Serienbrief Mitarbeiter
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- Klicken Sie mit dem Mauszeiger auf das Menü Drucken.
- Klicken Sie auf das Menüelement Serienbrief Mitarbeiter und das Fenster Serienbrief Mitarbeiter wird geöffnet.
Das Fenster Serienbrief Mitarbeiter
Dieses Fenster dient dazu, vielen Mitarbeitern gleichzeitig eine Nachricht zukommen zu lassen. Das kann geschehen mittels:
- Brief
- SMS
Bei Brief und Email ist die Nachricht personalisierbar. Das bedeutet, Stellvertreterzeichenfolgen für Name, Anrede usw werden vor dem Versenden durch die jeweiligen Namen, korrekten Anreden usw ersetzt. Bei SMS ist das nicht möglich.
Der Vorgang findet - grob gesagt - in folgenden Schritten statt:
- Daten filtern
Nach Kriterien ausgewählte Daten werden in das Fenster Serienbrief Mitarbeiter kopiert. - Den Text der Nachricht erstellen.
Für Briefe in Word.
Für Emails in einem HTML-Editor oder wenn es nur unformatierter Text ist in diesem Fenster.
Für SMS im Programm des SMS-Providers. - Versenden.
Für Serienbriefe in Word.
Für Emails in diesem Fenster.
Für SMS Datei mit Telefonnummern exportieren.
Kopfteil
Im Kopfteil erfolgt die Auswahl der Empfänger durch das Filtern von Daten des Fensters Mitarbeiter, speziell des Registers Info.
Filter
Klicken auf diese Schaltfläche öffnet ein Fenster für die Filterung.
Textfeld mit grauem Hintergrund rechts neben Schaltfläche Filter
Hier werden die Filterkriterien gezeigt, die zuletzt verwendet wurden.
Register Empfänger
Ein Datenblatt mit Kopien der gefilterten Mitarbeiter.
Vorschau
Eine Liste der durch Filterung ins Datenblatt kopierten Mitarbeiter als Druckvorschau auf dem Bildschirm ansehen.
Eine Liste der durch Filterung ins Datenblatt kopierten Mitarbeiter drucken.
Register Email
Vorlage
Wenn öfters ähnliche Emails erstellt werden sollte dafür eine Vorlage erstellt werden.
In diesem Kombinationsfeld wird eine der vorhandenen Vorlagen ausgewählt. Damit die Vorlage die Felder Betreff und den Mailinhalt
füllt Klicken Sie auf die Schaltfläche übernehmen.
übernehmen
Wählen Sie zuerst im eine Vorlage aus wie oben unter Vorlage beschrieben.
Mit dem Klick auf diese Schaltfläche werden Betreff und Mailinhalt der Vorlage in die entsprechenden Felder kopiert.
Sind Betreff und/oder Mailinhalt bereits gefüllt werden Sie gefragt, ob sie den Inhalt mit der Vorlage überschreiben möchten.
Format
Wählen Sie aus, ob der Mailinhalt Nur Text oder HTML ist.
Falls Sie eine Vorlage übernehmen wird diese Eigenschaft von der Vorlage eingestellt.
als Kommunikation eintragen
Wenn Sie davor ein Hackerl setzten wird die Email im Fenster Mitarbeiter, Register Kommunikation als ausgehende Email eingetragen.
Betreff
Teilen Sie in wenigen Worten, aber exakt und aussagekräftig mit, worum es in ihrem Email geht. Betreff soll es dem Empfänger, der eine lange Liste von Emails vor sich hat, ermöglichen, sofort zu erkennen, worum es in diesem Email geht. Das ist wichtig, damit es nicht mit Spam verwechselt wird und auch einige Zeit später leicht wieder gefunden werden kann.
Beispiele für gute Texte in Betreff:
Angebot sehr guter Schweißer WIG ab Juni 2009
Neue AGB von XY Personalbereitstellung
Beispiele für misslungene Texte in Betreff:
Achtung!!!!!! Wichtig!!!!!! (bekommt der Empfänger wahrscheinlich gar nicht zu sehen weil es im Spamfilter hängen bleibt)
Unser Angebot! (Angebot worüber? Ihr Empfänger erhält womöglich viele Angebote, wie soll er das Ihres herausfinden?)
Mailinhalt
Der eigentliche Text der Email.
Je nach der Einstellung im Kombinationsfeld Format kann das entweder unformatierter Text sein oder HTML.
Für HTML verwenden Sie den eingebauten HTML-Editor, der hier beschrieben wird.
Textmarke
In diesem Feld können Sie folgende Textmarken auswählen, die vor dem Versenden durch die entsprechenden Daten ersetzt werden:
| Textmarke | in Fenster | auf Register | Steuerelement | Anmerkung |
| Name1 | Mitarbeiter | Info | Name 1 | |
| Name2 | Mitarbeiter | Info | Name 2 | |
| Straße | Mitarbeiter | Info | Straße | |
| PLZ | Mitarbeiter | Info | Postleitzahl | |
| Ort | Mitarbeiter | Info | Ort | |
| AnschriftMitarbeiter | Name1 Name2 ZuHanden Straße PLZ Ort |
|||
| Mitarbeiternnummer | Mitarbeiter | Sonst | Mitarbeiternnummer | in diesem Textfeld kann der Anwender selbst eine Nummer eintragen, meist aus Finanzbuchhaltung |
| MitarbeiterPK | Mitarbeiter | -- | -- | die von StaffSupply automatisch vergebene Nummer im Kopfteil (Primary Key) |
| Datum | Aktuelles Tagesdatum | |||
| AnredeSG | "Sehr geehrte" Frau|Herr Nachname |
Damit StaffSupply das Wort als Textmarke erkennt muss es in eckige Klammern stehen. Zum Beispiel:
| [AnredeSG], wir möchten Ihnen bzw der Firma [Name1] [Name2] heute ein besonderes Angebot unterbreiten .... |
sieht dann versendet an einen Empfänger zB so aus:
| Sehr geehrter Herr Stahldraht, wir möchten Ihnen bzw der Firma Herbert Hufschmied Schlosserei Ges.m.b.H & Co KG heute ein besonderes Angebot unterbreiten .... |
einfügen
Mit dieser Schaltfläche setzten Sie die ausgewählt Textmarke im Mailinhalt ein.
Bei HTML geschieht das an der Stelle des Cursors.
Bei Nur Text am Ende des Textes. Möchten Sie die Textmarke an einer Anderen Stelle haben markieren Sie die Textmarke inklusive der Eckigen Klammern, Schneiden Sie aus (Strg+X), setzten den Cursor an die gewünschte Stelle und fügen die Textmarke aus der Zwischenablage ein (Strg+V).
Testmails
Wenn Sie HTML und/oder Textmarken verwenden sollten Sie zuerst ein/mehrere Testmail(s) an sich selbst senden.
Geben Sie in das Feld links der Schaltfläche die Anzahl ein. Die Emails werden an jene Adresse gesendet, die im Fenster Anwender auf Register Unterschriften hinterlegt ist.
Alle SeMitarbeitern
In dieses Feld können Sie eine Zahl zwischen 0 bis 600 eingeben. Eine Zahl > 0 bewirkt, dass so viele SeMitarbeitern Pause zwischen dem Versenden der Emails gemacht wird.
Für diese Eigenschaft können Sie einen Standardwert im Fenster Optionen, Register Einstellungen, Eigenschaft Serien-Emails versenden, Abstand in SeMitarbeitern festlegen.
Emails versenden
Der Reihe nach wird die Liste der Empfänger abgearbeitet. Falls es Textmarken gibt werden diese durch die Daten ersetzt. Dann wird das Email an Outlook weitergeleitet, damit dieses es versenden möge.
Register Dateianhang
Das große Feld in der Mitte zeigt die Pfadnamen der Dateianhänge.
Anhang hinzufügen
Klick auf diese Schaltfläche öffnet ein Fenster Datei einfügen. Wählen Sie jeweils eine Datei aus und Klicken Sie dann rechts unten auf die Schaltfläche öffnen. Der Pfadname der Datei wird in der Liste links der Schaltflächen hinzugefügt.
Datei öffnen
Markieren Sie einen der Pfadnamen in der Liste links der Schaltflächen. Ein Klick auf die Schaltfläche Datei öffnen startet das zum Dateinamen passenden Programm und öffnet darin die markierte Datei.
Anhang aus Liste entfernen
Markieren Sie einen der Pfadnamen in der Liste links der Schaltflächen. Ein Klick auf die Schaltfläche Datei Anhang aus Liste entfernen entfernt den markierten Pfadnamen aus der Liste. Die Datei auf der Festplatte wird nicht gelöscht.
Liste leeren
Ein Klick auf diese Schaltfläche entfernt alle Pfadnamen aus der Liste. Die Dateien auf der Festplatte werden nicht gelöscht.
Register SMS
Export in CSV
Die Schaltfläche ist nur aktiviert, wenn das Feld mit einem dem Pfadnamen eines vorhandenen Ordners gefüllt ist und das Feld Dateiname nicht leer ist.
Durch Klicken auf die aktivierte Schaltfläche wird die Datei erstellt.
Diese wird dann in einem Programm oder auf der WEB-Seite des Providers weiterverarbeitet.
Ordner
Der Pfadname zu einem vorhandenen Ordner. Zum Beispiel: S:\SMS
Dateiname
Ein gültiger Dateiname. Zum Beispiel: Schlosser-KW28.csv
Register Word
Allgemeines zum Thema Drucken über Word erfahren Sie hier.
Schreiben
Suchen Sie aus der Liste aus, welche Dokumentvorlage Sie verwenden möchten. Im Feld darunter wird dann der Dateiname der Word-Vorlage gezeigt. Weiters wird das Feld mit Wasserzeichen auf den zugehörigen Standardwert eingestellt. Wenn es nur eine Zeile in der Auswahlliste gibt wird dies automatisch gewählt.
Wie Dokumente im Fenster Dokument angelegt werden, damit sie hier ausgewählt werden können, steht hier.
mit Wasserzeichen
Ob hinter den Text des Word-Dokuments ein Wasserzeichen mit dem Firmenbriefpapier gelegt wird.
Für den Versand per Fax oder Email oder wenn Ihr Unternehmen kein Firmenbriefpapier verwendet dann setzten Sie dieses Hackerl.
Wenn hingegen ein Ausdruck auf Firmenbriefpapier (für den Versand per Post oder persönliche Übergabe) erfolgt setzten Sie kein Hackerl.
Im Fenster Dokument wird der Standardwert für diese Eigenschaft eingestellt.
Wie die als Wasserzeichen verwendeten Grafiken zu erstellen sind wird hier beschrieben. Welche Grafik-Datei jeweils zu verwenden ist wird im Fenster Kostenstelle festgelegt.
Weitere Textmarken
Falls im Fenster Dokument weitere Textmarken angelegt wurden füllen Sie hier die Spalte Wert.
Textmarken
Für dieses Dokument können Sie folgende Textmarken verwenden:
| Textmarke | in Fenster | auf Register | Steuerelement | Anmerkung |
| FrauHerr | Mitarbeiter | Info | Anrede | Frau | Herr |
| FrauHerrn | Mitarbeiter | Info | Anrede | Frau | Herrn |
| Titel | Mitarbeiter | Info | Titel | falls es einen Titel gibt wird an diesen ein Leerzeichen angehängt. daher zwischen der Textmarke Titel und der nächsten Textmarke kein Leerzeichen setzten. |
| Vorname | Mitarbeiter | Info | Vorname | |
| Nachname | Mitarbeiter | Info | Nachname | |
| Straße | Mitarbeiter | Info | Straße | |
| PLZ | Mitarbeiter | Info | Postleitzahl | |
| Ort | Mitarbeiter | Info | Ort | |
| Anschrift | Titel, Vorname, Nachname Straße PLZ Ort |
|||
| Anrede | Frau|Herr Titel Vorname Nachname | |||
| AnredeN | Frau|Herrn Titel Vorname Nachname | |||
| AnredeSG | "Sehr geehrte Frau " Nachname | "Sehr geehrter Herr " Nachname | |||
| Telefon1 | Mitarbeiter | Info | Vorwahl1 Telefon1 | |
| Telefon2 | Mitarbeiter | Info | Vorwahl2 Telefon2 | |
| Staat | Mitarbeiter | Info | Staatsang | |
| GebDatum | Mitarbeiter | Info | Geboren | |
| SV_Nummer | Mitarbeiter | Info | SV-Nr(10stellig) | |
| Attrib1 | Mitarbeiter | Info | Attribut 1 | Es geht um die drei Kombinationsfelder in der linken unteren Ecke. Da der Inhalt des Bezeichnungsfeldes vom Anwender im Fenster Optionen bestimmt wird steht meist nicht Attribut vor dem Feld. |
| Attrib2 | Mitarbeiter | Info | Attribut 2 | |
| Attrib3 | Mitarbeiter | Info | Attribut 3 | |
| Auszahlung2Zeilen | Mitarbeiter | Sonst | Auszahlung Lohn / Gehalt |
Konto, BLZ, Bank oder IBAN, BIC oder "bar" |
| EinsatzleiterName | Anwender | Unterschriften | Titel Vor- Nachname | Von jenem Anwender, der im Fenster Mitarbeiter, Register Info, im Feld Einsatzleiter steht. |
| EinsatzleiterPosition | Anwender | Unterschriften | Position | |
| EinsatzleiterTel | Anwender | Unterschriften | Telefon | |
| EinsatzleiterMobil | Anwender | Unterschriften | Mobil | |
| EinsatzleiterFax | Anwender | Unterschriften | Fax | |
| EinsatzleiterEmail | Anwender | Unterschriften | ||
| EinsatzleiterAdresse | Anwender | Unterschriften | Adresse | |
| EinsatzleiterDurchwahl | Anwender | Unterschriften | Durchwahl | |
| Code39 | Mitarbeiter | Kopfbereich | Primärschlüssel | Ein Barcode mit folgendem Inhalt: *$dddxxxxxxx*, wobei ddd für die im Fenster Dokument hinterlegte Archivierung und xxxxxxxx für den siebenstelligen Primärschlüssel ders Mitarbeiters (die Nummer rechts vom internen Schlüssel im Kopf) steht. |