Drucken über Word

Diese Seite beschreibt die Vor- und Nachteile des Druckens über Word. Weiters wird die Erstellung von Vorlagen beschrieben. Links führen zu Seiten mit Beschreibungen der Einbindung der Vorlagen in StaffSupply und zu Seiten mit Tabellen der möglichen Textmarken.

Drucken über Access

Zu StaffSupply gehören eine Reihe von Berichten (wie in Access die "Ausdrucke" korrekt genannt werden). Diese sind Teil des Programms. Das grundlegende Layout kann daher vom Anwender nicht verändert werden. Viele Textteile können aber vom Anwender selbst in den Hilfsdaten hinterlegt werden.

Die Vorteile von Access-Berichten:

  • Sichere Funktion
  • Schnell
  • Erfordern wenig Wissen des Anwenders

Die Nachteile von Access-Berichten:

  • Kein individuelles Layout
  • Firmenbriefpapier kann nur oben und unten (nicht aber zB auf der rechten Seite) mitgedruckt werden.

Drucken über Word

Speziell für Berichte, die an Kunden gehen, wie Angebot, Auftrag, Rechnung, Gutschrift
und solche, die an Mitarbeiter gehen wie Dienstvertrag und Überlassungsmitteilung,
wünschten sich einige Anwender die Möglichkeit der freien Gestaltung.
Da Kenntnisse von Access bei den Anwendern sehr selten zu finden sind scheiden Access-Berichte dafür aus.

Weiter verbreitet sind grundlegende Kenntnisse in Word. Daher wurde StaffSupply erweitert um Funktionen zum Drucken in Word-Dokumente.

Die Vorteile von Word-Dokumenten:

  • Weitgehend frei zu gestalten.
  • Mischung von Daten und feststehendem Text möglich.
  • Beliebiges gestaltetes Firmenbriefpapier kann als Wasserzeichen mitgedruckt werden.

Die Nachteile von Word-Dokumenten:

  • Umfangreichere Konfiguration nötig (und damit mehr Möglichkeiten für Anwender etwas falsch zu machen).
  • Langsamer, da erst das Programm Word gestartet werden muss.
  • Erfordern deutlich mehr Wissen des Anwenders.

Selbstverständlich bieten wir das Erstellen von Word-Dokumenten nach den Vorgaben von Anwendern sowie die Einbindung ins Programm auch als Dienstleitung an. Es wird aber in dieser Online-Hilfe so gut beschrieben, dass jeder Anwender mit den für Büroarbeit grundsätzlich wünschenswerten Computerkenntnissen in die Lage versetzt wird, diese Arbeiten auch selbst vorzunehmen.

Zu den üblicherweise verwendeten Kenntnissen in Word zählen:

Zeichenformatierung (zB Fett um Namen oder Daten hervorzuheben)
Absatzformatierung (zB hängender Einzug)
Tabulatoren setzten und verwenden (zB Dezimaltabulator damit Bezahlungen oder Verrechnungssätze korrekt ausgerichtet untereinander stehen)
Textfelder (zB für Positionierung der Anschrift unter dem Sichtfenster eines Kuverts)

Das Prinzip

  1. Der Anwender (oder sein Grafiker) erstellt Grafik-Dateien in Größe A4 mit allem, was auf dem Firmenpapier gedruckt ist.
  2. Der Anwender (oder der Programmhersteller als Dienstleister) erstellt Word-Dokumente, die als Vorlagen für die Berichte dienen.
  3. Textmarken darin definieren, an welcher Stelle StaffSupply Daten (zB Vorname, SV-Nummer, Qualifikation, Bezahlung usw) einfügen soll.
  4. In den Hilfsdaten wird konfiguriert, für welche Art von Ausdruck in welchem Laufwerk und Ordner welche Dateien als Vorlage vorhanden sind.
  5. Beim Drucken wird die Vorlage kopiert. In der Kopie werden die Textmarken durch die Daten ersetzt. Das Ergebnis wird gedruckt (Schaltfläche Drucken) oder dem Anwender in Word gezeigt (Schaltfläche Vorschau).

Grafik-Dateien (Firmenbriefpapier)

Erstellen Sie eine oder mehrere Grafik-Dateien, die als Wasserzeichen (=Hintergrundgrafik als Firmenbriefpapier) in Word verwendet werden, wenn per Email oder Fax versendet wird (zB Angebot).

Die Grafik soll genau so aussehen wie das Firmenbriefpapier Ihres Unternehmens. Sie können auch unterschiedliche Dateien für die erste Seite und die weiteren Seiten (2,3,4,...) verwenden. Im Falle mehrerer Standorte erstellen Sie für jede Kostenstelle eine (oder 2) eigene Datei(en).

Die Grafik muss - wie jedes A4-Blatt - genau 21,0 cm breit und 29,7 cm hoch sein. Sie können jede Grafik-Dateiart (zB *.bmp, *.jpg, *.gif, usw) verwenden, die alle Rechner ihres Unternehmens darstellen können. Nicht geeignet sind Dateien im Format von Word (*.doc, *.docx) oder Adobe Reader (*.pdf). Die Dateigröße soll möglichst klein sein, da diese Datei bei jedem Drucken von der Festplatte gelesen, über das Netzwerk transportiert und in Word eingefügt wird.

Speichern Sie die Dateien im selben Ordner wie alle anderen Word-Vorlagen. Mehr dazu finden Sie hier.
Geben Sie den Dateien erklärende Namen wie zB Wasserzeichen_Salzburg_Seite1_v01.jpg
Die einzelnen Namensteile des Beispiels stehen für:
Wasserzeichen ... der Zweck der Datei
Salzburg ... die Kostenstelle
Seite1 ... nur wenn es auch eine Seite2 gibt sinnvoll, sonst weglassen
v01 ... Version 01 (die Änderung der Anschrift oder eine neu Telefonnummer wäre dann v02 usw)
.jpg ... die Namenserweiterung gibt an in welchem Grafikformat die Daten gespeichert sind.

Word-Vorlagen erstellen

Vorbereitung:

Die nichtdruckbaren Zeichen wie Leertaste, Tabulator, Zeilen- und Absatzwechsel sollten sichtbar sein. Dafür Klicken Sie in der Symbolleiste auf dieses Zeichen ¶

Stellen Sie sicher dass Textmarken sichtbar sind:

  1. Klicken Sie im Menüband auf das Register Datei (das Rechteck in der linken oberen Ecke)
  2. Klicken Sie auf das Menü Optionen.
  3. Klicken Sie in der linken Spalte des Fensters Word-Optionen auf Erweitert.
  4. Blättern Sie in der rechten Spalte des Fensters Word-Optionen nach unten bis die Überschrift Dokumentinhalt knapp unter dem oberen Fensterrand steht.
  5. Setzten Sie durch Anklicken ein Hackerl vor dem Wort Textmarken anzeigen.
  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

Beispiel Überlassungsmitteilung

Als Beispiel wird hier die Erstellung einer Überlassungsmitteilung (Mitarbeiterinformation) beschrieben.

  1. Sie starten Word, erstellen ein neues Dokument.
    In einer gut organisierten Firma sollte es eine Vorlage für Geschäftsbriefe geben, die Sie dafür verwenden.
  2. Dann schreiben Sie einfach wie gewohnt den Text.
  3. An jene Stellen, wo StaffSupply später Daten einsetzten soll, kommen Textmarken.
    Wie diese heißen, ist in der Online-Hilfe jenes Fensters nachzulesen, aus dem das Word-Dokument später gedruckt wird.
  4. Bei unserem Beispiel öffnen Sie das Fenster Überlassung, wählen einen beliebigen Überlassung aus und Klicken dann auf die Schaltfläche
  5. Im Fenster Drucke für Überlassung (Überlassung) klicken Sie auf die Schaltfläche für die Online-Hilfe .
    Hier finden Sie eine Tabelle mit den Namen der Textmarken und der Beschreibung, aus welchem Fenster, Register und Feld die damit einzufügenden Daten stammen.

Einfügen von Barcodes

Ein Barcode benötigt mindestens 5,3 cm in der Breite und 0,5 cm in der Höhe.
  1. Schreiben Sie den Code39 an die gewünschte Stelle und danach Leertaste, Tabulator, Zeilen- oder Absatzumbruch.
    Der Name muss 100 % richtig geschrieben sein, sonst wird die Textmarke nicht erkannt.
  2. Stellen Sie den Cursor vor den ersten Buchstaben der Textmarke.
  3. Halten Sie die Taste (Shift) und drücken Sie so oft auf die Taste (Pfeiltaste nach rechts) bis die Textmarke markiert (schwarz hinterlegt) ist.
    Achten Sie darauf, nur das Wort, aber nicht das anschließende Zeichen (Leertaste, Tabulator, Zeilen- oder Absatzumbruch) zu markieren. Ist die Markierung zu groß lässt sie sich mit der Taste (Pfeiltaste nach links) um jeweils ein Zeichen verkleinern.
  4. Verwenden Sie die Tastenkombination Strg + C.
    Der markierte Text (also der Name der Textmarke) wird in die Zwischenablage kopiert.
  5. Ändern Sie die Schriftart der Markierung auf: Code-39-Logitogo: C by Logotogo
  6. Die Größe der Schrift stellen sie auf 12 ein.
  7. Klicken Sie im Menü Einfügen auf Textmarke ... oder Sie verwenden die Tastenkombination Strg+Shift+F5.
  8. Verwenden Sie die Tastenkombination Strg + V.
    Der Inhalt der Zwischenablage wird in das Feld Textmarkenname gefüllt.
  9. Drücken Sie die Eingabetaste (auch Enter genannt).
    Das entspricht einem Mausklick auf die Schaltfläche hinzufügen. Die Textmarke ist damit erstellt, das Fenster Textmarke wird geschlossen.

Textmarke für Barcode

Papierzufuhr einstellen

Wenn Sie die erste Seite auf Firmenbriefpapier, die restlichen Seiten auf unbedrucktem Papier drucken möchten, gehen Sie so vor:

  1. Öffnen Sie im Menüband, Register Seitenlayout, das Fenster Seite einrichten.
  2. Klicken Sie das Register Format an.
  3. Wählen Sie in Erste Seite und in Restliche Seiten die passende Papierlade.
  4. Schließen Sie das Fenster Seite einrichten durch Klick auf die Schaltfläche OK.

Speichern

Es gibt für jede Installation des Programms einen zentralen Ordner StaffSupply, in dem zB die Arbeitsgruppe SYS_Firmenname.mdw zu finden ist. In diesem Ordner gibt es weitere Ordner wie DM, SSP, EDIFACT usw. Dieser Ordner ist meist auf dem selben Gerät wie die Datenbank (SQL-Server oder MSDE). Bei Anwendern mit vielen Lizenzen ist dies der Server.

Erstellen Sie in diesem Ordner StaffSupply einen Ordner Word.

Für den Dateinamen gibt es jeweils in der Onlinehilfe, der sie die Namen der Textmarken entnehmen, einen Vorschlag.
Der Dateiname setzt sich aus folgenden teilen zusammen, zwischen denen jeweils ein _ (Unterstrich) steht:

  1. Bezeichnung des Fensters, in dem dieser Druck gestartet wird (zB Überlassung)
  2. Falls es auf mehreren Registern verschiedenen Drucke gibt den Namen des Registers (zB im Fenster Mitarbeiter ist das so).
  3. die Beschreibung des Inhaltes (zB Überlassung)
  4. Falls es mehrere Varianten gibt deren Bezeichnung (zB Arbeiter und Angestellte)
  5. eine zweistellige Versionsnummer, beginnend mit 01

Schutz des gleichbleibenden Textes gegen Änderungen

Klickt der Anwender in einem der Fenster für Drucken auf Vorschau, wird das Programm Word mit dem Dokument, in dem die Textmarken bereits gegen Daten ersetzt wurden, geöffnet.
Der Anwender kann nun auch den Text außerhalb der Textmarken ändern. Da es sich um eine Kopie handelt haben solche Änderungen keine Auswirkung auf die Vorlage.

Wenn solche Änderungen verhindert werden sollen bietet Word dafür die passenden Funktionen:

  1. Öffnen Sie das Dokument, das als Word-Vorlage dient.
  2. Schützen Sie das Dokument gegen Veränderung.
    In Word 2003 Klicken Sie auf das Menü Extras > Dokument schützen ...
    In Word 2007 Klicken Sie auf das Menü Überprüfen und dann ganz rechts auf Dokument schützen.
  3. Am rechten Bildschirmrand setzten Sie ein Hackerl vor Nur diese Bearbeitungen im Dokument zulassen.
  4. Im Kombinationsfeld darunter muss Keine Änderungen (Schreibgeschützt) stehen.
  5. Dann markieren Sie die erste Textmarke.
  6. Klicken Sie auf das Hackerl vor Jeder unter der Überschrift Ausnahmen (optional)
  7. Wiederholen Sie die Schritte 5 und 6 für die restlichen Textmarken.
  8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ja, Schutz jetzt anwenden.
    Das Fenster Dokumentenschutz erscheint.
  9. Geben Sie in beide Felder das gleiche Kennwort ein.
  10. Speichern Sie das Dokument.

Wenn Sie so vorgehen können Anwender nur noch den Inhalt der Textmarken ändern. Das zu verhindern wäre sinnlos, da diese Änderungen ja auch in StaffSupply möglich wären. Außerdem kann auch StaffSupply nur Textmarken mit Daten füllen, die vom Schutz ausgenommen sind.

Achtung! Bewahren Sie das Kennwort so auf, dass Sie - oder vielleicht sogar ihr Nachfolger - es Jahre später wieder finden! Sonst können auch Sie selbst später keine Änderungen mehr vornehmen!

Konfiguration

Laufwerk und Ordner

Zuerst stellen Sie ein, in welchem Ordner (und auf welchem Laufwerk) die Dokumente sind. Dies geschieht im Fenster Computer auf dem Register Pfade.

Einzelne Dokumente

Dann tragen sie die einzelnen Dokumente im Fenster Dokument (Drucken über Word) ein.

Ausnahme von obiger Regel: wenn ein Dokument für das Beenden von Dienstverhältnissen mit einem bestimmten Austrittgrund gedacht ist wird dieses im Fenster Austrittsgrund eingetragen.

Wasserzeichen

Die Wasserzeichen tragen Sie im Fenster Kostenstelle ein.

Ob die Wasserzeichen in das Word-Dokument eingefügt werden oder nur eine Verknüpfung hergestellt wird stellen Sie im Fenster Optionen ein.

Fenster, in denen Drucken über Word möglich ist

Hier finden Sie Links zu Fenstern, in denen das Drucken über Word möglich ist. Dort finden Sie auch jeweils eine Tabelle mit den Textmarken.

Kunde, Register Ansprechpartner

Angebot

Auftrag

Mitarbeiter, Register Info, Register DV, Register Profil

Überlassung

Quartier

Mögliche Probleme, deren Ursache und Lösungen

Problem: Vorschau ist nur leeres Blatt

Ursache: bei der Eingabe der Daten wurde ein Feld leer gelassen, das auf dem Bericht gedruckt wird. Das macht bei den meisten Feldern nichts, weil das Programm dafür eine Umwandlung in Leerzeichen durchführt. Für Felder, bei denen die Entwickler davon ausgehen, dass sie stets gefüllt sind, wurde diese Umwandlung jedoch teilweise nicht programmiert.

Lösung: füllen Sie der Reihe nach jeweils ein leeres Feld und versuchen Sie den Bericht in der Vorschau aufzurufen. Wenn die Vorschau plötzlich funktioniert, haben Sie das Feld gefunden, das nicht leer sein darf. Teilen Sie bitte dem Programmhersteller mit, bei welchem Feld dies der Fall war, damit nach dem nächsten Update auch dieses Feld eine Umwandlung von leerem Feld (=Null) zu Leerzeichen erhält.

Problem: Word zeigt das Dokument einen Moment lang und schließt sich dann wieder

Ursache: in dem Word-Dokument sind entweder gar keine Textmarken oder nur solche, deren Namen nicht mit den Namen in StaffSupply übereinstimmen.

Lösung: Vergleichen Sie Ihre Textmarken nochmals mit dem Online-Handbuch. Verwenden Sie für diesen Vergleich nur das Fenster Textmarken in Word. Der Text in eckigen Klammern im Text des Word-Dokuments ist nur eine visuelle Hilfe.
Wenn Sie sicher sind, dass Sie alle Textmarken richtig benannt haben und das Problem dennoch besteht wenden Sie sich an den Programmhersteller. Am besten senden Sie uns ein Email mit Schilderung des Problems und senden das Word-Dokument als Datei-Anhang mit.

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