforderliche Eigenschaften wie Führerschein, Schweißzeugnis usw anführen.

Das Feld gültig ab wird bei der Neuanlage eines Auftrages automatisch aus dem Feld Auftragsbeginn Fensterbereich Allgemein, übernommen.

Alias

In seltenen fällen wünscht sich der Beschäftiger eine andere, spezielle Bezeichnung der Qualifikation.
Statt nun dafür eine Zeitart anzulegen, wechseln Sie besser in der oberen Hälte von Datenblatt zu Formular.
Nun befüllen Sie das Feld Alias mit der vom Beschäftiger gewünschten Bezeichnung.
Zum Beispiel ist die Qualifikation Schlosser, der Kunde wünscht sich als Bezeichnung Facharbeiter mit LAP

Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
Klicken Sie anschließend auf das Kästchen neben gültig ab (+!)
Es wird nun die Liste Zeitart mit Zeitarten automatisch gefüllt.
Geben Sie nun den Preis (Verrechnungssatz) für die Normalarbeit ein.
Die Zuschläge für Überstunden werden automatisch von StaffSupply errechnet, wenn in Spalte Aufschl.% ein Wert größer 0,000 steht.
Wenn dieser Wert im Einzelfall verändert werden muss, überschreiben Sie einfach.
Sollten Sie zusätzlich Zeitarten benötigen, können diese aus dem Listenfeld ausgewählt werden.

Mit welchen Zeitarten die Liste gefüllt wird, können Sie definieren.
Weitere Informationen zum Thema Zeitarten automatisch füllen erhalten Sie im Menü Hilfsdaten > Listen-füllen.
Zeitarten die Sie nicht benötigen, entfernen Sie durch markieren, und drücken der Taste Entf.

Stellen Sie sich mit dem Mauszeiger in das graue Kästchen links neben der Zeitart die Sie löschen möchten.
Klicken Sie mit der linken Maustaste, die Zeile ist nun markiert.
Mit der Taste Entf kann die Zeile gelöscht werden.
.

Haben Sie bei einem Auftrag mehrere Qualifikationen, gehen Sie wie zuvor beschrieben vor.

Es ist nicht möglich, im Fenster Auftrag für eine Qualifikation unterschiedliche Verrechnungssätze anzulegen.
Wenn Sie also für einen von mehreren Schlossern bei einem Auftrag einen höheren oder niedrigeren Preis haben, geben Sie diesen im Fenster Überlassung ein.

Aufschlag %

Im Menüband Hilfsdaten, Gruppe Hilfsdaten, Untermenü Listen füllen, Auftrags-Zeitarten hinterlegen Sie, welche Zeitarten für ein neues Gültig ab verwendet werden.
Bei Überstunden geben Sie in Spalte Aufschlag % ein, wie aus dem Preis der Normalarbeit der Preis für Überstunden üblicherweise berechnet wird.
Zum Beispiel 33 Prozent für Überstundenzuschlag 50 % oder 166 % für Überstunde 100 %.
Im Fenster Auftrag können die prozentuellen Aufschläge noch geändert werden.

Wechseln Sie nun durch anklicken der Schaltfläche Arbeitszeit. auf die Registerseite Arbeitszeit

Register Arbeitszeit

Die Eingabe der Arbeitszeit auf diesem Register hat 2 mögliche Auswirkungen:

  • Wenn Sie einen neuen Überlassung zu diesem Auftrag erstellen werden diese Arbeitzeiten in den neuen Überlassung kopiert. Das erspart Ihnen, in jedem Überlassung immer wieder Arbeitszeiten zu definieren.
  • Wenn Sie möchten werden diese Arbeitszeiten auf dem Ausdruck des Auftrags (Auftragsbestätigung) zu sehen sein.

Ungenaue Angaben bei der Definition der Arbeitszeit führen zu großem Mehraufwand in der Zeiterfassung!

Arbeits-Zeitmodell

Wählen Sie jenes Arbeitszeitmodell, das für diesen Auftrag zur Anwendung kommt.
Die Felder Schicht, Kunde/Mitarbeiter ,Wochentage , werden geöffnet.
Nach dem Auswählen, wird von StaffSupply je eine Zeile für den Kunden und eine Zeile für den Mitarbeiter. Bei Schichtmodellen werden 2 Zeilen je Schicht angelegt.
Danach wird die Arbeitszeit für jeden Wochentag festgelegt.

Klicken Sie mit dem Mauszeiger in der ersten Zeile in das Feld Mo.
Geben Sie für diesen Tag die Normalarbeitszeit ( ohne Pausen ) ein.

Kopie nächster Tag

Wenn die tägl. Normalarbeitszeit an allen Tagen gleich ist, können Sie mit der Schaltfläche Kopie nächster Tag, den soeben gemachten Eintrag auf die restlichen Tage kopieren.

Kopie nächste Zeile

Wenn die bisher erfasste tägl. Normalarbeitszeit auch für den Mitarbeiter gilt, können Sie die Werte von der ersten Zeile mit der Schaltfläche Kopie nächste Zeile kopieren.
Im Feld Woche wird die Wochenarbeitszeit basierend auf Normalstunden angezeigt.

Arbeitszeit drucken

Dieses Kontrollkästchen bestimmt, ob die Arbeitszeiten auf dem Ausdruck des Auftrages über Access zu sehen sind oder nicht. Wird der Auftrag über Word gedruckt hat dieses Feld keinen Einfluss.

die maximale Normalarbeitszeit, nach der Überstunden fakturiert werden, gilt

Wählen Sie hier aus, welcher Modus verwendet wird, um zu bestimmen, ab welchem Ausmaß an Stunden Überstunden fakturiert werden.
Im Auslieferungszustand enthält StaffSupply zwei Möglichkeiten:
Maximale Normalstunden je Tag
Maximale Normalstunden je Woche

Arbeitszeit

Im Rahmen Arbeitszeit kann der Beginn und das Ende der tägl. Normalarbeitszeit und der Pausen hinterlegt werden, um Sie später auf die Auftragsbestätigung zu drucken.
StaffSupply wird mit diesen Werten nicht rechnen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern

Sie können nun die Auftragsbestätigung in der Vorschau prüfen indem Sie auf die Schaltfläche Vorschau klicken.
Sie können nun die Auftragsbestätigung drucken indem Sie auf die Schaltfläche drucken klicken.

Rechnungsanschrift

Im Bereich Rechnungsanschrift wird von StaffSupply die Anschrift, die im Fenster Kunde steht, hierher kopiert.
Sollten Sie für diesen Auftrag eine andere Rechnungsanschrift als die gezeigte benötigen, überschreiben Sie diese Felder.
Diese Anforderung stellt sich zumeist im Bereich Bau, wenn man an eine Arge überlässt: die Rechnung geht aber an den federführenden Konzern.

Standard für neue Überlassungen

Im Bereich Standard für neue Überlassungen wird der Ort der Baustelle und der Auftragsbeginn festgehalten.
Diese Felder werden auch bei der Erstellung einer Überlassungsmitteilung verwendet.

Register Überlassungen

Bereich Einsätze: Zeigt alle Mitarbeiter mit Ihrer Qualifikation die bei diesem Auftrag arbeiten oder gearbeitet haben.
Bereich Überlassung-Zeitraum: In Abhängigkeit, welcher Mitarbeiter von Ihnen im Bereich Einsätze ausgewählt wurde, wird hier der Beginn und das Ende der Überlassung gezeigt.

Register Rechnungsmerkmal

Aufträge bearbeiten

Schaltfläche Filter

Wenn Sie das Fenster Auftrag öffnen, ist folgender Standardwert eingestellt:

Angemeldeter Anwender, dessen laufende Aufträge.
Diese Filterung hat den Vorteil, das Sie nur aus wenigen Daten den richtigen Datensatz auswählen
müssen.
Anwender die nicht als Jobmanager bei einem Auftrag eingetragen sind, zum Beispiel Lohnverrechner, können nach dem öffnen des Fensters Auftrag keine Aufträge auswählen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter, und wählen Sie aus den angebotenen Möglichkeiten Ihre gewünschte Filterung aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK..
Sie können nun die gefilterten Aufträge bearbeiten, wenn Sie die Berechtigung „Fremde Daten bearbeiten“ besitzen. Nähere Informationen zu Berechtigungen finden Sie im Menü Hilfsdaten >Anwender>.

Stellen Sie den Mauszeiger auf den jenen Kunden, der der diesen Auftrag erteilt hat. Der Kunde ist nun schwarz hinterlegt.
Durch anklicken des Kunden wird der Auftrag geladen.
Sollte ein Kunde mehrere Aufträge haben, so wählen Sie aus der Liste den gewünschten aus.

Tipp: Um die Suche nach bereits angelegten Aufträgen zu beschleunigen, tippen Sie in das Feld Kunde die ersten drei Buchstaben des Kundennamens des gesuchten Kunden. Ist dieser Kunde schon der Gesuchte, bestätigen Sie mit ¿ um die Felder mit seinen Daten zu füllen
Ist der Erste vom Cursor angesprungene Kunde noch nicht der gesuchte, öffnen Sie das Kombinationsfeld durch Klick mit der Maustaste. Die Auswahlliste öffnet sich. Sie können nun den gewünschten Kunden mit dem Mauszeiger anklicken, und in das Feld Kunde holen. Bestätigen Sie mit ¿. Die Felder werden nun mit den Daten des Kunden gefüllt

In welcher Filterung Sie sich gerade befinden, sehen Sie im blauen Titelbalken dieses Fensters.

Ändern der Auftragsbezeichnung

Klicken Sie auf die Schaltfläche Key ändern.
Das Bezeichnungsfeld Auftrag ändert seine Farbe auf Schwarz.
Überschreiben Sie den Text .im Bezeichnungsfeld Auftrag.
Wenn Sie den Vorgang abbrechen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Abbrechen.
Die Bezeichnung ändert sich wieder auf den ursprünglichen Text.
Klicken Sie nach der Änderung auf die Schaltfläche Speichern.
Der Auftrag hat nun einen neuen Namen.

Auftrag Löschen

Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. Der Auftrag wird gelöscht.
Wenn es aber schon einen Überlassung zu diesem Auftrag gibt kann der Auftrag nicht mehr gelöscht werden.

Ändern im Feld Auftragsbeginn

Diese Änderung hat nur Auswirkung auf den Druck der Auftragsbestätigung. Nicht aber auf die Fakturierung.

Zahlungskondition ändern:
Wenn Sie hier die Zahlungskondition ändern, betrifft es nur diesen Auftrag.
Nicht jedoch die Zahlungskondition des Kunden.
Wenn es schon erstellte Rechnungen zu diesem Auftrag gibt, so bleiben in den bereits erstellten Rechnungen die ursprüngliche Zahlungskondition erhalten.
Erst in den nach der Änderung erstellten Rechnungen wird diese Zahlungskondition berücksichtigt.
Dem zur Folge sind auf der OP Liste die vor der Änderung erstellten Rechnungen noch mit dem ursprünglichen Zahlungsziel enthalten.
Wenn auch für diese Rechnungen die Änderung der Zahlungskondition durchgezogen werden soll, kann das nur im Menü Rechnung erfolgen.

Kostenstelle ändern

Wenn Sie diesen Auftrag einer anderen Kostenstelle zuordnen nachdem ein Überlassung angelegt wurde, führt dies zu Problemen in der Berechnung des Deckungsbeitrages.

Löschen der Qualifikation

Klicken Sie mit dem Mauszeiger in das graue Kästchen mit dem Bleistift.
Die Zeile ist nun markiert.
Mit der Taste „Entf“ können Sie die Zeile nun löschen.
Führen Sie diese Aktion nur aus, wenn es noch keinen Überlassung zu diesem Auftrag gibt.

Ändern der Qualifikation

Ist nur möglich, wenn es noch keinen Überlassung zu diesem Auftrag gibt
Der Verrechnungssatz muss danach wieder eingegeben werden.

Ändern des Verrechnungssatzes

Wenn es noch keine Rechnung zu diesem Auftrag gibt kann der VS direkt in der Zeile für die Normalarbeit geändert werden.
Möchten Sie hingegen den Vs wegen Preiserhöhung oder -Reduktion ab einem bestimmten Datum ändern, gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Symbol Bleistift und Rufzeichen.
Im Fenster Gültig ab ändern/kopieren geben Sie im Feld auf das Datum der Änderung ein,
im Feld in Kopie wählen Sie Zahlen erhöhen,
im Feld um geben Sie ein, um wie viele Prozent die Preise erhöht werden (zB 4,55),
im Feld runden auf geben Sie an, wie viele Nachkommastellen der neue Preis haben soll (meist 2 oder 3).
Für Rechnungen die ab diesem Datum erstellt werden, wird nun der neue VS genommen.
Je nachdem ob Sie Ihre Stundenscheine täglich, wöchentlich oder monatlich erfassen, muss das neue Datum mit dem Beginn einer Woche mit dem Beginn eines Monats im Einklang stehen.
Lediglich bei der täglichen Zeiterfassung kann dieses Datum auch während einer Woche sein.

Auch wenn sich der VS nur einer Zeitart ändert, muss ein neues gültig ab angelegt werden.
Da immer das aktuelle gültig ab gezeigt wird, wird empfohlen andere Zeitarten die keiner Änderung bedurften, in das neue gültig ab aufzunehmen.

Gültig ab ändern

Wurden noch keine Stundenscheine erfasst ist eine Änderung unkritisch.
Klicken Sie mit der Maus auf das Symbol Bleistift und Rufzeichen neben dem gültig ab Datum.
Im Fenster Gültig ab ändern/kopieren geben Sie im Feld auf das Datum der Änderung ein,
die restlichen Felder bleiben unbearbeitet.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ändern“.
Das neue Datum steht nun im Feld gültig ab.
Wurden bereits Stundenscheine erfasst, darf das neue gültig ab Datum keinesfalls hinter dem Datum des erfassten Stundenscheines liegen.

Zum Beispiel:

In der Zeiterfassung wurde bereits ein Stundenschein mit 8 Stunden Normalarbeit vom 1.1.erfasst.

Wenn Sie nun das gültig ab Datum im Auftrag auf 5.1. ändern, bedeutet dies, dass bei der Fakturierung nur die Stunden ab 5.1. fakturiert werden. Alle Stunden zuvor würden herausfallen.

Arbeitszeitmodell ändern

Wenn Sie ein bereits festgelegtes Arbeitszeitmodell ändern, und es wurden schon Stundenscheine erfasst, so müssen Sie in der Zeiterfassung die Stunden neu aufteilen.

Mögliche Probleme bei der Erstellung eines Auftrages

Beim Schreiben in das Schlüsselfeld Kunde kommt die Meldung: Der von Ihnen eingegebene kein Text ist kein Element der Liste:

Klicken Sie zuerst auf die Schaltfläche neu.

Sie können keine Interessensvertretung oder keine Fachgruppe oder einen Kollektivvertrag auswählen:

Wechseln Sie zum Fenster Kunde > KVs Qualif. und prüfen Sie ob diese Felder mit den gewünschten Einträgen gefüllt sind.

Sie können die gewünschte Zahlungskondition nicht auswählen:

Wechseln Sie in das Menü Hilfsdaten > Auswahl allgemein > Kondition, ergänzen diese Liste mit der gewünschten Zahlungskondition. Schließen Sie dieses Fenster wechseln Sie zum Fenster Kunde Adresse, wählen Sie dort die gewünschte Zahlungskondition aus der Liste aus.
Wechseln Sie zum Fenster Angebot/Auftrag, wählen Sie jetzt die gewünschte Zahlungskondition aus der Liste aus.

Sie können die gewünschte Kostenstelle nicht aus der Liste auswählen.

Wechseln Sie in das Menü Hilfsdaten > Konfiguration > Kostenstelle, ergänzen diese Liste mit der gewünschten Kostenstelle.
Wechseln Sie zum Fenster Angebot/Auftrag wählen Sie die gewünschte Kostenstelle aus der Liste aus.

Sie können den gewünschten Jobmanager nicht aus der Liste auswählen:

Wechseln Sie zum Menü Hilfsdaten >Konfiguration > Anwender und tragen Sie den Jobmanager dort ein.

In der Liste Qualifikation wird die gewünschte Qualifikation nicht gezeigt:

Wechseln Sie zum Menü Hilfsdaten > Auswahl allgemein > Qualifikation, ergänzen Sie die Liste um die gewünschte Qualifikation.
Kehren Sie zurück zum Fenster Angebot/Auftrag >Qualif.VS und wählen Sie die gewünschte Qualifikation aus der Liste aus.

Eine benötigte Zeitart wird in der Zeitarten Liste nicht gezeigt.

Klicken Sie mit dem Mauszeiger in die nächste freie Zeile, wählen sie die gesuchte Zeitart aus der Liste aus. Wird die gesuchte Zeitart nicht gezeigt, wechseln Sie zum Menü Hilfsdaten > Personalverrechnung > Zeitart und ergänzen Sie die Liste der Zeitarten um die gewünschte Zeitart. Danach wechseln Sie zum Men�� Hilfsdaten > Buchung > Zeitart , um zu definieren, wie diese Zeitart verbucht wird.
Kehren Sie zurück zum Fenster Angebot/Auftrag > Qualifik.VS und wählen Sie aus der Liste der Zeitarten die gewünschte aus.

Das Kombinationsfeld zu Handen zeigt keinen Ansprechpartner.

Wechseln Sie zum Fenster Kunde Ansprechpartner. Tragen Sie den gewünschten Ansprechpartner nach.. Kehren Sie zurück zum Fenster Angebot/Auftrag > Text Druck und wählen Sie den gewünschten Ansprechpartner aus der Liste aus.

Aufträge (Alle, Archiv, Angebot) werden nicht gefunden

Klicken Sie auf das Menüelement Auftrag und auf die Schaltfläche Filter. Das Fenster Filter Auftrag wird geöffnet. Wählen Sie die Kostenstelle und den Auftragsstatus (z.B. Alle; Archiv; Anbot) aus und klicken Sie auf Ok. Das Kombinationsfeld Kunde wird geöffnet.

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