Serienbrief Kunde

Öffnen

  1. Klicken Sie mit dem Mauszeiger auf das Menü Drucken.
  2. Klicken Sie auf das Menüelement Serienbrief Kunde und das Fenster Serienbrief Kunde wird geöffnet.

Das Fenster Serienbrief Kunde

Dieses Fenster dient dazu, vielen Ansprechpartnern von Kunden gleichzeitig eine Nachricht zukommen zu lassen. Das kann geschehen mittels:

  • Brief
  • Email
  • SMS

Bei Brief und Email ist die Nachricht personalisierbar. Das bedeutet, Stellvertreterzeichenfolgen für Name, Anrede usw werden vor dem Versenden durch die jeweiligen Namen, korrekten Anreden usw ersetzt. Bei SMS ist das nicht möglich.

Der Vorgang findet - grob gesagt - in folgenden Schritten statt:

  1. Daten filtern
    Nach Kriterien ausgewählte Daten werden in das Fenster Serienbrief Kunde kopiert.
  2. Den Text der Nachricht erstellen.
    Für Briefe in Word.
    Für Emails in einem HTML-Editor oder wenn es nur unformatierter Text ist in diesem Fenster.
    Für SMS im Programm des SMS-Providers.
  3. Versenden.
    Für Serienbriefe in Word.
    Für Emails in diesem Fenster.
    Für SMS Datei mit Telefonnummern exportieren.

Kopfteil

Im Kopfteil erfolgt die Auswahl der Empfänger durch das Filtern von Daten des Fensters Kunde, speziell des Registers Ansprechpartner.

Filter

Klicken auf diese Schaltfläche öffnet ein Fenster für die Filterung.

Textfeld mit grauem Hintergrund rechts neben Schaltfläche Filter

Hier werden die Filterkriterien gezeigt, die zuletzt verwendet wurden.

Register Empfänger

Ein Datenblatt mit Kopien der gefilterten Ansprechpartner samt Kunde.

Vorschau

Eine Liste der durch Filterung ins Datenblatt kopierten Ansprechpartner als Druckvorschau auf dem Bildschirm ansehen.

Drucken

Eine Liste der durch Filterung ins Datenblatt kopierten Ansprechpartner drucken.

Register Email

Vorlage

Wenn öfters ähnliche Emails erstellt werden sollte dafür eine Vorlage erstellt werden.
In diesem Kombinationsfeld wird eine der vorhandenen Vorlagen ausgewählt. Damit die Vorlage die Felder Betreff und den Mailinhalt füllt Klicken Sie auf die Schaltfläche übernehmen.

übernehmen

Wählen Sie zuerst im eine Vorlage aus wie oben unter Vorlage beschrieben.
Mit dem Klick auf diese Schaltfläche werden Betreff und Mailinhalt der Vorlage in die entsprechenden Felder kopiert.
Sind Betreff und/oder Mailinhalt bereits gefüllt werden Sie gefragt, ob sie den Inhalt mit der Vorlage überschreiben möchten.

Format

Wählen Sie aus, ob der Mailinhalt Nur Text oder HTML ist.
Falls Sie eine Vorlage übernehmen wird diese Eigenschaft von der Vorlage eingestellt.

als Kommunikation eintragen

Wenn Sie davor ein Hackerl setzten wird die Email im Fenster Kunde, Register Kommunikation als ausgehende Email eingetragen.

Betreff

Teilen Sie in wenigen Worten, aber exakt und aussagekräftig mit, worum es in ihrem Email geht. Betreff soll es dem Empfänger, der eine lange Liste von Emails vor sich hat, ermöglichen, sofort zu erkennen, worum es in diesem Email geht. Das ist wichtig, damit es nicht mit Spam verwechselt wird und auch einige Zeit später leicht wieder gefunden werden kann.

Beispiele für gute Texte in Betreff:
Angebot sehr guter Schweißer WIG ab Juni 2009
Neue AGB von XY Personalbereitstellung

Beispiele für misslungene Texte in Betreff:
Achtung!!!!!! Wichtig!!!!!! (bekommt der Empfänger wahrscheinlich gar nicht zu sehen weil es im Spamfilter hängen bleibt)
Unser Angebot! (Angebot worüber? Ihr Empfänger erhält womöglich viele Angebote, wie soll er das Ihres herausfinden?)

Mailinhalt

Der eigentliche Text der Email.

Je nach der Einstellung im Kombinationsfeld Format kann das entweder unformatierter Text sein oder HTML.

Für HTML verwenden Sie den eingebauten HTML-Editor, der hier beschrieben wird.

Textmarke

In diesem Feld können Sie folgende Textmarken auswählen, die vor dem Versenden durch die entsprechenden Daten ersetzt werden:

Textmarke in Fenster auf Register Steuerelement Anmerkung
Name1 Kunde Info Name 1
Name2 Kunde Info Name 2
ZuHanden Kunde Ansprechpartner Frau|Herrn Titel Vorname Nachname
Straße Kunde Info Straße
PLZ Kunde Info Postleitzahl
Ort Kunde Info Ort
AnschriftKunde Name1 Name2
ZuHanden
Straße
PLZ Ort
Kundennummer Kunde Sonst Kundennummer in diesem Textfeld kann der Anwender selbst eine Nummer eintragen, meist aus Finanzbuchhaltung
KundePK Kunde -- -- die von StaffSupply automatisch vergebene Nummer im Kopfteil (Primary Key)
Datum Aktuelles Tagesdatum
AnredeSG "Sehr geehrte" Frau|Herr Nachname

Damit StaffSupply das Wort als Textmarke erkennt muss es in eckige Klammern stehen. Zum Beispiel:

[AnredeSG],
wir möchten Ihnen bzw der Firma [Name1] [Name2] heute ein besonderes Angebot unterbreiten ....

sieht dann versendet an einen Empfänger zB so aus:

Sehr geehrter Herr Stahldraht,
wir möchten Ihnen bzw der Firma Herbert Hufschmied Schlosserei Ges.m.b.H & Co KG heute ein besonderes Angebot unterbreiten ....

einfügen

Mit dieser Schaltfläche setzten Sie die ausgewählt Textmarke im Mailinhalt ein.

Bei HTML geschieht das an der Stelle des Cursors.

Bei Nur Text am Ende des Textes. Möchten Sie die Textmarke an einer Anderen Stelle haben markieren Sie die Textmarke inklusive der Eckigen Klammern, Schneiden Sie aus (Strg+X), setzten den Cursor an die gewünschte Stelle und fügen die Textmarke aus der Zwischenablage ein (Strg+V).

Testmails

Wenn Sie HTML und/oder Textmarken verwenden sollten Sie zuerst ein/mehrere Testmail(s) an sich selbst senden.

Geben Sie in das Feld links der Schaltfläche die Anzahl ein. Die Emails werden an jene Adresse gesendet, die im Fenster Anwender auf Register Unterschriften hinterlegt ist.

Alle Sekunden

In dieses Feld können Sie eine Zahl zwischen 0 bis 600 eingeben. Eine Zahl > 0 bewirkt, dass so viele Sekunden Pause zwischen dem Versenden der Emails gemacht wird.

Für diese Eigenschaft können Sie einen Standardwert im Fenster Optionen, Register Einstellungen, Eigenschaft Serien-Emails versenden, Abstand in Sekunden festlegen.

Emails versenden

Der Reihe nach wird die Liste der Empfänger abgearbeitet. Falls es Textmarken gibt werden diese durch die Daten ersetzt. Dann wird das Email an Outlook weitergeleitet, damit dieses es versenden möge.

Register Dateianhang

Das große Feld in der Mitte zeigt die Pfadnamen der Dateianhänge.

Anhang hinzufügen

Klick auf diese Schaltfläche öffnet ein Fenster Datei einfügen. Wählen Sie jeweils eine Datei aus und Klicken Sie dann rechts unten auf die Schaltfläche öffnen. Der Pfadname der Datei wird in der Liste links der Schaltflächen hinzugefügt.

Datei öffnen

Markieren Sie einen der Pfadnamen in der Liste links der Schaltflächen. Ein Klick auf die Schaltfläche Datei öffnen startet das zum Dateinamen passenden Programm und öffnet darin die markierte Datei.

Anhang aus Liste entfernen

Markieren Sie einen der Pfadnamen in der Liste links der Schaltflächen. Ein Klick auf die Schaltfläche Datei Anhang aus Liste entfernen entfernt den markierten Pfadnamen aus der Liste. Die Datei auf der Festplatte wird nicht gelöscht.

Liste leeren

Ein Klick auf diese Schaltfläche entfernt alle Pfadnamen aus der Liste. Die Dateien auf der Festplatte werden nicht gelöscht.

Register SMS

Export in CSV

Die Schaltfläche ist nur aktiviert, wenn das Feld mit einem dem Pfadnamen eines vorhandenen Ordners gefüllt ist und das Feld Dateiname nicht leer ist.

Durch Klicken auf die aktivierte Schaltfläche wird die Datei erstellt.

Diese wird dann in einem Programm oder auf der WEB-Seite des Providers weiterverarbeitet.

Ordner

Der Pfadname zu einem vorhandenen Ordner. Zum Beispiel: S:\SMS

Dateiname

Ein gültiger Dateiname. Zum Beispiel: Schlosser-KW28.csv

Hier Klicken um zum Seitenanfang zurückzukehren.