Rechnung erstellen

In diesem Fenster wird fakturiert. Hier erstellen Sie Rechnungen, die an ihre Kunden gehen.

Anmerkung:
Wie Sie ein Rechnungsjournal (eine Liste aller Rechungen eines Monats) erstellen finden Sie hier.

Öffnen

Klicken Sie mit dem Mauszeiger auf das Menü Verrechnung.
Klicken Sie auf das Menüelement Kunden-Rechnung erstellen und das Fenster wird geöffnet.

Das Fenster Rechnung erstellen

Im Kopfteil des Fensters wählen Sie aus, für welche Standorte (nur eine oder alle) Sie fakturieren möchten,
und welcher Leistungszeitraum (Monat und Jahr) bearbeitet werden soll.

Weiters stellen Sie ein, welches Rechnungsdatum die neuen Rechnungen erhalten.

Wenn das Fenster geöffnet wird steht im Kopfteil:

  • Standort: {Alle Standorte}
    Sie können natürlich einen Standort aus der Liste wählen.
  • Monat: bis zum 12. das Vormonat, danach das aktuelle Monat
    Sie können natürlich auch einen anderen Monat auswählen
  • Jahr: das zum Monat passende Jahr
    Das ist meist das aktuelle Jahr. Nur wenn als Monat ein Monat nach dem aktuellen Monat gewählt wird (zB November im Mai) das Vorjahr)
    Sie können natürlich auch ein anderes Jahr in das Feld schreiben.
  • Rechnungsdatum: hier steht entweder das Tagesdatum oder der Monatsletzte des Leistungszeitraumes.
    Welche Variante Sie bevorzugen stellen Sie im Fenster Optionen, Register Rechnung, im Feld Monatrechnung Rechnungsdatum ein.

Eine neue Rechnung erstellen

Vorrausetzungen für das Fakturieren

  • Der Beschäftiger muss im Fenster Kunde angelegt sein.
  • Im Fenster Auftrag müssen Qualifikationen und Verrechnungssätze eingegeben sein.
  • Im Fenster Überlassung müssen die Mitarbeiter und deren Überlassungzeiträume angelegt sein.
    Hier können eventuell abweichende Verrechnungssätze für einzelne Mitarbeiter definiert werden
  • In einem der 4 möglichen Fenster für die Zeiterfassung müssen die Kundenstunden laut Stundenschein eingetragen sein.

Die Rechnung erstellen

  1. Prüfen Sie, ob das gewünschte Rechnungsdatum im gleichnamigen Feld steht.
    Wenn nicht, ändern Sie das Rechnungsdatum.
  2. Wählen Sie einen Auftrag aus. Dafür klicken Sie im Feld Kunde/Auftrag auf eine Zeile.
    Ein schwarzer Balken zeigt, welche Zeile sie markiert haben. Es ist nicht möglich, mehrere Aufträge zugleich zu markieren.
    Falls im Fenster Auftrag, Register Info, Feld Anweisung Fakturierg. Hinweise eingetragen wurden werden sie jetzt angezeigt.
    Der Inhalt des Feldes Rechnungsintervall wird ebenfalls aus dem Auftrag übernommen.
  3. Je nach Rechnungsintervall sind weitere Eingaben nötig:
    für wöchentlich/im Monat suchen Sie im Feld Einsätze in KW die Kalenderwoche aus
    für Monatshälften wählen Sie aus, ob die erste oder zweite Hälfte
    für frei geben Sie je ein Datum in Einsätze von und -bis ein (diese Daten können aus außerhalb des im Feld Monat angegeben Bereichs liegen).
    Letztlich verwendet das Programm immer die Datums in Einsätze von und -bis um den Leistungszeitraum zu bestimmen.
  4. Im Rahmen Mitarbeiter wählen Sie aus, ob sie für alle Mitarbeiter oder nur markierte Mitarbeiter (ein oder mehrere) fakturieren möchten.
    Um nur ausgewählte Mitarbeiter in der Rechnung zu haben klicken Sie deren Namen an. Nochmaliges Klicken auf den selben Mitarbeiter entfernt die Markierung.
  5. Im Rahmen Merkmale wählen Sie aus, ob sie für alle Merkmale oder nur markierte Merkmale (ein oder mehrere) fakturieren möchten.
    Um nur ausgewählte Merkmale in der Rechnung zu haben klicken Sie deren Namen an. Nochmaliges Klicken auf das selbe Merkmal entfernt die Markierung.
  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Rechnung erstellen.
    Nun versucht StaffSupply die Rechnung zu erstellen.

Die neue Rechnung prüfen und drucken

Wenn das Erstellen der Rechnung funktioniert hat wechselt StaffSupply auf das Register Rechnung:

Hier haben Sie die gleichen Felder und Bearbeitungsmöglichkeiten wie im Fenster Rechnung.
Den Inhalt von Feldern mit weißem Hintergrund können Sie ändern.

Vorschau

Die Schaltfläche Vorschau zeigt den Rechnungsausdruck am Bildschirm.

Drucken

Gibt die Rechnung auf dem Standarddrucker auf Papier aus. Wie viele Exemplare von Rechnung und Aufgliederung gedruckt werden haben Sie im Fenster Auftrag, Register Text Druck festgelegt.

Rechnung löschen

Wenn Sie einen Mangel der Rechnung feststellen (zB nicht alle Stunden oder Mitarbeiter enthalten) können Sie die Rechnung mit Klick auf diese Schaltfläche löschen. Damit werden die in der Rechnung enthaltenen Kunden-Stunden freigegeben, die Rechnung wird gelöscht und die letzte Rechnungnummer im Fenster Kostenstelle um eins verringert.

Das Löschen ist nur möglich, wenn weder Sie selbst noch jemand anderer nach dieser Rechnung eine weitere Rechnung in dieser Kostenstelle erstellt hat.
Rechnungen für andere Standorte haben keinen Einfluss.

Sie können im Zweifelsfall ruhig auf Rechnung löschen klicken; StaffSupply prüft ohnehin, ob die zu löschende Rechnung jene mit der höchsten Rechnungsnummer in dieser Kostenstelle ist, und führt andernfalls das Löschen nicht aus.

Eine Rechnung, die nicht gelöscht werden konnte, kann (auch später noch) im Fenster Rechnung storniert werden.

Tipp: sprechen Sie sich mit Kollegen, die auch fakturieren, so ab, dass zu jedem Zeitpunkt immer nur eine Person Rechnungen für einen Standort erstellt. Damit ist das praktische Löschen für die gerade erstellte Rechnung immer möglich.

Nachrichten warum die Rechnung nicht erstellt werden konnte

Falls die Rechnung nicht erstellt werden konnte wechselt StaffSupply auf das Register Nachricht:

In jeder Zeile stehen:
Datum / Zeitart / Mitarbeiter / Kunde / Auftrag / Qualifikation
und darunter, was damit nicht stimmt (meist: Verrechnungssatz konnte nicht ermittelt werden).

Vorschau

Zeigt den Bericht Nachricht (eine Auflistung der Fehlermeldungen) am Bildschirm.

Drucken

Gibt den Bericht Nachricht (eine Auflistung der Fehlermeldungen) auf dem Standarddrucker auf Papier aus.

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