Nachzahlungen

Nachzahlungen sind Aufzahlungen für abgelaufene Abrechnungszeiträume (Monate) bzw. Kalenderjahre, für die zu wenig (oder gar kein) Arbeitsentgelt bezahlt wurde.

Sozialversicherung

Beitragspflichtige Nachzahlungen sind dem Monat zuzuordnen, in dem der Anspruch entstanden sind. Das gilt für das aktuelle und auch für abgelaufene Kalenderjahre.

Es sind also die Abrechnungen der Vergangenheit zu löschen.
In der Zeiterfassung sind die Nachzahlungen, getrennt in laufender Bezug und Sonderzahlungen, im jeweiligen Monat einzugeben.
Beim Erstellen der Abrechnungen werden die Abgaben mit den damals gültigen Prozentsätzen und Höchstbeitragsgrundlagen neu berechnet.

Die Meldung erfolgt mit Storno und Neumeldung der mBGM (monatliche Beitragsgrundlagenmeldung).

Lohnsteuer

Nachzahlungen, die nicht auf einer willkürlichen Verschiebung des Auszahlungszeitpunktes beruhen

Hier bestimmen § 67 Abs. 8 lit. c EStG und diverse Erlässe, insbesondere Lohnsteuerrichtlinien 2002, Randzahlen 1100 - 1102 a und 1105 - 1106
die Vorgangsweise für Nachzahlungen, die nicht auf einer willkürlichen Verschiebung des Auszahlungszeitpunktes beruhen:

Nachzahlungen (sowohl laufender Bezug als auch Sonderzahlungen) für abgelaufene Kalenderjahre sind gem. § 67 Abs. 10 EStG im Kalendermonat der Zahlung zu versteuern.
Dabei ist nach Abzug des anteiligen Dienstnehmeranteils der Sozialversicherung ein Fünftel steuerfrei (§ 67 (8) c EStG).

In diesen Betrag einzubeziehen sind:
Zulagen und Zuschläge gem. § 68 EStG (Schmutz- Erschwernis- und Gefahrenzulagen, Zuschläge für Sonntags- Feiertags- und Nachtarbeit, Zuschläge für die ersten 10 Überstunden im Monat)

Nicht unter die Regelung von § 67 Abs 8 lit c fallen:
Abfertigungen gemäß § 67 Abs 3 und § 67 Abs 6 EStG
Kostenersätze gemäß § 26 EStG bleiben steuerfrei (Auslagenersatz für durchlaufende Gelder, Fahrtkostenvergütung, Kilometergeld, Taggelder, Nächtigungsgeld, Umzugskosten)
Steuerfreie Bezüge gemäß § 3 Abs. 1 EStG (u.a. Einkünfte für begünstigte Auslandtätigkeit).

Der Freibetrag von max. € 620,00, die Freigrenze von max. € 2.000,00 und das Jahressechstel sind nicht zu berücksichtigen. Die Berechnung erfolgt immer mit 30 Lohnsteuertagen.

Nachzahlungen, die auf einer willkürlichen Verschiebung des Auszahlungszeitpunktes beruhen

Nachzahlungen für abgelaufene Kalenderjahre, die auf einer willkürlichen Verschiebung des Auszahlungszeitpunktes beruhen, sind als sonstiger Bezug (Sonderzahlung) gem. § 67 Abs. 1, 2 EStG zu versteuern.

Im laufenden Kalenderjahr

  1. Ergänzen Sie fehlende Zahlungen im jeweiligen Monat des aktuellen Kalenderjahres
  2. Erstellen Sie die Abrechnungen neu und prüfen Sie diese
  3. Für alle Monate mit Änderungen: Bereiten Sie Beitragsnachweisungen vor, exportieren Sie diese und versenden Sie über ELDA
  4. Falls die Lohnzettel schon gemeldet waren sind auch diese neu vorzubereiten, zu prüfen, zu exportieren und über ELDA zu versenden.

Für abgelaufene Kalenderjahre

Hier wird es komplizierter:

Sozialversicherung

Die Sozialversicherung ist durch Aufrollen im jeweiligen Monat neu zu berechnen und mit Beitragnachweisung und Lohnzettel zu melden.

  1. Geben Sie die Nachzahlungen im jeweiligen Monat des abgelaufenen Kalenderjahres ein. Die Eingabe erfolgt in €. Verwenden Sie das Fenster Monatliche Zeiterfassung.
    Dafür gibt es zwei Zeitarten:

    Nachz. SV abgelauf. Jahre, lauf. Bezug

    Nachz. SV abgelauf. Jahre, Sonderzahlungen

    Auch die Zeitart für die Sonderzahlung wird gleich wie Zeitarten für laufende Bezüge verwendet. Die Sonderzahlung wird also nicht unter manuelle Sonderzahlung erfaßt.

  2. Im Fenster Mitarbeiter-Abrechnung, Register Löschen:
    Wählen Sie die in Rahmen Überweisungen bereits erfolgt die Option Ja
    Setzen Sie das Hackerl vor bei laufenden Bezügen werden alle Bezahlungen fixiert
    Setzen Sie das Hackerl vor Sonderzahlungen und Urlaubsersatzleistung werden zu manueller SZ und UEL
    Klicken Sie auf die Schaltfläche Abrechnungen aufrollen (Achtung! Keinesfalls auf die Schaltfläche Abrechnungen löschen!)
  3. Prüfen Sie die neu erstellte Abrechnung sorgfältig!
  4. Für alle Monate mit Änderungen: Bereiten Sie Beitragsnachweisungen vor, exportieren Sie diese und versenden Sie über ELDA
  5. Falls die Lohnzettel schon gemeldet waren sind auch diese neu vorzubereiten, zu prüfen, zu exportieren und über ELDA zu versenden.

Auf dem Auszahlungsnachweis werden die beiden Zeitarten zweimal aufscheinen: einmal oben unter laufende Bezüge bzw Sonderzahlungen.
Ein zweites Mal unterhalb von Summe SV-Beiträge und Lohnsteuer mit negativem Vorzeichen. Das ist so gewollt, da ja nur Sozialversicherungsbeiträge berechnet werden. Die eigentliche Auszahlung erfolgt im aktuellen Monat, wie weiter unten beschrieben.

Der Auszahlungsbetrag ist negativ, und zwar in der Höhe der Dienstnehmer-Sozialversicherungsbeiträge der Nachzahlung. Dieser Betrag ist mit dem Zahlungsgrund SV DN von Nachzahlung im Monat der Auszahlung abzuziehen.

Lohnsteuer, DB, DZ, Kommunalsteuer

Die Lohnsteuer, DB zum FLAF, DZ und Kommunalsteuer dagegen werden im Monat der Auszahlung der Nachzahlung berechnet.
Die Eingabe erfolgt in €. Verwenden Sie das Fenster Monatliche Zeiterfassung.
Der Betrag muss gleich sein wie die Summe der Beträge in den Zeitarten für die Sozialversicherung.
Zum Beispiel: im vergangegen Jahr wurde in den Monaten August, September, November jeweils € 500 (Brutto) eingegeben. Dann ist hier € 1500 (Brutto) einzugeben.

Verwenden Sie dafür die Zeitarten:

Nachz. abgelauf. Jahre, lauf. Bezug

Nachz. abgelauf. Jahre, Sonderzahlungen

Auch die Zeitart für die Sonderzahlung wird gleich wie Zeitarten für laufende Bezüge verwendet. Die Sonderzahlung wird also nicht unter manuelle Sonderzahlung erfaßt.

Erstellen Sie dann wie üblich die Abrechnung.

Auf dem Auszahlungsnachweis treten die Nachzahlungen mehrfach in Erscheinung:
Unter Laufende Bezüge und unter Sonderzahlungen je eine Zeile mit dem Bruttobetrag.
Unter SV-Beiträge und Lohnsteuer:
In den Zeilen für Sv-Sonderzahlung und Sv-lfd. Bezug in der Spalte SV/LSt frei (weil die Sozialversicherungsbeiträge ja schon in den abgelaufenen Kalenderjahren ermittelt und gemeldet wurden)
In der Zeile LSt-Tarif erhöht sich die Spalte Sv/Lst pflichtig um den Bruttobetrag der Nachzahlung.
In der Zeile LSt-Tarif erhöht sich die Spalte SV/LSt Grundlage um 4/5 des Bruttobetrages der Nachzahlung vermindert um 4/5 der im abgelaufenen Jahr für Nachzahlungen berechneten Sozialversicherung (DNA).

Mitarbeiter mittlerweile ausgetreten

Wenn der Mitarbeiter schon im Vormonat oder noch früher ausgetreten ist, und im Auszahlungsmonat kein neus Dienstverhältnis hat:

  1. Öffnen Sie das Fenster Mitarbeiter, wählen Sie den MA aus.
  2. Klicken Sie auf das Register DV und die Schaltfläche Formular.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Details Abmeldung.
  4. Geben Sie im Feld Auszahlung Nachzahlung/Vergleich am das Datum der Auszahlung ein.
    Der Mitarbeiter kann als Folge in der Zeiterfassung in jenem Monat ausgewählt werden, in dem dieses Datum liegt.
  5. Geben Sie in der monatlichen Zeiterfassung die beiden Zeitarten
    Nachz. abgelauf. Jahre, lauf. Bezug
    Nachz. abgelauf. Jahre, Sonderzahlungen
    mit Beträgen in Euro ein.
  6. Öffnen Sie das Fenster Mitarbeiter-Abrechnung.
  7. Stellen Sie im Rahmen bei Endabrechnung:
    Sz Berechnung auf keine Sonderzahlungen berechen
    UEL Berechnung auf keine Urlaubsersatzleistung
  8. Erstellen Sie die Abrechnung, aber drucken Sie diese nicht aus.
  9. Wählen Sie im Fenster Mitarbeiter den richtigen Mitarbeiter aus und Klicken Sie das Register Abrechnung an.
  10. Klicken Sie auf dem Register die Schaltfläche Bearbeiten.
    Wenn nötig ändern Sie die Auswahl in Gemeinde original und Gemeinde aktuell.
  11. Drucken Sie den Auszahlungsnachweis aus und prüfen Sie ihn sorgfältig.
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