Öffnen
In folgenden Fenstern gibt es jeweils eine Schaltfläche Email:
- Kunde, Register Ansprechpartner
- Mitarbeiter, Register Info
- Quartier, Register Ansprechpartner
Ein Klick auf die Schaltfläche öffnet dieses Fenster. Die Email-Adresse des Ansprechpartners oder Mitarbeiters steht schon im Feld An.
Ist das Feld Email leer, idt die Schaltfläche Email deaktiviert.
Das Fenster Email
Dieses Fenster dient dazu, einem (oder eventuell einigen) Empfänger eine Email zukommen zu lassen.
Die Nachricht personalisierbar. Das bedeutet, Stellvertreterzeichenfolgen für Name, Anrede usw werden vor dem Versenden durch die jeweiligen Namen, korrekten Anreden usw ersetzt.
Betreff und Mailinhalt können als Kopie einer Vorlage erstellt werden oder als freier Text eingeben werden.
Auf dem Register Dateianhang können Dateien ausgewählt werden, die zusammen mit der Email versendet werden.
Kopfteil
Senden
Durch Klick auf diese Schaltfläche wird die Email an Outlook weitergeleitet zum Versenden.
Testmail
Durch Klick auf diese Schaltfläche wird das Email werden an jene Adresse gesendet, die im Fenster Anwender auf Register Unterschriften hinterlegt ist.
An
Hier steht die Email-Adresse des Empfängers. Die Adressen mehrerer Empfänger werden durch Strichpunkt getrennt.
CC
Eine Kopie, die weitere Empfänger erhalten. Der/die Hauptempfänger sehen, an wen solche Kopien verschickt werden.
Zum Beispiel: Sachbearbeiter A schickt ein Email an Firma XY und trägt als CC seinen Kollegen B ein, damit dieser auch Bescheid weiß.
CC...Carbon Copy. Das bedeutet auf englisch Durchschlag (in der Zeit der Schreibmaschinen gab es sogenanntes Kohlepapier, um mehrere Exemplare eines Schriftstückes anzufertigen).
BCC
Eine Kopie, die weitere Empfänger erhalten, ohne dass der/die Hauptempfänger davon wissen.
Zum Beispiel: Sachbearbeiter A schickt ein Email an Firma XY und trägt als BCC seinen Vorgesetzten ein, da dieser alle von A versandten Angebote lesen möchte, aber nicht im Verteiler aufscheinen möchte, damit die Empfänger nicht Sachbearbeiter A überspringen und gleich mit dessen Vorgesetzten verhandeln.
BCC...Blind Carbon Copy ("unsichtbarer" Durchschlag)
Register Email
Vorlage
Wenn öfters ähnliche Emails erstellt werden sollte dafür eine Vorlage erstellt werden.
In diesem Kombinationsfeld wird eine der vorhandenen Vorlagen ausgewählt. Damit die Vorlage die Felder Betreff und
den Mailinhalt füllt Klicken Sie auf die Schaltfläche übernehmen.
übernehmen
Wählen Sie zuerst im eine Vorlage aus wie oben unter Vorlage beschrieben.
Mit dem Klick auf diese Schaltfläche werden Betreff und Mailinhalt der Vorlage in die entsprechenden Felder kopiert.
Sind Betreff und/oder Mailinhalt bereits gefüllt werden Sie gefragt, ob sie den Inhalt mit der Vorlage überschreiben möchten.
Format
Wählen Sie aus, ob der Mailinhalt Nur Text oder HTML ist.
Falls Sie eine Vorlage übernehmen wird diese Eigenschaft von der Vorlage eingestellt.
Textmarke
In diesem Feld können Sie Textmarken auswählen, die vor dem Versenden durch die entsprechenden Daten ersetzt werden:
Damit StaffSupply das Wort als Textmarke erkennt muss es in eckige Klammern stehen. Zum Beispiel:
| [AnredeSG], wir möchten Ihnen bzw der Firma [Name1] [Name2] heute ein besonderes Angebot unterbreiten .... |
sieht dann versendet an einen Empfänger zB so aus:
| Sehr geehrter Herr Stahldraht, wir möchten Ihnen bzw der Firma Herbert Hufschmied Schlosserei Ges.m.b.H & Co KG heute ein besonderes Angebot unterbreiten .... |
Welche Textmarken zur Auswahl stehen hängt davon ab, in welchem Fenster Sie auf die Schaltfläche Email geklickt haben. Die Textmarken sind die gleichen wie bei Drucken über Word. Die folgenden Links führen jeweils zur Beschreibung der Textmarken:
einfügen
Mit dieser Schaltfläche setzten Sie die ausgewählt Textmarke im Mailinhalt ein.
Bei HTML geschieht das an der Stelle des Cursors.
Bei Nur Text am Ende des Textes. Möchten Sie die Textmarke an einer Anderen Stelle haben markieren Sie die Textmarke inklusive der Eckigen Klammern, Schneiden Sie aus (Strg+X), setzten den Cursor an die gewünschte Stelle und fügen die Textmarke aus der Zwischenablage ein (Strg+V).
Betreff
Teilen Sie in wenigen Worten, aber exakt und aussagekräftig mit, worum es in ihrem Email geht. Betreff soll es dem Empfänger, der eine lange Liste von Emails vor sich hat, ermöglichen, sofort zu erkennen, worum es in diesem Email geht. Das ist wichtig, damit es nicht mit Spam verwechselt wird und auch einige Zeit später leicht wieder gefunden werden kann.
Beispiele für gute Texte in Betreff:
Angebot sehr guter Schweißer WIG ab Juni 2009
Neue AGB von XY Personalbereitstellung
Beispiele für misslungene Texte in Betreff:
Achtung!!!!!! Wichtig!!!!!! (bekommt der Empfänger wahrscheinlich gar nicht zu sehen weil es im Spamfilter hängen bleibt)
Unser Angebot! (Angebot worüber? Ihr Empfänger erhält womöglich viele Angebote, wie soll er das Ihres herausfinden?)
als Kommunikation eintragen
Wenn Sie davor ein Hackerl setzten wird die Email im Fenster Kunde, Mitarbeiter oder Quartier auf dem Register Kommunikation als ausgehende Email eingetragen.
Mailinhalt
Der eigentliche Text der Email.
Je nach der Einstellung im Kombinationsfeld Format kann das entweder unformatierter Text sein oder HTML.
Für HTML verwenden Sie den eingebauten HTML-Editor, der hier beschrieben wird.
Register Dateianhang
Das große Feld in der Mitte zeigt die Pfadnamen der Dateianhänge.
Anhang hinzufügen
Klick auf diese Schaltfläche öffnet ein Fenster Datei einfügen. Wählen Sie jeweils eine Datei aus und Klicken Sie dann rechts unten auf die Schaltfläche öffnen. Der Pfadname der Datei wird in der Liste links der Schaltflächen hinzugefügt.
Datei öffnen
Markieren Sie einen der Pfadnamen in der Liste links der Schaltflächen. Ein Klick auf die Schaltfläche Datei öffnen startet das zum Dateinamen passenden Programm und öffnet darin die markierte Datei.
Anhang aus Liste entfernen
Markieren Sie einen der Pfadnamen in der Liste links der Schaltflächen. Ein Klick auf die Schaltfläche Datei Anhang aus Liste entfernen entfernt den markierten Pfadnamen aus der Liste. Die Datei auf der Festplatte wird nicht gelöscht.
Liste leeren
Ein Klick auf diese Schaltfläche entfernt alle Pfadnamen aus der Liste. Die Dateien auf der Festplatte werden nicht gelöscht.