Akontos/Bar/Banküberweisungen
Akontos / Barauszahlungen / Banküberweisungen
Zuerst sind die Felder Kostenstelle, Jahr und Monat auszufüllen.
Register „Akontos“
Dieses Register dient zur Erfassung von Akontolisten. Im Feld „Belegdatum“ ist ein bereits vorhandenes Datum auszuwählen oder ein neues Datum anzulegen.
Wenn ein vorhandenes Datum gewählt wird, werden auf der rechten Seite alle vorhandenen Akontos für dieses Datum angezeigt. Für ein neu angelegtes Datum ist die Liste natürlich leer.
Es können nun weitere Akontos eingegeben werden.
In der Spalte Mitarbeiter können nur solche Mitarbeiter gewählt werden, die im entsprechenden Zeitraum ein Dienstverhältnis mit der gewählten Kostenstelle hatten.
Weiters sind die Spalten „Betrag“, „Zahlungsart“ und „DV“ anzugeben.
Die Spalte Zahlungsartist auf Barzahlung voreingestellt. Sollte das nicht zutreffen, ist ein anderer Eintrag aus der Liste zu wählen.
In der Spalte DV (Dienstverhältnis) wird der Schlüssel des zugrunde liegenden DVs angezeigt. Gibt es nur ein mögliches DV für diesen Mitarbeiter und Zeitraum, wird dieses automatisch eingetragen. Sonst wird eine Aufforderung angezeigt, das richtige DV auszuwählen und in der Spalte klappt eine Liste auf. Hier werden dann Eintrittsdatum sowie, wenn vorhanden, Austrittsdatum der vorhandenen Dienstverhältnisse angezeigt.
ACHTUNG:
Als Monat, Jahr und Datum der Zahlung werden die in den entsprechenden Feldern ausgewählten Werte übernommen.
Sollte das Fenster „Mitarbeiter“ zur Erfassung der Akontos verwendet werden, so ist dort zu beachten, dass der Zahlungsgrund auf „Akonto“ lautet. Das jüngste DV ist vorselektiert. Hier ist auf jeden Fall zu beachten, dass das richtige DV eingetragen wird.
Register „Barzahlungen“
Auf diesem Register werden die Abrechnungen jener Mitarbeiter angezeigt, die bar ausbezahlt werden (siehe Fenster „Mitarbeiter“, Register „Sonstiges“, Option „Auszahlung Lohn/Gehalt“). Auch hier ist es notwendig, zuerst Kostenstelle, Jahr und Monat anzugeben. Weiters lässt sich nach bestimmten Kriterien filtern: „Ausbezahlt“, „nicht ausbezahlt“ (enthält auch Mitarbeiter mit Auszahlungssperre), Abrechnungen die einen negativen Betrag ergeben sowie Mitarbeiter mit Auszahlungssperre (siehe weiter unten).
In der Liste kann nur die Spalte Auszahlungsdatum geändert werden. Dies sollte auch bei Auszahlungen im Interesse einer korrekten Datenauswertung geschehen.
Auszahlungssperren sind im Fenster „Mitarbeiter“, Register „Sonstiges“ einzutragen oder zu löschen. Weiters kann dort eine kurze Begründung für die Sperre angegeben werden, die hier in der Spalte „Anmerkung“ angezeigt wird.
Register „Überweisungen“
Dieses Register funktioniert wie das oben beschriebene Register „Barzahlungen“. Allerdings werden hier die Abrechnungen jener Mitarbeiter angezeigt, die auf Banküberweisung eingestellt sind. Weiters wird eine Spalte mit der Nummer der MBS-Datei angezeigt, in die die Überweisungen exportiert wurden. Diese Liste ist nur zur Ansicht, es lassen sich keine Daten verändern, da diese von anderen Funktionalitäten generiert werden (s. Abrechnung, MBS).