Auszahlungsnachweis per Email
Auszahlungsnachweise an Mitarbeiter senden
Die Mitarbeiter erhalten je Monat und Dienstverhältnis einen Auszahlungsnachweis (umgangssprachlich Lohnzettel genannt).
Diese wurden früher gänzlich und heute noch in Ausnahmefällen ausgedruckt, gefaltet, kuvertiert, frankiert und per Post versandt.
Weil mittlerweile die meisten Mitarbeiter eine Email-Adresse haben, wird der Großteil der Auszahlungsnachweise nun per Email versandt. Was dabei zu beachten ist, beschreibt diese Seite.
Vorbereitungen
Access und Outlook auf selbem Computer!
Damit StaffSupply, dessen Anwenderoberfläche in Microsoft Access läuft, Emails über Microsoft Outlook versenden kann, müssen beide Programme
auf dem selben Computer installiert sein.
Also entweder ganzes Microsoft Office lokal oder zur Gänze auf dem Server für Verwendung per Remote-Desktop.
Emailadresse für Versand
Es ist empfehlenswert, eine eigene Email-Adresse für Personalvrrechnung einzurichten. Zum Beispiel lohnverrechnung@firmat.at oder personalverrechnung@firmat.at oder abgekürzt pv@firma.at
Zustimmung der Mitarbeiter
Lassen Sie ihre Mitarbeiter schriftlich bestätigen, dass sie
der Übermittlung der Auszahlungsnachweise an folgende Emailadresse (Mitarbeiter handschriftlich eintragen lassen) zustimmen
und dass der/die MitarbeiterIn alleine die Möglichkeit hat, den Inhalt dieses Email-Kontos zu lesen, weshalb eine Verschlüsselung der
Auszahlungsnachweise unterbleiben kann.
Nun tragen Sie im Fenster Mitarbeiter auf Register Info die Email-Adresse ein.
Auf Register Abrechnung im Kombinationsfeld Zustellung wählen Sie Email aus.
Konfiguration in StaffSupply
Absenderadresse einstellen
Im Fenster Mandant, auf Register FIBU, Factoring, Serienkommunikation befüllen Sie das Feld Outlook-Konto für Auszahlungsnachweis per Email.
Email-Vorlage
Öffnen Sie das Fenster Email - Vorlage, in dem Sie im Menüband auf Hilfsdaten und Vorlage (für Emails) klicken.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.
Benennen Sie die Vorlage, zB Serienbrief Mitarbeiter - Auszahlungsnachweis.
Im Kombinationsfeld Verwendung wählen Sie SerienbriefMitarbeiter aus.
In Betreff schreiben Sie die Kurzbezeichnung ihrer Firma, Doppelpunkt und das Wort Auszahlungsnachweis. Also zB XYZ Personal: Auszahlungsnachweis.
Im Kombinationsfeld Signatur Outlook wählen sie Ja.
Im mittleren, große Textfeld schreiben Sie:
[AnredeSG] Im Anhang finden Sie den/die Auszahlungsnachweis(e) für [AuszahlungMonat] / [AuszahlungJahr].
Die Texte in eckigen Klammern sind Textmarken, die vor dem Versenden durch die Daten ersetzt werden.
Zum Beispiel: Sehr geehrter Herr Müller und 08/2024.
Die richtige Reihenfolge!
Unbedingt zuerst alle Auszahlungsnachweise, bei denen dies möglich ist, per Email versenden.
Erst danach die restlichen Auszahlungsnachweise in Fenster Monatliche Berichte Personalverrechnung drucken und per Post versenden.