Zeiterfassung > ext.Personalverrechnung
Voraussetzungen
Alle Voraussetzungen sind nur einmal am Anfang zu erstellen.
Modul Schnittstelle Personalverrechnung lizenziert
Das Modul Schnittstelle Personalverrechnung muss lizenziert sein.
Das lässt sich im Fenster Lizenznehmer prüfen (Hackerl gesetzt?).
Programm Personalverrechnung gewählt
Welches Programm sie als externe Personalverrechnung verwenden wird im Fenster Optionen auf dem Register Abrechnung ausgewählt.
Ordner angelegt
Legen sie einmalig im Windows Explorer einen Ordner an, auf den sie von StaffSupply und Ihrem Buchhaltungsprogramm zugreifen
können.
Der Ordner ist üblicherweise im Ordner StaffSupply auf dem Hauptcomputer oder Server. So wie die Ordner DM, EDIFACT, SSP,
usw.
Wir schlagen vor, den Ordner Personalverrechnung zu nennen.
Pfad eingetragen
Tragen Sie den Pfadnamen für jeden Computer, von aus Sie Rechnungen exportieren möchten, ein:
- Klicken Sie auf Menü Hilfsdaten
- Stellen Sie den Mauszeiger auf Konfiguration
- Klicken Sie auf Computer
Das Fenster Computer wird geöffnet. - Wählen Sie den Computer aus
- Wechseln Sie zu Register Pfade
- Tragen Sie einen Pfad in das Feld Personalverrechnung ein (ohne Backslash „\“ am Ende)
Beispiele für Pfadnamen: C:\StaffSupply\Personalverrechnung oder S:\Personalverrechnung
Zeiterfassung exportieren
-
Klicken sie im Menü Datenaustausch > Zeiterfassung exportieren -> Personalverrechnung .
Das Fenster Zeiterfassung für Personalverrechnung exportieren wird geöffnet. -
Wählen sie im Kopfbereich des Fensters eine Kostenstelle oder {Alle Standorte} aus, dann ein Monat und das Jahr.
Vorgeschlagen wird jeweils das Vormonat.
Datengrundlagen prüfen
Dann führen sie Schritt 1 aus: das Prüfen, ob alle erforderlichen Hilfsdaten eingetragen sind. Dazu klicken sie auf die Schaltfläche auf fehlende Daten prüfen .
Gibt es fehlende Hilfsdaten, erscheint ein Bericht im Modus Vorschau. Der Bericht listet alle fehlenden Konfigurationsdaten auf. Durch Klicken auf Das Symbol Drucker (oder im Menü Datei > Drucken) können sie den Bericht zu Papier bringen.
Alle nötigen Hilfsdaten sind eingetragen
Klicken sie nochmals im Menü Zeiterfassung exportieren -> Personalverrechnung .
Klicken sie nochmals auf die Schaltfläche auf fehlende Daten prüfen .
Wenn eine Fenster mit der Meldung: Es sind alle benötigten Daten für den Export der Zeiterfassung eingetragen kommt, klicken sie auf die Schaltfläche OK.
Daten exportieren
Den Dateinamen stellt StaffSupply automatisch aus einer fortlaufenden Nummer (zB 00000017) und der Dateiendung CSV (Comma Separated Values) zusammen.
Stellen sie unbedingt wie oben beschrieben sicher, dass alle erforderlichen Kontonummern vorhanden sind!
Zum eigentlichen Exportieren klicken sie auf die Schaltfläche Exportieren. Innerhalb weniger Sekunden wird die Datei erstellt. Gleichzeitig werden die exportierten Rechnungen gekennzeichnet.
Inhalt der Datei
Der Inhalt hängt davon ab, welches Personalverrechnungsprogramm sie gewählt haben. Mehr dazu erfahren Sie durch Anklicken der folgenden Links:
RZL
Datei ansehen
Achtung! Öffnen der Datei in Excel zerstört den Inhalt! Das Importieren einer Datei, die vorher in Excel geöffnet wurde, führt daher zu einer Fehlermeldung!
Wenn Sie die Datei ansehen möchten, dann erstellen Sie vorher eine Kopie und öffnen Sie nur die Kopie!