Mahnwesen

Allgemein

Das Mahnwesen ist eines der Module von StaffSupply.

Die Verwendung des StaffSupply – Mahnwesens bietet ihnen folgende Vorteile:

Die erfassten Zahlungen werden außer für das Mahnwesen auch für den Bericht „Offene Posten“ und für die Anzeige des für den Kunden noch verfügbaren Kreditlimits verwendet.
Sie können beliebig viele Mahnungstypen definieren und ihren Kunden zuordnen. Damit können sie Kunden je nach Kreditwürdigkeit und Bedeutung für ihr Unternehmen unterschiedlich behandeln ohne manuell eingreifen zu müssen.
Sie können für jeden Mahnungstyp beliebig viele Mahnstufen anlegen und mit eigenen Texten versehen. Für jede Mahnstufe können sie bestimmen, ob Mahnspesen und / oder Verzugszinsen berechnet werden.
Gutschriften werden automatisch berücksichtigt.
Gutschriften, die bei anderen Rechnung abgezogen wurden, werden richtig berücksichtigt.
Nach der Eingabe der Zahlungen werden die Mahnungen auf „Knopfdruck“ automatisch nach den von ihnen definierten Regeln erstellt.
Die Eingabe der Zahlungen kann durch eine Hilfskraft erfolgen, die nicht mit der Buchhaltung vertraut sein muss.

Installation

Auf ihren Wunsch wird das Modul von ihrem StaffSupply-Betreuer freigeschaltet. Sie können auch einige Wochen testen und sich dann für oder gegen die weitere Verwendung entscheiden.

Konfiguration

Bevor sie das Mahnwesen verwenden können, ist eine Reihe von Einstellungen vorzunehmen. Dazu ist für den Anwender die Berechtigung Hilfsdaten erforderlich.

Zahlungskondition

Klicken sie im Menü auf Hilfsdaten > Auswahl Allgemein > Kondition.
Das Formular Zahlungskondition erscheint.
Füllen Sie für jede Zahlungskondition die Felder Zahlfrist mit Skonto, Zahlfrist ohne Skonto und Skonto %. Bitte beachten Sie, dass die Fälligkeit der Rechnung als Rechnungsdatum plus Zahlfrist ohne Skonto berechnet wird. Heißt es im Text ihrer Zahlungskondition zB „14 Tage ohne Skonto nach Rechnungseingang“ sollten sie zu den 14 Tagen einige Tage für den Postweg und allenfalls ein Wochenende hinzufügen und daher zB 17 eintragen.

Mahnungstypen

Klicken sie im Menü auf Hilfsdaten > Mahnwesen > Mahnungstyp.
Das Formular Mahnungstyp erscheint.

Der Mahnungstyp Mahnsperre ist wird schon mit StaffSupply installiert. Mahnsperre kann und darf auch nicht gelöscht werden.

Ihre eigenen Mahnungstypen legen sie so an:

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.
Geben sie in Mahnungstyp eine Bezeichnung ein (zB Schnell Mahnen).
Klicken sie auf die Schaltfläche Speichern.
Geben Sie in Zinsen % einen Wert für allenfalls zu verrechnende Verzugszinsen ein (zB 7,125).
Falls dieser Mahnungstyp der Standard für neu angelegte Kunden sein soll setzten sie das Hackerl bei dieser Mahnungstyp wird bei neuen Kunden als Standard ...

Der Mahnungstyp wird im Formular Kunde auf der Registerseite Information im Feld Mahnungstyp ausgewählt und betrifft alle Aufträge und Rechnungen dieses Kunden.

Mit der Schaltfläche Verzugszinsen überschreiben können sie für alle Aufträge und Rechnungen dieses Mahnungstyps den in Zinsen % eingetragenen Prozentsatz eintragen bzw den vorhandenen Zinssatz überschreiben.

Mahnstufen

Klicken sie im Menü auf Hilfsdaten > Mahnwesen > Mahnstufen. Das Formular Mahnstufe erscheint.

Ihre eigenen Mahnstufen für einen bestimmten Mahnungstyp legen sie so an:

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.
Wählen sie einen Mahnungstyp aus.
Geben sie in Mahnstufe eine Bezeichnung ein (zB Zahlungserinnerung oder 3.Mahnung).
Klicken sie auf die Schaltfläche Speichern.
In Überfällig seit geben sie ein, nach wie vielen Tagen nach Fälligkeit der Rechnung diese Mahnung frühestens erstellt wird. Fälligkeit der Rechnung ergibt sich aus dem Rechnungsdatum plus den Tagen in Zahlfrist ohne Skonto jener Zahlungskondition, die für diese Rechnung verwendet wird.
Falls für diese Mahnung dem Kunden eine Mahngebühr verrechnet werden soll, füllen Sie das Feld Mahngebühr mit dem Wert in ATS. Wird in einer anderen Währung fakturiert (zB €) wird dieser Betrag vom Programm automatisch umgerechnet.
Ein Hackerl in Verzugszinsen berechnen bewirkt, dass ab dem Datum Fälligkeit der Rechnung Verzugszinsen berechnet werden. Der Prozentsatz dafür wurde im Auftrag hinterlegt, und zwar mit jenem Wert, der im Mahnungstyp des Kunden zum Zeitpunkt des Anlegens des Auftrages festgelegt war.
Ein Hackerl in Einschreiben bewirkt, dass im Adressfeld das Wort Einschreiben gesperrt mitgedruckt wird (üblicherweise bei der letzten Mahnung).
In Text vor Rechnungsdetails geben Sie einen Text nach ihren Wünschen ein. Zeilenumbrüche machen sie mit Strg+Enter.
Ein Beispiel für diesen Text für eine erste freundliche Zahlungserinnerung könnte zB so lauten:
Sehr geehrte Damen und Herren ,

es gehört zu den kleinen Tücken des Alltags, dass man gelegentlich etwas vergißt oder verlegt. Weil wir dies wissen, erlauben wir uns, Sie an den fällig gewordenen Betrag aus unten aufgeführter Rechnung zu erinnern.
In Text nach Rechnungsdetails geben Sie einen Text nach ihren Wünschen ein. Zeilenumbrüche machen sie mit Strg+Enter.
Ein Beispiel für diesen Text für eine erste freundliche Zahlungserinnerung könnte zB so lauten:
Wir dürfen uns schon im voraus für Ihre sofortige Erledigung bedanken.

Zahlungseingänge sind bis zum heutigen Tag berücksichtigt.

Mit freundlichen Grüßen

Anwender

Das Programm versucht auf die Mahnungen Stempel der Kostenstelle mit Unterschrift des angemeldeten Anwenders zu drucken. Dazu ist es erforderlich, im Fenster Anwender die gescannte Unterschrift mit Stempel einzutragen:

Klicken sie im Menü auf Hilfsdaten > Konfiguration > Anwender. Das Formular Anwender erscheint.

>Wählen sie im Kopfbereich einen Anwender aus. Klicken Sie auf das Register Unterschriften. Links gibt es eine Liste Unterschriften. Tragen sie eine Kostenstelle eine und wechseln sie dann mit der Schaltfläche links ober der Liste in die Formularansicht. Das weiße Feld darunter ist 7 cm breit, 3 cm hoch. Hier können sie mit Einfügen aus der Zwischenablage die gescannte Unterschrift einfügen. Wiederholen sie den Vorgang für jede Kostenstelle, für die dieser Anwender unterfertigte erstellen können soll.

Zahlungen erfassen

Einlangende Zahlungen werden im Formular Rechnung erfasst. Dazu ist für den Anwender die Berechtigung Rechnung erforderlich.

Klicken sie im Menü auf Verrechnung > Rechnung. Das Formular Rechnung erscheint.

Wählen Sie im Kopfbereich im Feld Rechnung Nr die bezahlte Rechnung aus. Klicken sie auf Register Zahlungen.

In der rechten Hälfte finden sie die Liste der bisherigen Zahlungen. In der leeren Zeile geben sie das Datum des Zahlungseinganges ein, gefolgt vom bezahlten Rechnungsbetrag und allenfalls bezahlten Mahnspesen und Verzugszinsen. Mahnspesen und Verzugszinsen müssen in eigene Spalten erfasst werden, damit sie richtig verbucht werden können.

Falls diese Rechnung damit für sie vollständig bezahlt ist, setzten sie bei bezahlt ein Hackerl. Dabei kann das Feld bisher erhalten durchaus einen geringeren Betrag enthalten als das Feld Überweisungsbetrag, etwa beim berechtigten Abzug eines Skontos.

Falls sie mit dem Schuldner eine Ratenzahlung vereinbaren, wechseln sie auf Register Raten. Setzten sie das Hackerl Ratenzahlung aktiviert. Das bewirkt eine Mahnsperre für diese Rechnung. Im Feld Vereinbarung über Ratenzahlung halten sie die getroffene Vereinbarung fest (wann soll wie viel bezahlt werden). Hält sich der Schuldner nicht an die Vereinbarung, entfernen sie das Hackerl Ratenzahlung aktiviert. Damit wird der noch ausstehende Betrag wieder gemahnt.

Gutschriften

Jede Gutschrift wird bei genau einer Rechnung abgezogen. Sie vermindert also den gemahnten Rechnungsbetrag. Zunächst ist das immer jene Rechnung für die die Gutschrift erstellt wurde.

Falls nun der Kunde die Gutschrift bei der Bezahlung einer anderen Rechnung in Abzug bringt, gehen sie wie folgt vor:

Klicken sie im Menü auf Verrechnung > Gutschrift. Das Formular Gutschrift erscheint.

Wählen Sie im im Feld abgezogen bei aus allen Rechnungen dieses Kunden jene aus, bei deren Bezahlung die Gutschrift abgezogen wurde.

Wenn danach Mahnungen erstellt werden, wird die Gutschrift bei jener Rechnung, für die sie ursprünglich erstellt wurde, nicht mehr beachtet.

Falls sie gerade im Fenster Rechnung arbeiten, können sie auch dort eine Gutschrift einer anderen Rechnung zuordnen. Wählen Sie im Kopfbereich im Feld Rechnung Nr entweder die Rechnung aus für die die Gutschrift ursprünglich erstellt wurde; oder jene Rechnung, bei der sie abgezogen wurde. Klicken sie auf Register Gutschriften. In der oberen Liste finden sie alle Gutschriften dieses Kunden. In der unteren Liste sehen sie die einzelnen Gutschriftzeilen zu jener Gutschrift, die in der oberen Liste am linken Rand ein schwarzes Dreieck hat (=der aktuelle Datensatz der Liste). Suchen sie in der oberen Liste die richtige Gutschrift an Hand der Einträge in GutschriftTxt und Datum. Wählen Sie im Feld abgezogen jene Rechnung aus, bei deren Bezahlung diese Gutschrift tatsächlich abgezogen wurde.

Mahnungen erstellen

Klicken sie im Menü auf Drucken > Rechnungen drucken... . Das Formular Rechnungen / Mahnungen drucken erscheint.

Wählen Sie eine Kostenstelle aus. Klicken Sie auf das Register Mahnungen.

Setzen Sie ein Hackerl vor Mahnungen (alle noch nicht gedruckten).

Sie können nun mit Klick auf Vorschau die Mahnungen ansehen. Sie dürfen aber keinesfalls aus der Vorschau heraus gedruckt werden (mittels Menü Datei > Drucken). Schließen sie die Vorschau wieder.

Um die Mahnungen zu drucken klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken. Nach dem die Daten an den Drucker gesendet wurden erscheint ein Fenster mit der Frage: Wurden alle Seiten fehlerfrei gedruckt? Warten Sie ab bis alle Seiten vom Drucker ausgegegeben wurden. Prüfen Sie, ob nicht zB durch fehlerhaften Papiereinzug Mahnungen fehlen oder unbrauchbar sind.

Wenn alle Mahnungen einwandfrei gedruckt wurden klicken sie auf die Schaltfläche Ja. In der Datenbank wird eingetragen, dass diese Mahnung gedruckt wurde. Das ist notwendig, damit die selbe Mahnung nicht beim nächsten Mal ein weiteres Mal gedruckt wird.

Andernfalls auf Nein und wiederholen sie das Ausdrucken.

Mahnungen nicht versenden

Wenn sie eine der erstellten Mahnungen (noch) nicht absenden wollen, vernichten sie die gedruckte Seite. Öffnen Sie danach das Formular Rechnung. Klicken Sie auf das Register Mahnungen. Markieren sie die Zeile mit der nicht versendeten Mahnung (klicken sie die Zeile am linken, grauen Rand an, damit sie schwarz hinterlegt erscheint). Drücken sie die Taste Entf um die Zeile zu löschen. Wenn sie verhindern möchten, dass diese Mahnung das nächste Mal wieder erstellt wird setzten sie danach das Hackerl Ratenzahlung aktiviert wie unter Zahlungen erfassen beschrieben.

Zahlungen für Zeitraum

Setzen sie ein Hackerl bei Zahlungen für Zeitraum. Füllen Sie die Felder Von und Bis mit einem Datum. Sie können mit der Schaltfläche rechts vom Feld einen Kalender aufrufen und das Datum dort auswählen. Mit Enter übernehmen sie das Datum und schließen den Kalender.

Es wird ein Bericht erstellt, der alle von ihnen in Rechnung eingegeben Zahlungen für diesen Zeitraum auflistet. Der Bericht ist nach Kunden sortiert und hilft ihrem Buchhalter bei der Verbuchung der Zahlungen.

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