Zeiterfassung Tag

Allgemein

Die Zeiterfassung dient dem Eingeben von Stundenscheinen in StaffSupply. Die Erfassung der Stundenscheine ist Voraussetzung um Kundenrechnungen und Mitarbeiterabrechnungen erstellten zu können.
Tageweise Eingabe ist sinnvoll für:

  • Zeitarten wie Urlaubsentgelt, Krankenentgelt und dergleichen, weil nachvollziehbar ist, an welchem Tag genau diese Zeitart angefallen ist.

  • Gearbeitete Zeiten bei sehr häufigem Überlassungwechsel

  • Gearbeitete Zeitarten wenn nur unregelmäßig Teilzeit gearbeitet wird.

Voraussetzungen

Bevor sie mit der Eingabe der Stundenscheine beginnen können müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein.

  1. Der Auftrag muss vollständig erfasst sein.

  2. Der Mitarbeiter und seine Dienstverhältnisse (Eintritt und allenfalls Austritt) müssen erfasst sein.

  3. Die Einsätze und Überlassungzeiträume müssen richtig und vollständig erfasst sein, ebenso die Arbeitszeit im Fenster Überlassung.

Öffnen des Fensters

Klicken sie im Menü auf Verrechnung > Zeiterfassung Tag. Folgendes Fenster erscheint:

Monat, Jahr und Mitarbeiter auswählen

Wenn das Fenster geöffnet wird, steht im Kopf bis zum 10. des Monats das Vormonat, danach das aktuelle Monat, und das jeweilige Jahr. Mit den Schaltflächen links und rechts neben dem Monat können sie je ein Monat vor oder zurück wechseln. Wählen Sie als Erstes Monat und Jahr.

Als Zweites wählen sie nun den Mitarbeiter aus, für den sie Stundenscheine eingeben möchte. In der Liste sind nur Mitarbeiter mit Einsätzen im angezeigten Monat enthalten.

Stundenscheine eingeben

Kunde, Auftrag, Überlassung (Qual)

Wenn es für diesen Mitarbeiter im gewählten Monat nur einen Kunden, Auftrag oder Überlassung gibt wird dieser von StaffSupply gewählt.
Gibt es mehrere Kunden, Aufträge oder Einsätze für diesen Mitarbeiter im gewählten Monat bleiben die Felder leer. Sie müssen selbst die Liste aufklappen und eine Zeile auswählen. Bearbeiten Sie die Felder in der Reihenfolge Kunde > Auftrag > Überlassung.

Datum

Wenn Sie einen Mitarbeiter zum ersten Mal in einem Monat aufrufen ist die Liste leer. Geben Sie einfach ein Datum ein.
Jeder Tag, für den Sie schon Zeitarten eingegeben haben erscheint danach in der Auswahlliste und kann durch Anklicken ausgewählt werden.

DV

Nach Auswahl eines Tages wird hier Eintrittsdatum und wenn vorhanden Austrittsdatum und Austrittgrund des zugehörigen Dienstverhältnisses angezeigt.

Auftrag (Kunden-Stunden)

In der Liste darunter werden jene Zeitarten gezeigt, die im Auftrag für diese Qualifikation angelegt wurden. Falls eine Zeitart fehlt ist diese im Auftrag zu ergänzen.
Nur diese Zeitarten können für das Fakturieren verwendet werden. Daher ist eine Eingabe in der Spalte Kunde M(enge) auch nur für diese Zeitarten sinnvoll.

Überlassung (Mitarbeiter-Stunden)

In der Liste darunter werden jene Zeitarten gezeigt, die im Überlassung für diesen Mitarbeiter angelegt wurden. Falls eine Zeitart fehlt ist diese im Überlassung zu ergänzen.
Nur diese Zeitarten können für die Mitarbeiter-Abrechnung verwendet werden. Daher ist eine Eingabe in der Spalte Mitarbeiter (Menge) auch nur für diese Zeitarten sinnvoll.

Stundenschein

Wenn Stundenschein fortlaufende Nummern haben kann hier diese Nummer eingetragen werden. Sonst bleibt das Feld leer.

Schicht | Woche

Wenn im Überlassung als Arbeitszeitmodell Normal gewählt wurde wird dieses Feld deaktiviert und automatisch mit Normal gefüllt.
Wenn im Überlassung ein anders Arbeitszeitmodell gewählt wurde wird dieses Feld aktiviert (weißer Hintergrund). Sie müssen einen Eintrag aus der Liste für diese Kalenderwoche wählen

Arbeitszeit

Im Feld Arbeitszeit können Sie die Arbeitszeit und Pausen eingeben.
Mehr darüber finden Sie hier.

Zu Kunde, Auftrag, Überlassung, Mitarbeiter wechseln

Links oben sind 3 Schaltflächen, mit denen sie rasch in die Formulare Kunde, Auftrag oder Überlassung wechseln können. Der Inhalt in Mitarbeiter und Kunde/Auftrag bestimmt, wohin gewechselt wird.

Zum Formular des ausgewählten Mitarbeiters können Sie mit der Schaltfläche Mitarbeiter, welche neben dem ausgewählten Mitarbeiter angezeigt wird, wechseln.

Register Übersicht

Schwerarbeit

In diesem Rahmen legen Sie fest, ob und in welcher Form Schwerarbeit in diesem Monat (überwiegend) vorliegt.

  • keine
  • schwere körperl. Arbeit
  • Hitze oder Kälte
  • berufsbedingte Pflege
  • Schicht- o. Wechseldienst
  • MA noch nicht 35/40
    wenn weibliche Mitarbeiterinnen jünger als 35 Jahre bzw männliche Mitarbeiter jünger als 40 Jahre sind. Auch dann, wenn von der Arbeit her die Voraussetzungen für Schwerarbeit gegeben wären.
    Diese Option wird - wenn zutreffend - von StaffSupply automatisch gesetzt.

Register Aufwendungen/SZ

In diesem Register können Sie:

  • Nebenkosten für einen bestimmten Kunden & Auftrag erfassen.

  • Urlaubsersatzleistung und Sonderzahlung (UZ, WR) für den Mitarbeiter manuell eintragen.
    Details dazu finden Sie hier.

Nebenkosten

Die hier eingegebenen Nebenkosten werden beim Deckungsbeitrag berücksichtigt. Nebenkosten können sein: Nächtigungsgelder, die der Überlasser stellt, Gutschriften,...

Sonderzahlungen

StaffSupply rechnet die anteiligen Sonderzahlungen der Mitarbeiterabrechnung automatisch. Möchten Sie jedoch Sonderzahlungen manuell eintragen, so haben Sie in diesem Register die Möglichkeit Weihnachtsremuneration, Urlaubszuschuss und Urlausersatzleistung festzulegen.

So gehen Sie vor: Wählen Sie zuerst den Zahlungstyp, danach den Zahlungsteil Allgemein oder Sonderzahlung. Tragen Sie den gewünschten Betrag, den Zeitraum und die Tage für diese Sonderzahlung ein.

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